Šta su eOtpremnice?
Elektronske otpremnice, ili eOtpremnice, su digitalni ekvivalent papirnih otpremnica koje prate robu tokom transporta. Srbija je uvela fazni mandat koji zahteva od preduzeća da zamene papirne otpremnice elektronskim verzijama koje se obrađuju kroz državnu platformu. Ovo je ključni korak u široj strategiji Srbije za digitalizaciju dokumentacije lanca snabdevanja i smanjenje prevara.
Sistem eOtpremnice prati robu od otpreme do prijema, stvarajući neprekinuti digitalni lanac nadzora koji poreski organi mogu verifikovati u realnom vremenu.
Faza 1: B2G obavezno od 1. januara 2026.
Faza 1 mandata eOtpremnice stupila je na snagu 1. januara 2026. U okviru ove faze, sva preduzeća koja isporučuju robu državnim subjektima (B2G transakcije) moraju izdavati elektronske otpremnice. Ključni zahtevi uključuju:
- Sve otpremnice za državne ugovore moraju biti izdate elektronski
- Elektronska otpremnica mora biti povezana sa odgovarajućom SEF fakturom
- Potvrda isporuke mora biti digitalno zabeležena od strane državnog subjekta koji prima robu
- Dokumenti moraju biti elektronski arhivirani tokom celokupnog perioda čuvanja
Preduzeća koja snabdevaju robom državne agencije, bolnice, škole i druge subjekte javnog sektora već su obavezna da se usklade. Ako vaše preduzeće ima državne ugovore, već bi trebalo da koristite eOtpremnice.
Faza 2: Svi B2B od 1. oktobra 2027.
Faza 2 proširuje mandat na sve poslovne transakcije počevši od 1. oktobra 2027. Iako ovaj rok može delovati daleko, tehničke i organizacione promene koje su potrebne su značajne:
- Svaka isporuka robe između preduzeća zahtevaće elektronsku otpremnicu
- Sistemi za upravljanje skladištem moraju se integrisati sa platformom eOtpremnice
- Radni tokovi vozača i logistike moraju se prilagoditi digitalnoj potvrdi isporuke
- Preduzeća primaoci moraju biti opremljena za prijem i potvrdu elektronskih otpremnica
Kompanije koje počnu sa pripremom sada imaće značajnu prednost. Rano usvajanje takođe smanjuje rizik od poremećaja u lancu snabdevanja kada mandat stupi na snagu.
Tehnički zahtevi
Sistem eOtpremnice zahteva specifične tehničke mogućnosti:
- Otpremnice u XML formatu u skladu sa objavljenom šemom
- Digitalni potpisi na svakoj otpremnici
- Prenos u realnom vremenu na centralnu platformu
- Integracija sa postojećim sistemima fakturisanja za unakrsno referenciranje
- Dugoročno elektronsko arhiviranje svih otpremnica i zapisa o potvrdi
Preduzeća bi trebalo da procene svoj trenutni softver za logistiku i upravljanje skladištem kako bi utvrdila da li su potrebne nadogradnje ili zamene radi ispunjavanja ovih zahteva.
Povezivanje eOtpremnica sa SEF fakturama
Ključni aspekt sistema eOtpremnice je njegova integracija sa SEF sistemom. Svaka elektronska otpremnica mora referencirati odgovarajuću fakturu, stvarajući povezani revizorski trag od narudžbine do isporuke do plaćanja. Poreski organi će koristiti ovu povezanost za unakrsnu proveru prijavljenih transakcija, što znatno otežava prijavljivanje manjih prihoda ili polaganje lažnih odbitaka.
Kazne i sprovođenje
Dok se specifične kazne za eOtpremnice finalizuju, očekuje se da će odražavati okvir kazni SEF sistema od 200.000 do 2.000.000 RSD. Preduzeća koja propuste da izdaju elektronske otpremnice kada je to obavezno, ili koja ih izdaju sa netačnim podacima, suočiće se sa merama sprovođenja. S obzirom na praksu Srbije strogog sprovođenja kod SEF sistema, preduzeća bi trebalo da ove zahteve shvate ozbiljno.
Kako Arhivix pomaže
Arhivix omogućava preduzećima da arhiviraju elektronske otpremnice zajedno sa fakturama i drugim dokumentima usklađenosti na jednoj bezbednoj platformi. Sa AES-256 enkripcijom koja štiti svaki dokument, AWS S3 skladištenjem koje obezbeđuje trajnost i dostupnost, i sveobuhvatnim revizorskim tragovima koji beleže svaki pristup i izmenu, Arhivix pruža infrastrukturu za arhiviranje koja vam je potrebna za potpunu usklađenost sa eOtpremnicama.
