Tabela koja niko ne azurira
Svaki HR tim ima jednu: glavnu tabelu koja prati datume ugovora, probne periode, isteke sertifikacije i rasporede pregleda performansi. Neko ju je napravio pre dve godine. Tri osobe imaju pristup za uredjivanje. Nije azurirana od februara. U medjuvremenu, dva ugovora na odredjeno vreme su istekla bez obavezstenja o obnovi, a obavezna sertifikacija za bezbednost je istekla bez da je iko primetio — jer je tabela govorila "na cekanju" i niko je nije promenio.
HR upiti pretrage koji sprecavaju propuste u uskladjenosti
- "Zaposleni na ugovorima na odredjeno vreme koji isticu u narednih 90 dana" — filtrirano po roku u svim personalnim dosjeima
- "Svi zaposleni cija sertifikacija bezbednosti istice pre juna" — pracenje uskladjenosti obuke
- "Ugovori sa probnim periodima koji se zavrsa vaju ovog meseca" — podsetnici za pregled probnog rada
- "Pronadji sve zaposlene koji su potpisali klauzulu o zabrani konkurencije" — pretraga na nivou klauzule unutar sadrzaja ugovora
- "Evidencije o obuci za [odeljenje] u poslednjih 12 meseci" — preuzimanje dokumentacije o uskladjenosti
Verifikacija onboardinga
Tokom revizije, morate dokazati da je svaki zaposleni kompletirao dokumentaciju onboardinga: potpisani ugovor, verifikacija identiteta, poreski obrazac, potvrda o bezbednosnoj obuci. Sa AI pretragom, "pokazi mi svu dokumentaciju onboardinga za zaposlene primljene u Q1 2026." vraca pregled kontrolne liste — odmah otkrivajuci koje datoteke su kompletne a koje imaju praznine.
GDPR dimenzija
Podaci zaposlenih su licni podaci. GDPR daje zaposlenima pravo na pristup svojim podacima i, u nekim slucajevima, zahtev za brisanje. Kada zaposleni pita "koje dokumente imate o meni?" — morate odgovoriti kompletno i brzo. AI pretraga kroz klasifikovane, kontrolisane personalne dosijee cini ovaj zahtev jednim upitom umesto viseodnevnog kopanja po arhivi.
Kako Arhivix isporucuje HR pretragu
Arhivix indeksira svaki HR dokument sa AI-izvucenim metapodacima — datumi ugovora, imena zaposlenih, tipovi sertifikacije i datumi isteka. Automatska upozorenja o rokovima zamenjuju tabelu koju niko ne azurira. Pretraga prirodnim jezikom obradjuje upite na obicnom jeziku, a kontrole pristupa po zaposlenom osiguravaju GDPR uskladjenost. Svi podaci su sifrovani sa AES-256 na AWS S3, sa sveobuhvatnim revizorskim tragovima koji zadovoljavaju i organe za zastitu podataka i interne zahteve HR uskladjenosti.
