Deljeni folder: Relikvija koja još uvek radi (nekako)
U ogromnom broju srpskih firmi, centralno mesto za dokumente je deljeni folder na Windows serveru. Svi zaposleni imaju pristup, svako pravi svoj sistem foldera, i nekako — sve funkcioniše. Do momenta kad ne funkcioniše.
7 problema sa deljenim folderima
1. Struktura foldera je haotična
Svako pravi foldere po svom sistemu. Rezultat: Server/Dokumenti/Stari/Novi/2024/Kopija/Final. Struktura koja je logična jednoj osobi je nerazumljiva svima ostalima.
2. Nema pretrage po sadržaju
Windows pretraga na serveru traži po imenu fajla. Ako ne znate kako se fajl zove — jedina opcija je otvaranje svakog dokumenta pojedinačno.
3. Pristup je ili sve ili ništa
Na deljenom folderu, ili imate pristup ili nemate. Granularna kontrola (ko vidi šta) zahteva kompleksnu NTFS konfiguraciju koju većina firmi ne zna da podesi.
4. Nema istorije promena
Neko obriše fajl — nestao je. Neko prepiše fajl — stara verzija je izgubljena. Jedina zaštita je backup koji se možda pravi jednom dnevno, možda ne.
5. Pristup samo iz kancelarije
Server je u kancelariji. Ako radite od kuće, sa terena ili putujete — nemate pristup dokumentima. VPN? Spor, komplikovan i zahteva IT podršku.
6. Hardver propada
Serveri se kvare. Diskovi umiru. Bez redovnog backupa i održavanja — gubite sve. Koliko firmi u Srbiji ima redundantne diskove i testirane backup-ove? Vrlo malo.
7. Nema zakonsku usklađenost
Deljeni folder ne generiše arhivsku knjigu, ne prati rokove čuvanja, ne sprečava neovlašćeno brisanje. Za arhivsku inspekciju — potpuno neupotrebljiv.
Šta DMS nudi umesto toga?
| Funkcija | Deljeni folder | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Organizacija | Ručna (folderi) | Automatska (AI klasifikacija) |
| Pretraga | Po imenu fajla | Po sadržaju (AI + OCR) |
| Kontrola pristupa | Osnovna (NTFS) | RBAC po ulogama |
| Verzioniranje | Ne | Automatsko |
| Pristup sa terena | VPN (komplikovano) | Browser + mobilna app |
| Backup | Morate sami | Automatski (2 EU lokacije) |
| Arhivska knjiga | Ne | Automatski generisana |
| E-potpis | Ne | Ugrađen |
Migracija: Kako preći sa servera na DMS
- Audit postojećih dokumenata — šta imate, gde je, koliko toga
- Očistite duplikate — verovatno imate 3-5x više fajlova nego što mislite
- Definišite strukturu — kategorije dokumenata prema Listi kategorija
- Upload u DMS — bulk import sa automatskom klasifikacijom
- Ugasite stari server — ili ga zadržite samo za backup tokom tranzicije
Zaključak
Deljeni folder je bio revolucija pre 20 godina. Danas je prepreka. Firme koje prelaze na DMS štede vreme, prostor, novac i spavaju mirnije znajući da su dokumenti sigurni i zakonski usklađeni.
Arhivix zamenjuje vaš server jednim sistemom — svi dokumenti, svi zaposleni, svi uređaji, potpuna sigurnost. Migracija traje dan-dva. Probajte besplatno 14 dana.
