Dlaczego okresy przechowywania dokumentow maja znaczenie
Kazda firma jest prawnie zobowiazana do przechowywania okreslonych dokumentow przez okreslona liczbe lat. Zbyt wczesne zniszczenie dokumentow moze prowadzic do grzywien, nieudanych kontroli i utraty ochrony prawnej. Z drugiej strony, przechowywanie wszystkiego wiecznie tworzy niepotrzebny balagan i koszty.
Harmonogram przechowywania dokumentow
Dokumenty finansowe
| Typ dokumentu | Okres przechowywania | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Roczne sprawozdania finansowe | Bezterminowo | Prawo spolek |
| Ksiega glowna i dzienniki | 7 lat | Przepisy podatkowe |
| Faktury sprzedazy i zakupu | 7 lat | VAT / kodeks podatkowy |
| Wyciagi bankowe | 7 lat | Przepisy podatkowe |
| Deklaracje VAT | 7 lat | Ustawa o VAT |
| Ewidencja plac | 7 lat | Prawo pracy |
Dokumenty pracownicze
| Typ dokumentu | Okres przechowywania | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Umowy o prace | 6 lat po zakonczeniu | Prawo pracy |
| Dokumenty emerytalne | Bezterminowo | Przepisy emerytalne |
| Ewidencja czasu pracy | 3 lata | Dyrektywa o czasie pracy |
| Dokumenty BHP | 40 lat | Przepisy BHP |
Dokumenty handlowe i prawne
| Typ dokumentu | Okres przechowywania | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Akt zalozycielski | Bezterminowo | Prawo spolek |
| Umowy z klientami/dostawcami | 6 lat po wygasnieciu | Prawo cywilne |
| Listy przewozowe | 6 lat | Prawo o sprzedazy towarow |
| Pozwolenia budowlane | Bezterminowo | Przepisy planowania |
| Polisy ubezpieczeniowe | Bezterminowo (aktywne + 6 lat) | Prawo ubezpieczeniowe |
Jak zautomatyzowac okresy przechowywania
Reczne sledzenie okresow przechowywania tysiecy dokumentow to niemozliwe zadanie. DMS taki jak Arhivix moze:
- Automatycznie przypisywac okresy przechowywania na podstawie typu dokumentu
- Wysylac alerty przed uplywem okresu przechowywania
- Sugerowac archiwizacje lub usuniecie dokumentow po uplywie okresu
- Generowac raporty dokumentow wg okresu przechowywania
- Zapobiegac przedwczesnemu usunienciu przez blokade dokumentow
Podsumowanie
Okresy przechowywania nie sa opcjonalne — to wymog prawny. Zbyt wczesne usuwanie kosztuje grzywny; zbyt dlugie przechowywanie kosztuje przestrzen i zasoby.
Arhivix automatycznie sledzi okresy przechowywania kazdego dokumentu i powiadamia, gdy nadchodzi czas archiwizacji lub usuwania. Juz nigdy nie musisz reczne sledzic terminow.
