Carpetas compartidas: una reliquia que todavia funciona (de alguna manera)
En un enorme numero de empresas, el lugar central para los documentos es una carpeta compartida en un servidor Windows. Todos tienen acceso, cada uno crea su propia estructura de carpetas y de alguna manera -- todo funciona. Hasta que deja de funcionar.
7 problemas con las carpetas compartidas
- Estructura de carpetas caotica -- cada uno crea carpetas a su manera
- Sin busqueda de contenido -- la busqueda de Windows solo encuentra por nombre de archivo
- Acceso todo o nada -- el control granular requiere configuracion NTFS compleja
- Sin historial de cambios -- alguien borra un archivo, desaparece
- Acceso solo en la oficina -- sin acceso desde casa, campo o viaje sin VPN
- El hardware falla -- los servidores se rompen, los discos mueren
- Sin cumplimiento legal -- sin libro de archivo, sin seguimiento de conservacion
Comparacion
| Caracteristica | Carpeta compartida | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Organizacion | Manual (carpetas) | Automatica (clasificacion IA) |
| Busqueda | Por nombre de archivo | Por contenido (IA + OCR) |
| Control de acceso | Basico (NTFS) | RBAC por roles |
| Versionado | No | Automatico |
| Acceso remoto | VPN (complicado) | Navegador + app movil |
| Copia de seguridad | Manual | Automatica (2 ubicaciones UE) |
| Libro de archivo | No | Generado automaticamente |
Conclusion
Las carpetas compartidas fueron revolucionarias hace 20 anos. Hoy son un obstaculo. Las empresas que cambian a un DMS ahorran tiempo, espacio, dinero y duermen mejor sabiendo que los documentos estan seguros y cumplen la ley.
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