SharePoint: Potezny, ale zbyt skomplikowany?
Microsoft SharePoint to platforma do wspolpracy, intranetu i zarzadzania trescia. Z Microsoft 365 korzystaja miliony firm. Ale pytanie, ktore rzadko sie zadaje, brzmi: czy naprawde potrzebujecie calego SharePoint tylko do zarzadzania dokumentami?
SharePoint potrafi wiele — ale wlasnie dlatego, ze potrafi tak duzo, konfiguracja i utrzymanie sa skomplikowane, kosztowne i wymagaja ekspertow IT.
Problem z SharePoint w zarzadzaniu dokumentami
1. Skomplikowana konfiguracja
Aby SharePoint dzialal jako DMS, trzeba skonfigurowac biblioteki dokumentow, kolumny metadanych, obiegi, poziomy uprawnien i polityki przechowywania. Wymaga to administratora SharePoint lub konsultanta — dla malych i srednich firm to zbedny koszt.
DMS taki jak Arhivix dziala od razu po uruchomieniu — przeslijcie dokument, a system automatycznie zajmie sie klasyfikacja, przechowywaniem i dostepem.
2. Zamieszanie OneDrive vs SharePoint
Microsoft 365 zawiera OneDrive (przestrzen osobista) i SharePoint (przestrzen zespolowa). Pracownicy czesto nie wiedza, gdzie co przechowywac. Dokumenty laduja w niewlasciwym miejscu, duplikaty pojawiaja sie wszedzie. DMS ma jedna centralna lokalizacje dla wszystkich dokumentow — bez zamieszania.
3. Wyszukiwanie wymaga prawidlowo skonfigurowanych metadanych
Wyszukiwanie w SharePoint jest potezne — JESLI dokumenty sa prawidlowo otagowane metadanymi. W praktyce pracownicy rzadko wypelniaja pola metadanych. Wynik: wyszukiwanie zwraca setki nieistotnych wynikow. DMS z AI automatycznie wydobywa metadane z tresci dokumentow — wyszukiwanie dziala nawet bez recznego tagowania.
4. Brak lokalizacji dla lokalnych przepisow
SharePoint nie zna lokalnych przepisow archiwalnych, regulacji kancelaryjnych ani krajowych okresow przechowywania. Wszystko trzeba konfigurowac recznie — etykiety przechowywania, przeglady usuwania, polityki zgodnosci. Zlokalizowany DMS ma to wszystko wbudowane.
5. Licencjonowanie jest skomplikowane i drogie
Dla pelnej funkcjonalnosci DMS na SharePoint potrzebujecie planu Microsoft 365 E3 lub E5. To 25 do 57 USD na uzytkownika miesiecznie. Dla firmy z 50 pracownikami to 1 250-2 850 USD miesiecznie — tylko za licencje, bez wdrozenia. Specjalistyczny DMS kosztuje znacznie mniej.
6. Brak wbudowanych podpisow elektronicznych
Microsoft oferuje integracje z Adobe Sign lub DocuSign — ale to dodatkowe licencje i dodatkowe koszty. DMS z wbudowanymi e-podpisami umozliwia podpisywanie bezposrednio z obiegu dokumentow.
7. Brak ksiegi archiwalnej
SharePoint nie ma koncepcji ksiegi archiwalnej — dla firm z wymogami regulacyjnymi oznacza to dodatkowa reczna prace lub dodatkowe oprogramowanie. DMS automatycznie generuje ewidencje archiwalna ze wszystkich skategoryzowanych dokumentow.
SharePoint vs DMS: Porownanie
| Kryterium | SharePoint / OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Konfiguracja | Skomplikowana (potrzebny zespol IT) | Gotowy w 5 minut |
| Auto-klasyfikacja | Reczna (metadane) | Klasyfikacja AI |
| Wyszukiwanie | Wymaga metadanych | OCR + AI (dziala bez tagow) |
| Lokalne przepisy | Reczna konfiguracja | Wbudowane |
| Koszt (50 uzytkownikow) | 1 250-2 850 USD/mies. | Znacznie mniej |
| Podpisy elektroniczne | Dodatkowa licencja | Wbudowane |
| Ksiega archiwalna | Niedostepna | Automatyczna |
| Aplikacja mobilna | Tak (aplikacja SharePoint) | Tak |
Kiedy SharePoint jest dobrym wyborem?
SharePoint ma sens, jesli:
- Macie juz licencje Microsoft 365 E3/E5
- Macie zespol IT, ktory moze konfigurowac i utrzymywac SharePoint
- Potrzebujecie intranetu, wiki i wspolpracy wykraczajacej poza sam DMS
- Dzialajcie w wielu krajach i potrzebujecie globalnego rozwiazania
Kiedy specjalistyczny DMS jest lepszy?
DMS jest lepszy, jesli:
- Potrzebujecie rozwiazania, ktore dziala natychmiast, bez konfiguracji
- Nie macie zespolu IT do utrzymywania SharePoint
- Potrzebujecie zgodnosci z lokalnymi przepisami
- Chcecie e-podpisy, obiegi i ewidencje archiwalna w jednym systemie
- Wasz budzet nie pozwala na licencje Microsoft 365 Enterprise
Podsumowanie
SharePoint to potezne narzedzie — ale moc wiaze sie ze zlozonoscia. Dla firm, ktore chca prostego, szybkiego i zgodnego z przepisami zarzadzania dokumentami, specjalistyczny DMS jest madrzejszym wyborem.
Arhivix daje Wam wszystko, czego potrzebujecie od DMS — bez zespolu IT, bez skomplikowanej konfiguracji, bez drogich licencji.
