Razumevanje srpskog Zakona o arhivskoj gradji
Zakon o arhivskoj gradji i arhivskoj delatnosti, koji je stupio na snagu 2. februara 2021. godine, sa obavezama elektronskog arhiviranja koje se primenjuju od 1. januara 2024, odnosi se na SVA pravna lica u Srbiji -- i javni i privatni sektor.
Mnoga preduzeca se fokusiraju na uskladjenost sa SEF e-fakturisanjem dok zanemaruju svoje arhivske obaveze. Ovaj dvostruki teret uskladjenosti je jedna od najcescih bolnih tacaka za srpska mala i srednja preduzeca.
Osnovni zahtevi
- Arhivska knjiga: Svako pravno lice mora voditi detaljan registar sve arhivske i dokumentarne gradje
- Liste kategorija: Dokumenti moraju biti kategorizovani sa definisanim rokovima cuvanja
- Adekvatna zastita: I fizicka i digitalna dokumenta moraju biti adekvatno zasticena
- Predaja nadleznim arhivima: Redovno izvestavanje drzavnim arhivima je obavezno
- Rokovi cuvanja: Minimum 10 godina za fakture, dok neke kategorije zahtevaju trajno cuvanje
Kazne
Prekrsaji nose znacajne novcane kazne:
- Pravna lica: 50.000 - 2.000.000 RSD (priblizno EUR 425 - 17.000)
- Odgovorna lica: 5.000 - 150.000 RSD
Inspektori nadleznih arhiva mogu proveriti uskladjenost u bilo kom trenutku, a kazne se primenjuju po prekrsaju.
Digitalna resenja za uskladjenost
Prelazak sa papira na elektronsko arhiviranje nije samo zakonska obaveza vec i prakticna neophodnost. Kompanije koje jos uvek upravljaju dokumentima rucno suocavaju se sa eksponencijalno rastucim troskovima i rizicima kako obim raste.
Vladini programi poput GovTech programa kroz Fond za inovacionu delatnost nude do 14.000.000 RSD (priblizno EUR 120.000) za digitalna resenja, dok EBRD inicijativa Go Digital in Western Balkans obezbedjuje EUR 10 miliona za zelene i digitalne investicije.
Kako Arhivix pomaze
Arhivix direktno odgovara na zahteve srpskog Zakona o arhivskoj gradji. AES-256 enkripcija obezbedjuje adekvatnu zastitu sve dokumentarne gradje. AWS S3 skladistenje pruza trajnost potrebnu za rokove cuvanja od 10 i vise godina. Sveobuhvatni revizorski tragovi kreiraju evidencije otporne na izmene koje inspektori arhiva zahtevaju -- automatski generisujuci dokumentaciju potrebnu za vasu arhivsku knjigu i liste kategorija.
