Klasičan scenario
Neko u firmi napravi Excel tabelu: „Evidencija ugovora". Kolone: broj ugovora, klijent, datum, rok trajanja, lokacija fajla. Na početku radi odlično — 20 redova, pregledna tabela, lako se ažurira.
Godinu dana kasnije? Tabela ima 500 redova. Tri verzije — jedna na serveru, jedna u mejlu direktora, jedna na laptopu pravnika. Nijedna nije ažurna.
8 razloga zašto Excel nije za praćenje dokumenata
1. Nema veze između tabele i fajla
U Excelu pišete „Ugovor sa klijentom X — lokacija: Server/Ugovori/2025/". Ali kad kliknete na ćeliju — ništa se ne otvara. Morate ručno da nađete fajl. DMS direktno povezuje evidenciju sa dokumentom.
2. Višestruke verzije tabele
Ko ima poslednju verziju? Da li je tabela na Google Drive-u ažurna ili ona u mejlu? Excel fajlovi se kloniraju svaki put kad ih neko pošalje mejlom.
3. Nema automatizacije
Kad stigne nova faktura, morate ručno da otvorite Excel, dodate red, popunite sve kolone i sačuvate. To traje 2-3 minuta po dokumentu. Sa 50 dokumenata mesečno — to je 2-3 sata ručnog unosa.
4. Nema podsetnika za rokove
Ugovor ističe za mesec dana? Excel vam to neće reći. Morate sami da filtrirate po datumu, sami da proveravate, sami da postavljate podsetnike u kalendar.
5. Nema kontrole pristupa po redu
Ne možete sakriti određene redove od određenih zaposlenih. Svi koji imaju pristup tabeli — vide sve. Kadrovska dokumentacija, plate, ugovori — sve dostupno.
6. Nema pretrage po sadržaju dokumenta
Excel pretražuje samo ono što ste ručno uneli u tabelu. Sadržaj samog dokumenta? Nemoguće pretražiti. DMS sa OCR-om pretražuje tekst unutar svakog dokumenta.
7. Ne skalira se
Excel tabela sa 5.000 redova postaje spora, nepregledna i nefunkcionalna. DMS radi podjednako brzo sa 50 i sa 50.000 dokumenata.
8. Ne ispunjava zakonske zahteve
Excel tabela nije arhivska knjiga. Nema klasifikacione oznake, nema odobrene rokove čuvanja, nema saglasnost arhiva. Za inspekciju — potpuno neupotrebljiva.
Migracija sa Excela na DMS
- Eksportujte podatke iz Excela u CSV
- Uvezite u DMS — većina sistema podržava bulk import
- Povežite fajlove sa evidencijom — upload dokumenata uz svaki zapis
- Uključite automatizaciju — nema više ručnog unosa
Ceo proces traje 1-2 dana za firmu sa 500-1.000 dokumenata.
Zaključak
Excel je odličan alat — za tabele, kalkulacije i izveštaje. Ali za praćenje dokumenata, on je improvizacija koja stvara više problema nego što rešava.
Arhivix zamenjuje vaše Excel tabele inteligentnim sistemom koji automatski kategorizuje, prati rokove i omogućava AI pretragu. Sve što ste ručno unosili — sada se dešava automatski. Probajte besplatno.
