Wat Is een Audit Trail?
Een audit trail is een automatisch logboek van alle activiteiten gerelateerd aan documenten: wie heeft geopend, wie heeft gewijzigd, wie heeft gedownload, wie heeft verwijderd, wanneer en vanaf welke locatie. Het is de "zwarte doos" van uw documentbeheersysteem.
Waarom Is een Audit Trail Verplicht?
- AVG: u moet weten wie persoonsgegevens heeft geopend
- Archiefwet: documentintegriteit moet aantoonbaar zijn
- ISO-standaarden: ISO 27001 vereist toegangsregistratie
- Belastingcontroles: inspecteurs kunnen bewijs verlangen dat een document niet is gewijzigd
Wat Registreert een Audit Trail?
| Activiteit | Geregistreerde Gegevens |
|---|---|
| Documenttoegang | Gebruiker, tijd, IP-adres |
| Documentwijziging | Gebruiker, tijd, wat is gewijzigd |
| Download | Gebruiker, tijd, downloadformaat |
| Verwijdering | Gebruiker, tijd, reden (indien opgegeven) |
| Delen | Gebruiker, ontvanger, toegangsniveau |
Praktische Voorbeelden
Voorbeeld 1: Een medewerker beweert dat hij het contract nooit heeft gezien -- de audit trail toont dat hij het document 3 keer heeft geopend.
Voorbeeld 2: Een inspecteur verlangt bewijs dat een factuur niet is gewijzigd -- de audit trail bevestigt integriteit vanaf het moment van aanmaak.
Conclusie
Arhivix registreert automatisch elke activiteit op documenten. Volledige toegangs-, wijzigings- en verwijderingsregistratie -- zonder extra werk. Wettelijke naleving standaard ingebouwd. Probeer het gratis.
