Zašto implementacija ne mora biti bolna
Najveći strah od uvođenja DMS-a: „Kako ćemo prebaciti sve dokumente?", „Zaposleni neće hteti da koriste novi sistem", „Bićemo paralisani nedeljama". Ništa od toga ne mora biti istina — ako pratite pravi proces.
Korak 1: Audit postojeće dokumentacije
Pre uvođenja, napravite popis: koliko dokumenata imate, gde su (server, mejl, papir), koji se aktivno koriste, koji su arhivski. Ovo traje 1-2 dana i daje jasnu sliku stanja.
Korak 2: Definisanje strukture
Odredite kategorije: fakture, ugovori, kadrovska, projekti, korespondencija. Definišite ko ima pristup čemu. Postavite rokove čuvanja. DMS vam pomaže sa predefinisanim šablonima za srpsko tržište.
Korak 3: Postavljanje korisnika i uloga
Definišite uloge: admin, računovođa, direktor, zaposleni. Svaka uloga ima definisana prava — šta može da vidi, menja, briše, deli.
Korak 4: Migracija dokumenata
Ne migrirajte sve odjednom. Počnite sa novim dokumentima — od danas, sve ide u DMS. Stare dokumente migrirajte postepeno, prioritetom: aktivni ugovori > tekuća godina > prethodne godine.
Korak 5: Obuka zaposlenih
Obuka ne treba da traje satima. Ako je DMS intuitivan, 30 minuta je dovoljno. Ključ: pokažite zaposlenima kako im DMS štedi vreme, ne kako je komplikovan.
Korak 6: Go-live i praćenje
Prvih 2 nedelje — intenzivna podrška. Pratite ko koristi sistem, ko ne. Rešavajte probleme odmah. Nakon mesec dana — sistem postaje rutina.
Najčešće greške pri implementaciji
- Pokušaj migracije svih dokumenata odjednom — paralizuje firmu
- Nema obuke — zaposleni se vraćaju na staro
- Previše komplikovana struktura — jednostavnije je bolje
- Nema „šampiona" u timu — treba vam jedna osoba koja gura implementaciju
Zaključak
Arhivix se implementira za 1-2 dana. Intuitivni interfejs, predefinisani šabloni za srpsko tržište, obuka uključena. Počnite sa novim dokumentima danas — stare migrirajte postepeno. Probajte besplatno.
