Que es una inspeccion archivistica?
Una inspeccion archivistica es una auditoria realizada por los archivos competentes sobre las personas juridicas y empresarios en Serbia, para verificar que la documentacion se almacena, mantiene y protege de acuerdo con la Ley de materiales de archivo y actividades de archivo.
Las inspecciones pueden ser ordinarias (planificadas) o extraordinarias (a raiz de una denuncia o iniciativa). Cualquier empresa en Serbia puede ser objeto de inspeccion -- independientemente de su tamano o actividad.
Que comprueban los inspectores?
1. Reglamento de proteccion del material registral
Tiene la empresa un Reglamento interno adoptado? Esta actualizado? Estan los empleados familiarizados con el?
2. Lista de categorias de material registral
Existe una lista de categorias con periodos de conservacion? Ha sido aprobada por el archivo competente? Coincide con los tipos de documentacion reales de la empresa?
3. Libro de archivo
Se mantiene? Esta correctamente rellenado? Se presento al archivo a tiempo (antes del 30 de abril)? Son los numeros secuenciales continuos?
4. Nombramiento de persona responsable
Se ha designado formalmente a una persona responsable de la proteccion del material registral?
5. Condiciones de almacenamiento
Donde se almacena la documentacion? Es la sala adecuada (seca, protegida contra incendios, cerrada)? Estan los estantes y archivadores en orden?
6. Destruccion de documentos
Ha destruido la empresa alguna documentacion? Si es asi -- obtuvo primero la aprobacion del archivo? Existe un acta de destruccion?
Como prepararse para una inspeccion
Utilice esta lista de verificacion para comprobar su preparacion:
- Reglamento de proteccion del material registral adoptado
- Lista de categorias aprobada por el archivo competente
- Libro de archivo rellenado y presentado para todos los anos anteriores
- Persona responsable designada (con decision/resolucion)
- Documentacion almacenada en condiciones adecuadas
- Si hubo destruccion -- aprobacion del archivo + acta
- Documentacion electronica debidamente archivada
Sanciones por infracciones
Segun los Articulos 42-43 de la Ley:
| Infractor | Rango de sanciones |
|---|---|
| Personas juridicas | 50.000 -- 2.000.000 RSD |
| Empresarios | 10.000 -- 500.000 RSD |
| Personas responsables | 5.000 -- 150.000 RSD |
Las sanciones mas severas son por destruir documentacion sin aprobacion, especialmente si se destruyen documentos de valor permanente.
Que pasa si su empresa nunca ha presentado un libro de archivo?
Este es un escenario comun. Muchas empresas operan durante anos sin presentar nunca un libro de archivo. En ese caso:
- No entre en panico, pero actue de inmediato
- Rellene retroactivamente los libros de archivo de todos los anos anteriores
- Adopte un Reglamento y una lista de categorias si no los tiene
- Designe una persona responsable
- Contacte con el archivo competente -- generalmente son cooperativos y ayudan a las empresas que acuden voluntariamente
Es mejor acudir al archivo por iniciativa propia que esperar a una inspeccion.
Conclusion
Una inspeccion archivistica no es algo que temer -- siempre que su documentacion este en orden. La clave es un enfoque sistematico: Reglamento, lista de categorias, libro de archivo y almacenamiento adecuado.
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