Dylemat chmury: Google Drive, Dropbox czy OneDrive?
Gdy firma mysli o dokumentach w chmurze, zazwyczaj wybiera miedzy trzema opcjami: Google Drive, Dropbox lub OneDrive. Kazda ma swoje zalety, ale wszystkie maja ten sam fundamentalny problem — sa zaprojektowane do przechowywania plikow, a nie do zarzadzania dokumentami.
W tym artykule porownamy wszystkie trzy uslugi ze specjalistycznym DMS i pokazemy, dlaczego zaden dysk chmurowy nie zastapi prawdziwego DMS.
Jaka jest roznica miedzy chmura a DMS?
Chmura (Google Drive, Dropbox, OneDrive) to cyfrowy dysk twardy w chmurze. Przechowujecie pliki, organizujecie w folderach i udostepniacie wspolpracownikom.
DMS (System Zarzadzania Dokumentami) to system, ktory rozumie, czym sa Wasze dokumenty. Klasyfikuje je, sledzi okresy przechowywania, zapewnia zgodnosc z przepisami, umozliwia e-podpisy i generuje ewidencje archiwalna.
Roznica jest jak miedzy polka na ksiazki a biblioteka — polka przechowuje ksiazki, biblioteka kataloguje je, chroni, umozliwia wyszukiwanie i wypozycza wedlug zasad.
Google Drive, Dropbox, OneDrive: Czego brakuje kazdemu
Google Drive — Prosty, ale powierzchowny
- Zaleta: darmowy do 15 GB, zintegrowany z Gmail i Google Workspace
- Brakuje: OCR dla skanowanych dokumentow, okresy przechowywania, e-podpisy, ksiega archiwalna
- Problem: wyszukiwanie nie dziala dla PDF-ow i skanowanych dokumentow
Dropbox — Dobry do udostepniania, slaby do zarzadzania
- Zaleta: szybka synchronizacja, doskonala aplikacja desktopowa
- Brakuje: klasyfikacja dokumentow, obiegi, funkcje zgodnosci regulacyjnej
- Problem: konflikty synchronizacji, gdy kilka osob edytuje ten sam plik
OneDrive — Czesc ekosystemu Microsoft, ale sam nie wystarcza
- Zaleta: glebokai integracja z aplikacjami Office
- Brakuje: automatyczna klasyfikacja (bez SharePoint), lokalne przepisy
- Problem: dla funkcjonalnosci DMS potrzebujecie SharePoint — dodatkowa zlozonosc i koszt
Porownanie: Chmura vs DMS
| Funkcja | Google Drive | Dropbox | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|---|---|
| Darmowy plan | 15 GB | 2 GB | 5 GB | Darmowy tier |
| Wyszukiwanie OCR | Ograniczone | Nie | Nie | Tak (AI) |
| Auto-klasyfikacja | Nie | Nie | Nie* | Tak |
| Okresy przechowywania | Nie | Nie | Nie* | Tak |
| Podpisy elektroniczne | Dodatek | Dropbox Sign | Dodatek | Wbudowane |
| Obiegi zatwierdzania | Nie | Nie | Nie* | Tak |
| Ksiega archiwalna | Nie | Nie | Nie | Tak |
| Sciezka audytu | Podstawowa | Podstawowa | Podstawowa | Szczegolowa |
| Zgodnosc regulacyjna | Nie | Nie | Nie | Tak |
* Dostepne z licencja SharePoint Premium/E5 po dodatkowej konfiguracji
5 oznak, ze musicie przejsc na DMS
1. Macie wiecej niz 1000 dokumentow
Gdy struktura folderow siega 5+ poziomow w glab, zaden dysk chmurowy nie pomoze szybko znalezc dokumentu. DMS z wyszukiwaniem AI znajduje dokumenty w sekundy — niezaleznie od tego, gdzie sa przechowywane.
2. Macie prawne wymogi przechowywania
Faktury przez 10 lat, dokumenty kadrowe na stale, umowy przez 5 lat po wygasnieciu. Zaden dysk chmurowy nie sledzi tych terminow automatycznie. DMS ostrzega przed wygasnieciem terminow i zapobiega przypadkowemu usunieciu.
3. Podlegacie audytom lub kontrolom
Gdy kontroler podatkowy prosi o wszystkie faktury od dostawcy X za okres Y — w dysku chmurowym to reczne przeszukiwanie. DMS generuje raport w 30 sekund.
4. Wiecej niz 10 pracownikow pracuje z dokumentami
Kontrola dostepu w dyskach chmurowych staje sie niepraktyczna wraz ze wzrostem zespolu. Kto ma do czego dostep? Kto co usunal? DMS z RBAC automatycznie zarzadza dostepem wedlug roli.
5. Potrzebujecie e-podpisow i listow przewozowych
Dyski chmurowe nie maja wbudowanych e-podpisow ani generowania listow przewozowych. DMS integruje jedno i drugie w jednym obiegu.
Jak wyglada migracja z chmury do DMS?
- Zinwentaryzujcie istniejace dokumenty — co macie i gdzie
- Zdefiniujcie kategorie — faktury, umowy, kadry, dokumentacja techniczna
- Masowe przesylanie — DMS automatycznie klasyfikuje migrowane dokumenty
- Przeszkolcie pracownikow — 30 minut wystarczy na podstawy
- Rownolegle dzialanie — uzywajcie obu systemow przez 2-4 tygodnie podczas przejscia
Podsumowanie: Chmura nie rowna sie DMS
Google Drive, Dropbox i OneDrive to doskonale narzedzia — do tego, do czego zostaly zaprojektowane. Ale zadne z nich nie zostalo zbudowane do zarzadzania dokumentami firmowymi zgodnie z przepisami.
Jesli potrzebujecie klasyfikacji, okresow przechowywania, e-podpisow, obiegow, ewidencji archiwalnej i sciezek audytu — potrzebujecie DMS.
Arhivix to DMS, ktory laczy prostote chmury ze wszystkimi funkcjami, jakich Wasza firma naprawde potrzebuje. Wyprobujcie za darmo i zobaczcie roznice.
