Koliko vremena gubite na ručni rad sa dokumentima?
Prosečan kancelarijski radnik provede 40% radnog vremena na zadatke vezane za dokumente: imenovanje, sortiranje, slanje na odobrenje, arhiviranje, traženje. Većina ovih zadataka je repetitivna i može se automatizovati.
Automatizacija dokumenata ne znači zamenu ljudi mašinama — znači oslobađanje ljudi od dosadnog posla da bi se fokusirali na ono što stvarno zahteva ljudsku pamet.
Šta se može automatizovati?
1. Automatsko imenovanje fajlova
Umesto da svaki zaposleni imenuje fajlove kako mu padne na pamet, DMS može automatski da imenuje dokumente po predefinisanim pravilima:
- Faktura uploadovana →
2026-02-14_faktura_klijent-ABC_001.pdf - Ugovor skeniran →
2026-02-14_ugovor_dobavljac-XYZ.pdf
AI prepoznaje tip dokumenta i izvlači ključne podatke (datum, ime klijenta, iznos) automatski.
2. Automatska kategorizacija
Kad uploadujete dokument, AI ga analizira i automatski smešta u odgovarajući folder:
- Faktura → Finansije / Fakture / 2026 / Februar
- Ugovor o radu → HR / Ugovori / Aktivni
- Otpremnica → Logistika / Otpremnice / 2026
Nema više ručnog premeštanja fajlova iz Downloads foldera.
3. Workflow za odobrenje
Mnogi dokumenti zahtevaju odobrenje pre nego što budu finalni: ponude, ugovori, narudžbenice. Automatizovani workflow:
- Zaposleni kreira/uploaduje dokument
- Sistem automatski šalje na odobrenje menadžeru
- Menadžer odobrava ili vraća na doradu (jednim klikom)
- Dokument se automatski potpisuje i arhivira
- Svi uključeni dobijaju notifikaciju
Nema više "Pošalji mi mejl sa dokumentom da potpišem" — sve se dešava u sistemu.
4. Automatsko arhiviranje
Dokumenti stariji od X meseci automatski se premeštaju iz aktivnog u arhivski folder. Dokumenti kojima je istekao zakonski rok čuvanja automatski se obeležavaju za brisanje.
5. Automatske notifikacije
DMS može automatski da vas obavesti:
- Ugovor ističe za 30 dana — vreme za obnovu
- Faktura nije plaćena 15 dana — vreme za opomenu
- Dokument čeka odobrenje više od 3 dana — eskalacija
- Rok čuvanja ističe — pregled pre brisanja
ROI automatizacije dokumenata
| Zadatak | Ručno (mesečno) | Automatizovano | Ušteda |
|---|---|---|---|
| Imenovanje i sortiranje | ~15 sati | 0 sati | 15 sati |
| Pretraga dokumenata | ~20 sati | ~1 sat | 19 sati |
| Workflow odobrenja | ~10 sati | ~1 sat | 9 sati |
| Arhiviranje | ~5 sati | 0 sati | 5 sati |
| Ukupno | 50 sati | 2 sata | 48 sati |
Za firmu od 10 zaposlenih, to je 480 sati mesečno — ili 3 punih radna mesta.
Kako početi sa automatizacijom?
- Identifikujte repetitivne zadatke — šta vaš tim radi svaki dan sa dokumentima?
- Definišite pravila — kako treba da se imenuju, sortiraju, odobravaju dokumenti?
- Izaberite DMS sa automatizacijom — ne svaki DMS ima ove funkcije
- Počnite sa jednim procesom — npr. automatska kategorizacija faktura
- Proširite postepeno — dodajte workflow, notifikacije, arhiviranje
Zaključak
Automatizacija dokumenata nije budućnost — to je standard koji vaši konkurenti već koriste. Svaki sat koji vaši zaposleni provedu na ručno imenovanje, sortiranje i traženje dokumenata je sat koji bi mogli da provedu na posao koji stvarno donosi vrednost.
Arhivix automatizuje 90% ručnog rada sa dokumentima od prvog dana — uploadujte dokument i AI se pobrine za sve ostalo.
