Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen: Deutschland
Wie lange ein Unternehmen Rechnungen, Handelsbücher, Lohnunterlagen, Personalakten und Steuerunterlagen aufbewahren muss, mit dem Gesetz und Paragrafen hinter jeder Frist. Wo der Gesetzestext nicht bestätigt werden konnte, sagt die Zeile das, statt eine Vermutung zu zeigen.
Geprüft am 7. August 2026 und nach bestem Stand unserer Recherche zu diesem Zeitpunkt zutreffend. Aufbewahrungsvorschriften ändern sich, und die Frist für ein konkretes Dokument kann von Ihrer Branche, Ihren Vertragsbedingungen oder einer laufenden Betriebsprüfung abhängen. Nehmen Sie dies als Ausgangspunkt und lassen Sie es von Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt bestätigen, bevor Sie Unterlagen vernichten.
Deutschland
6 / 7 bestätigte Dokumentarten
Ein- und Ausgangsrechnungen
8 Jahre
- Die Frist beginnt
- Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG). Derselbe Fristbeginn gilt auch für empfangene Rechnungen; maßgeblich ist nicht das Datum des Eingangs. Für dasselbe Dokument als Buchungsbeleg nach § 147 Abs. 4 AO / § 257 Abs. 5 HGB: Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für die betreffende Steuer noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO, nach § 14b Abs. 1 Satz 3 Halbsatz 2 UStG ausdrücklich unberührt).
- Rechtsgrundlage
Umsatzsteuergesetz, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG (acht Jahre) i.V.m. Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO und Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 Satz 1 HGB. Seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt; nach § 27 Abs. 40 Satz 1 UStG und Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt die kürzere Frist auch für Rechnungen und Belege, deren Zehnjahresfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Sonderregeln für Kreditinstitute (§ 1 Abs. 1b KWG), der Versicherungsaufsicht unterliegende Unternehmen (§ 1 Abs. 1 VAG) und Wertpapierinstitute (§ 2 Abs. 1 WpIG): umsatzsteuerlich greift die Achtjahresfrist nach § 27 Abs. 40 Satz 2 UStG erst ein Jahr später, nämlich für Rechnungen, deren Zehnjahresfrist am 1.1.2026 noch nicht abgelaufen war; handels- und abgabenrechtlich bleibt es für Buchungsbelege dieser Unternehmen dauerhaft bei zehn Jahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).
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Handelsbücher und Jahresabschlüsse
10 Jahre
- Die Frist beginnt
- Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Bücher gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt oder der Konzernabschluss aufgestellt wurde (§ 257 Abs. 5 HGB). Nach § 147 Abs. 4 AO ist für den Jahresabschluss, die Eröffnungsbilanz und den Lagebericht das Jahr maßgeblich, in dem sie aufgestellt wurden. Die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für die betreffende Steuer noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
- Rechtsgrundlage
Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 Satz 1 HGB i.V.m. Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. Unverändert zehn Jahre: die Verkürzung zum 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz betraf ausschließlich Buchungsbelege (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO).
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Lohn- und Gehaltsunterlagen
6-8 Jahre
- Die Frist beginnt
- Lohnkonten: Ende des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG. Lohnunterlagen, die als Buchungsbelege dienen: Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, § 147 Abs. 4 AO / § 257 Abs. 5 HGB. Sozialversicherungsrechtliche Entgeltunterlagen: aufzubewahren bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf die letzte Prüfung beim Arbeitgeber folgt, § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV; ein fester Fristbeginn besteht daher nicht.
- Rechtsgrundlage
Einkommensteuergesetz, § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG: Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. Lohn- und Gehaltslisten, die als Buchungsbeleg dienen: acht Jahre nach § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO und § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 Satz 1 HGB (seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt). Sozialversicherungsrechtlich zusätzlich § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV: Entgeltunterlagen sind getrennt nach Kalenderjahren zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p SGB IV) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren; nach § 28f Abs. 1 Satz 4 SGB IV gilt dasselbe für Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise.
