Registro de Viajeros RD 933/2021: la obligación de 24 horas que hoteles y alquileres turisticos siguen incumpliendo en 2026

Dos frentes abiertos sin saberlo

Imaginemos a la propietaria de un pequeno apartamento turistico en la costa. Cada vez que llega un huesped, le pide el DNI o el pasaporte, apunta el nombre completo, la nacionalidad, el teléfono y el correo electrónico, y hasta guarda una copia escaneada del documento por si acaso. Se siente tranquila: cumple, o eso cree. En realidad, esta expuesta en dos frentes al mismo tiempo. Por un lado, el Real Decreto 933/2021 le exige transmitir esos datos a la Dirección General de la Policia a través de la plataforma SES.Hospedajes en un plazo máximo de 24 horas desde el check-in o la reserva, y si lo hace con un cuaderno de papel o una hoja de calculo que sube manualmente cada pocos dias, probablemente ya esta incumpliendo ese plazo sin darse cuenta. Por otro lado, si guarda copias de documentos de identidad o datos que la norma no exige de forma expresa, o si no informa correctamente a sus huespedes sobre el tratamiento de esos datos, se expone a una sanción completamente distinta por parte de la Agencia Espanola de Protección de Datos (AEPD). Dos regímenes sancionadores, dos autoridades distintas, y un mismo negocio que puede pagar dos veces por el mismo proceso mal diseñado.

Que exige realmente el RD 933/2021 y quien esta obligado

El Real Decreto 933/2021 reformo en profundidad el régimen de registro de viajeros en España, sustituyendo el antiguo modelo de partes de entrada por un sistema digital centralizado. Aunque la norma se publico en 2021, su aplicacion obligatoria y generalizada no arranco hasta el 2 de diciembre de 2024, tras varias prorrogas técnicas. Eso significa que 2026 es el primer ano natural completo en el que los establecimientos afectados se enfrentan a inspecciones rutinarias bajo las nuevas reglas, sin margen de adaptación ni periodos de gracia. El ámbito de aplicacion es amplio: hoteles, apartamentos turisticos, alojamientos rurales, hostales, pensiones y cualquier otro establecimiento de hospedaje quedan obligados, junto con las empresas de alquiler de vehiculos. La obligación alcanza también a las reservas gestionadas a través de plataformas digitales de intermediacion, de modo que no basta con que el propio establecimiento cumpla: la cadena completa de intermediacion debe garantizar que los datos lleguen a tiempo al sistema.

Los 17 o 18 datos por viajero y el mecanismo de SES.Hospedajes

La norma no se limita a pedir un nombre y un numero de documento. Por cada viajero hay que recopilar entre 17 y 18 datos, entre ellos el nombre completo, el tipo y numero de documento de identidad o pasaporte, la nacionalidad, la fecha de nacimiento, el domicilio, el numero de teléfono, el correo electrónico, el numero de viajeros que componen la estancia y la relación de parentesco o vinculo entre ellos cuando corresponda. Todos estos datos deben transmitirse de forma electrónica a través de la plataforma SES.Hospedajes, gestionada por el Ministerio del Interior, y el plazo para hacerlo es de 24 horas desde el momento del check-in, de la formalizacion de la reserva o del inicio del servicio, según el caso. Ese plazo de 24 horas es el punto donde mas negocios fallan: los procesos manuales de recepción, basados en papel o en registros que se cargan por lotes una vez a la semana, sencillamente no están disenados para operar dentro de una ventana tan corta, y cada reserva o cada huesped que se queda fuera de plazo cuenta como una infracción independiente.

La escalada de sanciones: de 600 a 30.000 euros

El incumplimiento de estas obligaciones se sanciona al amparo de la Ley Organica 4/2015, de protección de la seguridad ciudadana. Las multas por la falta de envio o el envio tardio de un parte de viajero pueden alcanzar los 600 euros por cada formulario presentado fuera de plazo, una cifra que se multiplica rápidamente cuando se trata de varios huespedes o de una acumulacion de dias de retraso. Cuando el incumplimiento se considera grave o reincidente, las sanciones escalan hasta los 30.000 euros, y en los casos mas severos la autoridad competente puede llegar a ordenar el cierre temporal del establecimiento. Desde finales de 2024, cuando la aplicacion plena del RD 933/2021 se hizo efectiva, las actuaciones sancionadoras contra hoteles, agencias y operadores de alquiler turistico se han ido tramitando de forma activa, y todo indica que ese ritmo de inspección y sanción continua durante 2026, precisamente porque ya no existe la excusa de la implantación reciente.

El riesgo separado de la AEPD por exceso de recogida de datos

Aqui es donde entra en juego el segundo frente, el que muchas pymes del sector turistico no ven venir. El RD 933/2021 establece que datos deben recogerse y transmitirse, ni mas ni menos. Sin embargo, es habitual que los establecimientos, por costumbre o por exceso de celo, guarden copias escaneadas de documentos de identidad completos, retengan esos datos mas tiempo del necesario, o los utilicen para fines distintos al registro de viajeros sin informar debidamente al huesped. Ese tipo de practicas no esta amparado por el RD 933/2021: es una cuestion de protección de datos personales, regulada de forma independiente por el Reglamento General de Protección de Datos y supervisada en España por la AEPD. Una empresa puede cumplir perfectamente con el plazo de 24 horas ante SES.Hospedajes y, al mismo tiempo, estar infringiendo el principio de minimizacion de datos o el deber de información frente al huesped, lo que abre la puerta a un expediente sancionador de la AEPD completamente independiente del que pueda iniciar el Ministerio del Interior. Son dos autoridades, dos normativas y dos procedimientos que no se compensan entre si.

Pasos prácticos para reducir la exposicion

Frente a este doble riesgo, conviene actuar en varias direcciones a la vez. Primero, mapear todos los puntos de entrada de datos de huespedes, desde la recepción física hasta las reservas realizadas a través de plataformas digitales o los quioscos de autocheck-in, para confirmar que en todos los casos los datos llegan a SES.Hospedajes dentro del plazo de 24 horas. Segundo, definir una política de retención de documentos y datos que capture exactamente los campos exigidos por el RD 933/2021, ni uno mas, para evitar el riesgo de sobrerrecogida que preocupa a la AEPD. Tercero, mantener un registro interno que permita demostrar, ante una inspección, que cada estancia se comunico dentro del plazo legal. Cuarto, formar al personal de recepción y gestión de reservas en la escalada de sanciones, desde los 600 euros por parte tardio hasta los 30.000 euros por incumplimiento grave, de modo que el equipo entienda por que este proceso no puede depender de un cuaderno de papel o de una tarea pendiente al final de la jornada.