Por que importa la eleccion del DMS
Un DMS es un sistema que usara a diario, durante anos. Una eleccion equivocada significa: frustracion de los empleados, dinero desperdiciado en funciones innecesarias o, lo peor, un sistema que nadie usa porque es demasiado complicado.
Criterios clave de seleccion
1. Nube vs local
Nube: sin servidores, acceso desde cualquier lugar, copia de seguridad automatica, suscripcion mensual. Local: los datos se quedan con usted, mas control, pero tambien mas responsabilidad de mantenimiento. Para el 95% de las empresas en 2026 -- la nube es la mejor opcion.
2. Idioma y localizacion
Interfaz en su idioma, soporte en su idioma, documentacion en su idioma. Si el DMS no esta localizado -- los empleados no lo usaran.
3. Cumplimiento legal
Critico para sectores regulados: libros de archivo, calendarios de conservacion, procedimientos de destruccion, integracion con facturacion electronica. Muchas soluciones DMS internacionales carecen de funciones de cumplimiento local.
4. Capacidades de OCR e IA
Escaneo 1.000 facturas -- puede el DMS buscar en ellas por contenido? La clasificacion por IA ordena los documentos automaticamente. El OCR convierte imagenes en texto buscable.
5. Aplicacion movil
Si los empleados trabajan en campo (transporte, construccion, servicios) -- una app movil es obligatoria, no opcional.
6. Integraciones
Facturacion electronica, software contable, firmas electronicas, correo -- el DMS debe integrarse con las herramientas que ya utiliza.
Lista de verificacion para evaluar un DMS
| Criterio | Si/No |
|---|---|
| Alojamiento en la nube en la UE | ☐ |
| Interfaz localizada | ☐ |
| Generacion de libro de archivo | ☐ |
| OCR para documentos escaneados | ☐ |
| Clasificacion por IA | ☐ |
| Aplicacion movil | ☐ |
| Portal de clientes | ☐ |
| Integracion de firma electronica | ☐ |
| Prueba gratuita | ☐ |
| Soporte en idioma local | ☐ |
Conclusion
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