Wdrozenie DMS. Przewodnik krok po kroku
Przejscie na DMS nie musi byc skomplikowane. Oto kroki do udanego wdrozenia bez zaklocania operacji.
Dlaczego wdrozenie nie musi byc bolesne
Najwiekszy strach przed wdrozeniem DMS: "Jak przeniesiemy wszystkie dokumenty?", "Pracownicy nie beda chcieli korzystac z nowego systemu", "Bedziemy sparalizowani na tygodnie". Nic z tego nie musi byc prawda, jesli bedziecie postepowac wedlug odpowiedniego procesu.
Krok 1: Audyt istniejącej dokumentacji
Przed wdrozeniem zinwentaryzujcie: ile macie dokumentow, gdzie sa (serwer, e-mail, papier), ktore sa aktywnie uzywane, ktore archiwalne. Zajmuje to 1-2 dni i daje jasny obraz.
Krok 2: Zdefiniujcie strukture
Okreslcie kategorie: faktury, umowy, kadry, projekty, korespondencja. Zdefiniujcie, kto ma dostep do czego. Ustawcie okresy przechowywania. DMS pomaga z predefiniowanymi szablonami dla Waszego rynku.
Krok 3: Skonfigurujcie uzytkownikow i role
Zdefiniujcie role: administrator, ksiegowy, dyrektor, pracownik. Kazda rola ma okreslone uprawnienia: co moze ogladac, edytowac, usuwac, udostepniac.
Krok 4: Migracja dokumentow
Nie migrujcie wszystkiego naraz. Zacznijcie od nowych dokumentow: od dzis wszystko trafia do DMS. Stare dokumenty migrujcie stopniowo, wedlug priorytetu: aktywne umowy > biezacy rok > poprzednie lata.
Krok 5: Szkolenie pracownikow
Szkolenie nie musi trwac godzinami. Jesli DMS jest intuicyjny, 30 minut wystarczy. Klucz: pokazcie pracownikom, jak DMS oszczedza im czas, a nie jak jest skomplikowany.
Krok 6: Uruchomienie i monitorowanie
Pierwsze 2 tygodnie: intensywne wsparcie. Sledzcie, kto korzysta z systemu, a kto nie. Rozwiazujcie problemy natychmiast. Po miesiacu: system staje sie rutyna.
Typowe bledy wdrozeniowe
- Proba migracji wszystkich dokumentow naraz: paralizuje firme
- Brak szkolenia: pracownicy wracaja do starych nawykow
- Zbyt skomplikowana struktura: prostsze jest lepsze
- Brak "championu" w zespole: potrzebujecie jednej osoby napedzajacej wdrozenie
Podsumowanie
Arhivix wdraza sie w 1-2 dni. Intuicyjny interfejs, predefiniowane szablony, szkolenie w zestawie. Zacznijcie z nowymi dokumentami dzis: stare migrujcie stopniowo. Wyprobujcie za darmo.
