Dlaczego firmy uzywaja Google Drive
Google Drive jest popularny, bo jest darmowy (do 15 GB), prosty i zintegrowany z Gmail. Dla malych zespolow udostepniajacych prezentacje i arkusze kalkulacyjne jest zupelnie wystarczajacy.
Ale gdy firma rosnie, pojawiaja sie wymogi regulacyjne, a dokumenty staja sie krytyczne dla operacji — Google Drive pokazuje swoje ograniczenia.
7 powodow, dlaczego Google Drive nie zastapi DMS
1. Brak kontroli wersji dla PDF i skanow
Google Drive ma wersjonowanie dla Google Docs, Sheets i Slides. Ale dla PDF, plikow Word, arkuszy Excel i zeskanowanych dokumentow — ktore stanowia 90% dokumentacji biznesowej — nie ma wersjonowania.
2. Wyszukiwanie nie rozumie tresci PDF
Google Drive moze szukac tekstu w dokumentach Google, ale dla plikow PDF wyszukiwanie dziala tylko po nazwach plikow. Zeskanowane dokumenty sa calkowicie nieprzeszukiwalne.
3. Brak okresow przechowywania
Google Drive nie wie, ze fakture trzeba przechowywac 7 lat ani ze umowe o prace trzeba zachowac 6 lat po zakonczeniu.
4. Ograniczona kontrola dostepu
Google Drive ma udostepnianie po folderze lub pliku, ale dla duzych zespolow szybko staje sie to niepraktyczne.
5. Brak sciezki audytu
Kto otworzyl dokument? Kto go zmienil? Kiedy? Google Drive prowadzi podstawowa historie, ale nie zapewnia szczegolowej sciezki audytu.
6. Brak podpisu elektronicznego
Google Drive nie ma wbudowanej funkcji kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
7. Brak automatycznej kategoryzacji
W Google Drive organizacja jest w 100% reczna. DMS z AI automatycznie kategoryzuje dokumenty w momencie przeslania.
Szczegolowe porownanie
| Funkcja | Google Drive | Arhivix DMS |
|---|---|---|
| Wyszukiwanie tresci PDF | Ograniczone | AI + OCR |
| Zeskanowane dokumenty | Nieprzeszukiwalne | OCR -> przeszukiwalne |
| Wersjonowanie PDF | Nie | Tak — pelna historia |
| Okresy przechowywania | Nie | Automatyczne sledzenie |
| Podpis elektroniczny | Nie (zewnetrzne) | Zintegrowany QES + znacznik czasu |
| Auto-kategoryzacja | Nie | Kategoryzacja AI |
| Sciezka audytu | Podstawowa | Szczegolowy dziennik audytu |
| Zgodnosc z regulacjami | Czesciowa | Pelna (GDPR, eIDAS) |
| Cena (10 uzytkownikow) | ~70 EUR/mies. (Business) | Od 25 EUR/mies. |
Podsumowanie
Google Drive jest swietny do udostepniania zdjec z wakacji. Ale do dokumentow biznesowych z prawnymi wymogami przechowywania, wymagajacych podpisow i przeszukiwalnosci — potrzebujecie odpowiedniego DMS.
Przejdzcie na Arhivix i przestancie uzywac osobistego narzedzia do plikow w powaznym biznesie.
