El archivado electronico de documentos es cada vez mas importante para los negocios, especialmente debido a las nuevas obligaciones legales como la presentacion del libro de archivo en 2025. A medida que el archivado electronico se vuelve obligatorio, es esencial comprender la diferencia entre documentos electronicos y digitalizados.
Que es un documento electronico?
Un documento electronico es un registro creado directamente en formato digital y puede ser:
- Una factura electronica
- Un contrato firmado digitalmente
- Un documento generado en software de archivado electronico
Segun la Ley de Documentos Electronicos, Identificacion Electronica y Servicios de Confianza en Negocios Electronicos, un documento electronico se define como "un conjunto de datos compuesto por letras, numeros, simbolos, materiales graficos, de audio y video, en forma electronica".
Ventajas del archivado electronico de documentos:
- Reduccion de costes de papel e impresion
- Busqueda y comparticion rapidas
- Mayor seguridad juridica con firmas digitales y cifrado
Que es un documento digitalizado?
Un documento digitalizado es un documento en papel convertido a formato digital. Son, por ejemplo, facturas escaneadas o copias digitales de contratos.
La importancia de la digitalizacion para el archivado obligatorio de documentos:
La digitalizacion permite una mejor organizacion del material de archivo y facilita el cumplimiento de las obligaciones legales, como la presentacion del libro de archivo.
Diferencias clave entre documentos electronicos y digitalizados
| Caracteristica | Documento electronico | Documento digitalizado |
|---|---|---|
| Origen | Creado digitalmente | Convertido del papel |
| Uso | Ideal para nuevos procesos empresariales | Archivado de registros antiguos |
| Validez legal | Mayor fuerza legal con firma digital | Depende del procedimiento de digitalizacion |
Como elegir la estrategia correcta para el archivado electronico?
Su estrategia debe combinar ambos enfoques. El archivado electronico es ideal para nuevos documentos, mientras que la digitalizacion ayuda a organizar los archivos existentes y facilita la presentacion del libro de archivo en 2025.
Comprender las diferencias entre documentos electronicos y digitalizados es clave para una gestion exitosa del archivo. Aunque pueda parecer complejo, con Arhivix puede implementar facilmente soluciones de archivado electronico y alinear su negocio con los requisitos legales.
