Wyzwania dokumentacyjne w praktyce prawnej
Sredniej wielkosci kancelaria prawna prowadzi setki aktywnych spraw jednoczesnie. Kazda sprawa zawiera pisma procesowe, umowy, pelnomocnictwa, dowody, korespondencje z sadami i klientami. Wszystko to mnozy sie przez lata praktyki.
Tradycyjne podejscie — papierowe akta w szafach — staje sie nie do utrzymania, gdy kancelaria rozrasta sie ponad 2-3 prawnikow. Dokumenty gina, terminy sa przekraczane, klienci czekaja.
Jak DMS rozwiazuje problemy dokumentow prawnych
1. Organizacja oparta na sprawach
Kazda sprawa ma wlasny folder cyfrowy ze wszystkimi dokumentami. Nowe pismo procesowe? Dodajcie do sprawy jednym kliknieciem. Wyszukiwanie po numerze sprawy, kliencie lub typie dokumentu — w 3 sekundy.
2. Sledzenie terminow
Terminy sadowe sa swiete. DMS automatycznie przypomina o terminach skladania pozwow, odwolan i odpowiedzi. Powiadomienia 30, 15 i 7 dni przed uplywem. Nigdy wiecej nie przegapicie terminu.
3. Bezpieczny dostep klienta
Portal klienta pozwala klientom bezpiecznie przegladac ich dokumenty bez wymiany e-maili z zalacznikami. Kazdy klient widzi tylko wlasne sprawy.
4. Sciezka audytu dla procesow
Kazdy dostep do dokumentu jest rejestrowany — kto go odwiedzil, kiedy i co zostalo zmienione. To kluczowe dla udowadniania integralnosci dokumentu w sadzie.
Porownanie: Biuro papierowe vs DMS dla kancelarii prawnych
| Funkcja | Biuro papierowe | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Wyszukiwanie spraw | Reczne przeszukiwanie szaf | Wyszukiwanie AI w 3 sekundy |
| Sledzenie terminow | Kalendarz papierowy | Automatyczne powiadomienia |
| Dostep klienta | Zalaczniki e-mail | Bezpieczny portal klienta |
| Archiwizacja | Akta w piwnicy | Archiwum cyfrowe z okresami przechowywania |
| Kopia zapasowa | Brak | Automatyczna, szyfrowana, geo-redundantna |
Podsumowanie
Arhivix to DMS zaprojektowany dla profesjonalistow pracujacych z duzymi wolumenami dokumentow. Organizacja oparta na sprawach, sledzenie terminow, portal klienta i pelna zgodnosc prawna. Wyprobujcie za darmo.
