Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen: Österreich
Wie lange ein Unternehmen Rechnungen, Handelsbücher, Lohnunterlagen, Personalakten und Steuerunterlagen aufbewahren muss, mit dem Gesetz und Paragrafen hinter jeder Frist. Wo der Gesetzestext nicht bestätigt werden konnte, sagt die Zeile das, statt eine Vermutung zu zeigen.
Geprüft am 7. August 2026 und nach bestem Stand unserer Recherche zu diesem Zeitpunkt zutreffend. Aufbewahrungsvorschriften ändern sich, und die Frist für ein konkretes Dokument kann von Ihrer Branche, Ihren Vertragsbedingungen oder einer laufenden Betriebsprüfung abhängen. Nehmen Sie dies als Ausgangspunkt und lassen Sie es von Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt bestätigen, bevor Sie Unterlagen vernichten.
Österreich
6 / 7 bestätigte Dokumentarten
Ein- und Ausgangsrechnungen
7 Jahre
- Die Frist beginnt
- Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Rechnung bezieht (bei ausgestellten Rechnungen: das Kalenderjahr der Ausstellung); für Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffen, 22 Jahre nach § 18 Abs 10 UStG, wobei die Frist von 12 Jahren nur im engen Fall des § 15c WGG gilt
- Rechtsgrundlage
Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1; Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG), § 11 Abs 2 letzter Unterabsatz: Stellt der Unternehmer Rechnungen aus, so hat er eine Durchschrift oder Abschrift anzufertigen und sieben Jahre aufzubewahren; bei elektronischen Rechnungen müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sieben Jahre gewährleistet sein. Regel 2026 unverändert: 7 Jahre (keine Verkürzung wie in Deutschland). Sonderfall Grundstücke: Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffen, sind nach § 18 Abs 10 UStG 22 Jahre aufzubewahren; nur Unterlagen zu Eigentumsübertragungen nach § 15c WGG (ausgenommen Geschäftsräume) sind 12 Jahre aufzubewahren.
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Handelsbücher und Jahresabschlüsse
7 Jahre
- Die Frist beginnt
- Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch vorgenommen, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt oder der Konzernabschluss aufgestellt wurde (§ 212 Abs 2 UGB); die Frist läuft länger, solange Verfahren anhängig sind, in denen der Unternehmer Parteistellung hat
- Rechtsgrundlage
Unternehmensgesetzbuch (UGB), § 212 Abs 1: Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt Lageberichten, Konzernabschlüsse samt Konzernlageberichten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften abgesendeter Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind sieben Jahre geordnet aufzubewahren; darüber hinaus noch solange, als sie für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem der Unternehmer Parteistellung hat, von Bedeutung sind. Ergänzend Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1. Unverändert 2026.
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Lohn- und Gehaltsunterlagen
7 Jahre
- Die Frist beginnt
- Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Lohndaten beziehen; die einzelnen Stammdaten, die für die Ausstellung eines Dienstzeugnisses erforderlich sind, werden üblicherweise mit Blick auf die 30-jährige Verjährungsfrist nach § 1478 ABGB aufbewahrt
- Rechtsgrundlage
Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1: Daten betreffend Lohnsteuer- und Abgabenpflicht sind sieben Jahre aufzubewahren. Das Lohnkonto ist nach § 76 EStG 1988 zu führen; § 76 EStG enthält selbst keine Fristangabe, die Aufbewahrungsfrist folgt aus § 132 BAO. Im Bereich der Sozialversicherung gilt nach der Rechtsprechung des VwGH ebenfalls die siebenjährige Aufbewahrungsfrist nach dem UGB. Achtung: § 68 ASVG ist keine Aufbewahrungs-, sondern eine Verjährungsbestimmung (Feststellungsverjährung 3 bzw. 5 Jahre). Einzelne Stammdaten, die für die Ausstellung eines Dienstzeugnisses erforderlich sind, werden in der Praxis mit Blick auf die 30-jährige Verjährung nach § 1478 ABGB länger aufbewahrt.
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Personalakten
Nicht bestätigt
- Warum diese Zeile leer ist
- Für den Personalakt als Ganzes sieht das österreichische Recht keine Aufbewahrungsfrist vor. Die 30 Jahre in § 1478 ABGB sind eine Verjährungsfrist für den Nichtgebrauch eines Rechtes und begründen keine Pflicht, Unterlagen aufzubewahren; die Wirtschaftskammer Österreich (WKO, Stand 31.03.2025) nennt sie nur für den Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses, nicht für Personalunterlagen im Allgemeinen. Für einzelne Aufzeichnungen gelten eigene Regeln, etwa 24 Monate für Fahrtenbücher und Lenkzeiten nach §§ 17 Abs 5, 17b AZG; daher wird für den Personalakt keine einheitliche Frist angezeigt, und eine längere Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten als nötig widerspricht dem Grundsatz der Datenminimierung nach Art 5 Abs 1 lit c DSGVO. Bitte klären Sie die Frist für die einzelnen Unterlagen im Personalakt für Ihren Fall.
Steuererklärungen und Belege
7 Jahre
- Die Frist beginnt
- Ende des Kalenderjahres, für das die Eintragungen in die Bücher oder Aufzeichnungen vorgenommen wurden oder auf das sich die Unterlagen beziehen; die Frist läuft länger, solange Verfahren betreffend die Abgabenerhebung anhängig sind
- Rechtsgrundlage
Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1: Bücher, Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie für die Abgabenerhebung bedeutsame Geschäftspapiere sind sieben Jahre aufzubewahren; darüber hinaus noch so lange, als sie für die Abgabenerhebung betreffende anhängige Verfahren von Bedeutung sind. Unverändert 2026 (keine Verkürzung wie in Deutschland).
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Geschäftsverträge
7 Jahre
- Die Frist beginnt
- Ende des Kalenderjahres, in dem der Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet wurde (§ 212 Abs 2 UGB); eine längere Aufbewahrung ist ratsam, solange noch Ansprüche geltend gemacht werden können (3 Jahre nach § 1486 ABGB, bis zu 30 Jahre nach § 1478 ABGB)
- Rechtsgrundlage
Unternehmensgesetzbuch (UGB), § 212 Abs 1 (empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe, Buchungsbelege); Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1 (für die Abgabenerhebung bedeutsame Geschäftspapiere). Zusätzlich Verjährung: § 1486 ABGB drei Jahre für Forderungen aus Lieferungen, Arbeiten und sonstigen Leistungen in einem gewerblichen oder geschäftlichen Betrieb, § 1478 ABGB 30 Jahre allgemein; deshalb wird über die 7 Jahre hinaus aufbewahrt, solange Ansprüche geltend gemacht werden können.
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Kontoauszüge und Zahlungsbelege
7 Jahre
- Die Frist beginnt
- Ende des Kalenderjahres, in dem die Eintragung vorgenommen wurde oder auf das sich der Kontoauszug oder Zahlungsbeleg bezieht
- Rechtsgrundlage
Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1 (Belege und sonstige für die Abgabenerhebung bedeutsame Unterlagen); Unternehmensgesetzbuch (UGB), § 212 Abs 1 (Kontoauszüge und Zahlungsbelege als Belege für Buchungen in den nach § 190 UGB zu führenden Büchern). Unverändert 2026.
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