SharePoint: Moćan, ali previše komplikovan?
Microsoft SharePoint je platforma za saradnju, intranet i upravljanje sadržajem. Uz Microsoft 365, milioni firmi ga koriste. Ali pitanje koje retko ko postavlja je: da li vam zaista treba ceo SharePoint samo da biste upravljali dokumentima?
SharePoint može mnogo — ali upravo zato što može mnogo, postavljanje i održavanje je komplikovano, skupo i zahteva IT eksperte.
Problem sa SharePoint-om za upravljanje dokumentima
1. Kompleksnost postavljanja
Da bi SharePoint radio kao DMS, potrebno je konfigurisati biblioteke dokumenata, metadata kolone, workflow-e, permission nivoe i retention politike. To zahteva SharePoint administratora ili konsultanta — za malu i srednju firmu to je nepotreban trošak.
DMS poput Arhivix-a radi iz kutije — uploadujte dokument i sistem automatski radi klasifikaciju, rokove i pristup.
2. OneDrive vs SharePoint konfuzija
Microsoft 365 dolazi sa OneDrive (lični prostor) i SharePoint (timski prostor). Zaposleni često ne znaju gde da čuvaju šta. Dokumenti završe na pogrešnom mestu, duplikati nastaju svuda. DMS ima jednu centralnu lokaciju za sve dokumente — nema konfuzije.
3. Pretraga zahteva pravilno konfigurisane metadata
SharePoint pretraga je moćna — AKO su dokumenti pravilno tagirani sa metadata. U praksi, zaposleni retko popunjavaju metadata polja. Rezultat: pretraga vraća stotine irelevantnih rezultata. DMS sa AI automatski ekstrahuje metadata iz sadržaja dokumenta — pretraga radi i bez ručnog tagiranja.
4. Nema lokalizaciju za srpske propise
SharePoint ne zna za Zakon o arhivskoj građi, Pravilnik o kancelarijskom poslovanju ni srpske rokove čuvanja. Sve mora ručno da se konfiguriše — retention labels, disposition reviews, compliance politike. DMS lokalizovan za Srbiju ima sve ovo ugrađeno.
5. Licenciranje je komplikovano i skupo
Za pun DMS funkcionalitet na SharePoint-u, potreban vam je Microsoft 365 E3 ili E5 plan. To je od 23€ do 38€ po korisniku mesečno. Za firmu od 50 zaposlenih, to je 1.150–1.900€ mesečno — samo za licence, bez implementacije. Specijalizovani DMS košta znatno manje.
6. Elektronski potpis nije ugrađen
Microsoft nudi integraciju sa Adobe Sign ili DocuSign — ali to su dodatne licence i dodatni troškovi. DMS sa ugrađenim e-potpisom omogućava potpisivanje direktno iz toka rada dokumenata.
7. Arhivska knjiga ne postoji
SharePoint nema koncept arhivske knjige — za firme u Srbiji, to znači dodatni ručni posao ili dodatni softver. DMS automatski generiše arhivsku knjigu iz svih kategorizovanih dokumenata.
SharePoint vs DMS: Poređenje
| Kriterijum | SharePoint / OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Postavljanje | Komplikovano (IT tim) | Gotovo za 5 minuta |
| Automatska klasifikacija | Ručno (metadata) | AI klasifikacija |
| Pretraga | Zahteva metadata | OCR + AI (radi bez tagova) |
| Srpski propisi | Ručna konfiguracija | Ugrađeno |
| Cena (50 korisnika) | 1.150–1.900€/mes | Znatno manje |
| Elektronski potpis | Dodatna licenca | Ugrađen |
| Arhivska knjiga | Ne postoji | Automatska |
| Mobilna aplikacija | Da (SharePoint app) | Da |
Kad je SharePoint pravi izbor?
SharePoint ima smisla ako:
- Već imate Microsoft 365 E3/E5 licence
- Imate IT tim koji može da konfiguriše i održava SharePoint
- Trebaju vam intranet, wiki i kolaboracija pored DMS-a
- Poslujete u više zemalja i trebate globalno rešenje
Kad je specijalizovani DMS bolji izbor?
DMS je bolji ako:
- Potrebno vam je rešenje koje radi odmah, bez konfiguracije
- Nemate IT tim za održavanje SharePoint-a
- Poslujete u Srbiji i trebate usklađenost sa lokalnim propisima
- Želite e-potpis, workflow i arhivsku knjigu u jednom sistemu
- Budžet vam ne dozvoljava Microsoft 365 Enterprise licence
Zaključak
SharePoint je moćan alat — ali moć dolazi sa kompleksnošću. Za firme koje žele jednostavno, brzo i zakonski usklađeno upravljanje dokumentima, specijalizovani DMS je pametniji izbor.
Arhivix vam daje sve što vam treba od DMS-a — bez IT tima, bez komplikovane konfiguracije, bez skupih licenci.
