Warum das Papierarchiv digitalisieren?
Die meisten Unternehmen in Serbien haben noch erhebliche Mengen an Papierdokumentation. Digitalisierung bringt:
- Sofortige Suche — jedes Dokument in Sekunden finden
- Platzersparnis — physischen Raum freigeben
- Schutz vor Verlust — Papier brennt, wird nass, zerfällt
- Einfacherer Zugriff — mehrere Mitarbeiter gleichzeitig
- Gesetzeskonformität — immer mehr Vorschriften erfordern elektronische Aufbewahrung
Schritt 1: Bewertung und Priorisierung
Nicht alles auf einmal digitalisieren. Beginnen Sie mit aktiver Dokumentation, dann langfristiger Aufbewahrung.
Schritt 2: Dokumentation zum Scannen vorbereiten
- Heftklammern und Büroklammern entfernen
- Geknickte Seiten glätten
- Reihenfolge organisieren
Schritt 3: Scannen
- Auflösung: Minimum 300 DPI, 600 DPI für feine Details
- Format: PDF/A für Langzeitaufbewahrung
- ADF-Scanner: automatischer Dokumenteneinzug beschleunigt den Prozess
Schritt 4: OCR-Verarbeitung
OCR ist entscheidend. Ohne OCR ist ein gescanntes Dokument nur ein Bild. Mit OCR wird jedes Dokument inhaltlich durchsuchbar.
Arhivix hat eingebautes AI-OCR, das automatisch Text erkennt — auch kyrillische Schrift.
Schritt 5: Benennung und Klassifizierung
- Klarer Dateiname:
2025-06-15_rechnung_eingang_lieferant-XYZ.pdf - Klassifikationszeichen gemäß Kategorienliste
- Metadaten: Datum, Typ, Autor, Aufbewahrungsfrist
Schritt 6: Speicherung und Backup
- Zentrales DMS-System
- Backup an 2+ Standorten
- Zugangskontrolle und Audit-Trail
Rechtsgültigkeit digitalisierter Dokumente
Gemäß dem Gesetz über elektronische Dokumente können digitalisierte Dokumente die gleiche Rechtskraft wie Originale haben, wenn bestimmte Standards eingehalten werden.
Papieroriginale sollten dennoch parallel aufbewahrt werden, bis die Vorschriften weiterentwickelt werden.
Fazit
Die Digitalisierung von Papierarchiven ist eine Investition, die sich vielfach auszahlt.
Arhivix ermöglicht das Hochladen gescannter Dokumente mit automatischer OCR-Verarbeitung, Kategorisierung und AI-Suche. Starten Sie heute — kostenlos.
