Dlaczego wdrozenie nie musi byc bolesne
Najwiekszy strach przed wdrozeniem DMS: "Jak przeniesiemy wszystkie dokumenty?", "Pracownicy nie beda chcieli korzystac z nowego systemu", "Bedziemy sparalizowani na tygodnie". Nic z tego nie musi byc prawda — jesli bedziecie postepowac wedlug odpowiedniego procesu.
Krok 1: Audyt istniejącej dokumentacji
Przed wdrozeniem zinwentaryzujcie: ile macie dokumentow, gdzie sa (serwer, e-mail, papier), ktore sa aktywnie uzywane, ktore archiwalne. Zajmuje to 1-2 dni i daje jasny obraz.
Krok 2: Zdefiniujcie strukture
Okreslcie kategorie: faktury, umowy, kadry, projekty, korespondencja. Zdefiniujcie, kto ma dostep do czego. Ustawcie okresy przechowywania. DMS pomaga z predefiniowanymi szablonami dla Waszego rynku.
Krok 3: Skonfigurujcie uzytkownikow i role
Zdefiniujcie role: administrator, ksiegowy, dyrektor, pracownik. Kazda rola ma okreslone uprawnienia — co moze ogladac, edytowac, usuwac, udostepniac.
Krok 4: Migracja dokumentow
Nie migrujcie wszystkiego naraz. Zacznijcie od nowych dokumentow — od dzis wszystko trafia do DMS. Stare dokumenty migrujcie stopniowo, wedlug priorytetu: aktywne umowy > biezacy rok > poprzednie lata.
Krok 5: Szkolenie pracownikow
Szkolenie nie musi trwac godzinami. Jesli DMS jest intuicyjny, 30 minut wystarczy. Klucz: pokazcie pracownikom, jak DMS oszczedza im czas, a nie jak jest skomplikowany.
Krok 6: Uruchomienie i monitorowanie
Pierwsze 2 tygodnie — intensywne wsparcie. Sledzcie, kto korzysta z systemu, a kto nie. Rozwiazujcie problemy natychmiast. Po miesiacu — system staje sie rutyna.
Typowe bledy wdrozeniowe
- Proba migracji wszystkich dokumentow naraz — paralizuje firme
- Brak szkolenia — pracownicy wracaja do starych nawykow
- Zbyt skomplikowana struktura — prostsze jest lepsze
- Brak "championu" w zespole — potrzebujecie jednej osoby napedzajacej wdrozenie
Podsumowanie
Arhivix wdraza sie w 1-2 dni. Intuicyjny interfejs, predefiniowane szablony, szkolenie w zestawie. Zacznijcie z nowymi dokumentami dzis — stare migrujcie stopniowo. Wyprobujcie za darmo.
