Zašto je važno znati rokove čuvanja faktura?
Fakture su najčešći tip poslovne dokumentacije. Svaka firma ih izdaje i prima — dnevno, nedeljno, mesečno. Ali koliko dugo morate da ih čuvate? Odgovor zavisi od toga da li ste PDV obveznik, u kakvom ste sektoru i o kakvom tipu fakture je reč.
Pogrešan rok može da vas košta — ili zato što ste prerano uništili dokument koji je bio potreban za poresku kontrolu, ili zato što čuvate tone nepotrebnog papira.
Rokovi čuvanja prema zakonima
Zakon o računovodstvu (čl. 9)
Prema Zakonu o računovodstvu („Sl. glasnik RS", br. 73/2019), računovodstvene isprave (uključujući fakture) čuvaju se najmanje 5 godina od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose.
Zakon o porezu na dodatu vrednost
Za PDV obveznike, fakture moraju da se čuvaju 10 godina od isteka kalendarske godine na koju se odnose. Ovo je duži rok od opšteg računovodstvenog roka.
Zakon o elektronskom fakturisanju
Elektronske fakture izdate kroz SEF sistem se čuvaju:
- 10 godina za PDV obveznike
- 5 godina za subjekte koji nisu u sistemu PDV-a
SEF sistem sam čuva fakture u centralnom registru, ali to ne oslobađa firmu obaveze da ima sopstvenu evidenciju.
Pregled rokova po tipu fakture
| Tip fakture | Rok čuvanja | Zakonski osnov |
|---|---|---|
| Izlazne fakture (PDV obveznik) | 10 godina | Zakon o PDV-u |
| Ulazne fakture (PDV obveznik) | 10 godina | Zakon o PDV-u |
| Fakture (ne-PDV obveznik) | 5 godina | Zakon o računovodstvu |
| E-fakture kroz SEF (PDV) | 10 godina | Zakon o e-fakturisanju |
| E-fakture kroz SEF (ne-PDV) | 5 godina | Zakon o e-fakturisanju |
| Avansne fakture | 10 godina | Zakon o PDV-u |
| Knjižna odobrenja/zaduženja | 10 godina | Zakon o PDV-u |
Papirna ili elektronska faktura — da li se rok razlikuje?
Ne. Rok čuvanja je isti bez obzira na format. Papirna faktura, PDF, XML — svi se čuvaju isti period. Razlika je u načinu čuvanja:
- Papirne fakture: fizičko skladištenje u registratorima/kutijama
- Elektronske fakture: digitalno skladištenje sa obezbeđenim integritetom i autentičnošću
Ako ste digitalizovali (skenirali) papirne fakture, originali se i dalje moraju čuvati osim ako ne ispunjavate uslove za zamenu originala digitalnom kopijom.
Praktični saveti za čuvanje faktura
- Organizujte po godini i tipu — posebno ulazne, posebno izlazne, po godinama
- Koristite DMS sistem za elektronske fakture — automatska kategorizacija i pretraga
- Povežite fakture sa arhivskom knjigom — svaka kategorija faktura mora biti evidentirana
- Ne čekajte kraj godine — organizujte mesečno ili kvartalno
- Backup elektronskih faktura — najmanje 2 kopije na različitim lokacijama
Šta posle isteka roka?
Kada fakturama istekne rok čuvanja, ne smete ih jednostavno obrisati. Morate:
- Napraviti popis faktura za uništavanje
- Podneti zahtev nadležnom arhivu za saglasnost
- Sačekati pismenu saglasnost
- Uništiti dokumentaciju i sačiniti zapisnik
Zaključak
Rok čuvanja faktura u Srbiji je 5 ili 10 godina, u zavisnosti od PDV statusa. Ne dozvolite da vas ovo zbuni — ključ je u sistematičnom pristupu i pravom alatu.
Arhivix automatski prati rokove čuvanja svake fakture, obaveštava vas kada rok istekne i pomaže vam da sprovedete zakonitu proceduru uništavanja. Sve na jednom mestu.