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Personalakten
Nicht bestätigt
- Warum diese Zeile leer ist
- Für die Personalakte als solche schreibt kein deutsches Gesetz eine Aufbewahrungsfrist vor: §§ 195 und 199 BGB regeln eine dreijährige Verjährungsfrist für Ansprüche, die mit dem Ende des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger davon Kenntnis erlangt hat, und § 18a BetrAVG regelt die Verjährung von Ansprüchen aus der betrieblichen Altersversorgung; keine dieser Vorschriften begründet eine Aufbewahrungspflicht. Für einzelne Unterlagen in der Personalakte gelten jedoch verbindliche Mindestfristen: Lohnkonten bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG), Aufzeichnungen über Arbeitsentgelte und geleistete Arbeitsstunden mindestens fünf Jahre (§ 165 Abs. 4 Satz 2 SGB VII) und Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 Satz 2 ArbZG mindestens zwei Jahre. Da diese Fristen je nach Unterlage verschieden sind und der Datenschutz verlangt, personenbezogene Daten zu löschen, sobald ihr Zweck entfällt (Art. 17 DSGVO), wird für diese Dokumentart keine einheitliche Frist angezeigt. Bewahren Sie jede Unterlage für die jeweils geltende Frist auf und klären Sie die Aufbewahrungsfrist für Ihren Fall.
Steuererklärungen und Belege
6-8 Jahre
- Die Frist beginnt
- Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, bei Steuererklärungen des Jahres, in dem die Erklärung erstellt und abgegeben wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für die betreffende Steuer noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO); das tatsächliche Fristende kann daher später als nach 6 oder 8 Jahren liegen.
- Rechtsgrundlage
Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Satz 1 AO: sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre. Steuererklärungen und Steuerbescheide sind im Gesetz nicht ausdrücklich genannt; ihre Einordnung unter Nr. 5 ist herrschende Praxis. Die zugrunde liegenden Buchungsbelege: acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO, seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt). Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte: zehn Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). § 147 Abs. 3 Satz 5 AO: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; eine Außenprüfung verlängert die Aufbewahrungspflicht nur mittelbar über die Ablaufhemmung nach § 171 Abs. 4 AO. Hinweis: pauschale Empfehlungen von zehn Jahren für sämtliche Steuerunterlagen sind Praxisempfehlungen, keine gesetzliche Frist.
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Geschäftsverträge
6 Jahre
- Die Frist beginnt
- Gesetzlicher Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres, in dem das Vertragsdokument empfangen oder abgesandt wurde (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO). In der Praxis wird die Frist meist ab dem Ende des Kalenderjahres berechnet, in dem das Vertragsverhältnis endete, weil ein noch laufender Vertrag nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO eine für die Besteuerung bedeutsame Unterlage bleibt; diese Praxis ist eine Empfehlung, nicht der Wortlaut des Gesetzes.
- Rechtsgrundlage
Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 Satz 1 HGB i.V.m. Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 Satz 1 AO: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren. Handelsbriefe sind nach § 257 Abs. 2 HGB nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Verträge sind im Gesetz nicht ausdrücklich genannt; ihre Einordnung als Handelsbrief oder als sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlage (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO, ebenfalls sechs Jahre) ist herrschende Praxis. Dient der Vertrag zugleich als Buchungsbeleg, gilt die Achtjahresfrist (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, seit 1.1.2025). Zivilrechtlich läuft daneben die regelmäßige Verjährung von drei Jahren (§§ 195, 199 BGB).
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Kontoauszüge und Zahlungsbelege
8 Jahre
- Die Frist beginnt
- Ende des Kalenderjahres, in dem der Kontoauszug oder Zahlungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für die betreffende Steuer noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
- Rechtsgrundlage
Kontoauszüge und Zahlungsbelege sind als Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren: Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO und Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 Satz 1 HGB, seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt; nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt die kürzere Frist auch für Belege, deren Zehnjahresfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute (§ 1 Abs. 1b KWG), der Versicherungsaufsicht unterliegende Unternehmen (§ 1 Abs. 1 VAG) und Wertpapierinstitute (§ 2 Abs. 1 WpIG) bleibt es für Buchungsbelege bei zehn Jahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO). Dienen Auszüge ausnahmsweise nicht als Buchungsbeleg, greift die Sechsjahresfrist für sonstige Unterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Satz 1 AO).
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