Por que las empresas usan Google Drive
Google Drive es popular porque es gratuito (hasta 15 GB), sencillo e integrado con Gmail. Para equipos pequenos que comparten presentaciones y hojas de calculo, es perfectamente adecuado.
Pero cuando su empresa crece, cuando aparecen requisitos regulatorios, cuando los documentos se vuelven criticos para las operaciones -- Google Drive muestra sus limitaciones.
7 razones por las que Google Drive no puede reemplazar un DMS
1. Sin control de versiones para PDF y documentos escaneados
Google Drive tiene versionado para Google Docs, Sheets y Slides. Pero para PDF, archivos Word, hojas de calculo Excel y documentos escaneados -- que constituyen el 90% de la documentacion empresarial -- no hay versionado. Si alguien elimina o sobrescribe accidentalmente un archivo, el original se pierde.
2. La busqueda no entiende el contenido de los PDF
Google Drive puede buscar texto dentro de documentos de Google, pero para archivos PDF, la busqueda solo funciona con nombres de archivo. Los documentos escaneados son completamente no buscables. Un DMS con OCR y busqueda con IA encuentra documentos por contenido, incluso en escaneos.
3. Sin periodos de conservacion
Google Drive no sabe que una factura debe conservarse 7 anos o que un contrato de trabajo debe retenerse 6 anos tras la finalizacion. Un DMS rastrea automaticamente los periodos legales de conservacion y le alerta antes del vencimiento.
4. El control de acceso granular es limitado
Google Drive tiene comparticion por carpeta o archivo, pero para equipos grandes esto rapidamente se vuelve impracticable. Un DMS tiene control de acceso basado en roles (RBAC) -- defina roles (contable, director, conductor) y cada rol obtiene automaticamente acceso a los documentos apropiados.
5. Sin pista de auditoria
Quien abrio el documento? Quien lo modifico? Cuando? Google Drive mantiene un historial basico pero no proporciona la pista de auditoria detallada requerida para auditorias fiscales e inspecciones regulatorias. Un DMS registra cada accion.
6. Sin firma electronica
Google Drive no tiene funcion integrada para firma electronica cualificada. Debe usar una herramienta de terceros (DocuSign, Adobe Sign) y transferir archivos manualmente de ida y vuelta. Un DMS como Arhivix tiene firma electronica integrada -- firme documentos sin salir del sistema.
7. Sin categorizacion automatica
En Google Drive, la organizacion es 100% manual -- usted crea carpetas, mueve archivos, nombra documentos. Un DMS con IA categoriza automaticamente los documentos en el momento en que los sube.
Comparacion detallada
| Caracteristica | Google Drive | Arhivix DMS |
|---|---|---|
| Busqueda de contenido en PDF | Limitada | Busqueda IA + OCR |
| Documentos escaneados | No buscables | OCR -> buscables |
| Versionado de PDF | No | Si -- historial completo |
| Periodos de conservacion | No | Seguimiento automatico |
| Firma electronica | No (terceros) | QES integrada + sello de tiempo |
| Categorizacion automatica | No | Categorizacion con IA |
| Pista de auditoria | Basica | Registro de auditoria detallado |
| Cumplimiento normativo | Parcial | Completo (RGPD, eIDAS) |
| Precio (10 usuarios) | ~70 EUR/mes (Business) | Desde 25 EUR/mes |
Cuando es suficiente Google Drive?
Google Drive esta perfectamente bien si:
- Tiene menos de 5 empleados
- No trabaja con documentos regulados (facturas, contratos, albaranes)
- No necesita firmas electronicas
- Los documentos no son criticos para sus operaciones
Para todos los demas -- un DMS es esencial.
Como migrar de Google Drive a un DMS
La transicion es mas sencilla de lo que piensa:
- Exporte todos los archivos de Google Drive (Google Takeout o sincronizacion)
- Importe a Arhivix -- carga masiva con categorizacion automatica
- La busqueda con IA indexa inmediatamente todos los documentos
- Configure el acceso -- defina quien puede ver que
- Cancele Google Workspace (o conservelo solo para correo electronico)
Conclusion
Google Drive es genial para compartir fotos de vacaciones. Pero para documentos empresariales con requisitos legales de conservacion, que necesitan firmas y deben ser buscables -- necesita un DMS adecuado.
Cambie a Arhivix y deje de usar una herramienta de archivos personales para negocios serios.
