Zakon o arhivskoj gradji: Sta svaka srpska firma mora da zna
Zakon o arhivskoj gradji i arhivskoj delatnosti (Sluzbeni glasnik RS br. 6/2020), na snazi od 2. februara 2021, uspostavlja sveobuhvatne obaveze u pogledu nacina na koji srpske firme kreiraju, upravljaju i cuvaju svoju dokumentaciju. U centru tih obaveza nalazi se Arhivska knjiga — obavezni registar koji prati svu poslovnu dokumentaciju od nastanka do odlaganja.
Ko mora da vodi Arhivsku knjigu?
Svako pravno lice i preduzetnik u Srbiji duzan je da vodi Arhivsku knjigu. To ukljucuje:
- Sve firme bez obzira na velicinu — od samostalnih preduzetnika do velikih korporacija
- Javne institucije i drzavne organe
- Neprofitne organizacije i udruzenja
- Filijale stranih kompanija koje posluju u Srbiji
Digitalni zahtevi za Arhivsku knjigu
Zakon zahteva da digitalni dokumenti arhivirani elektronski moraju nositi kvalifikovani elektronski potpis ili pecat. Sama Arhivska knjiga mora se godisnje predavati nadleznoj arhivskoj instituciji. Kljucni zahtevi obuhvataju:
- Minimalan rok cuvanja od 10 godina za vecinu poslovnih dokumenata (5 godina za neobveznike PDV-a)
- Kvalifikovani elektronski potpis za sve digitalno arhivrane dokumente
- Godisnje predavanje Arhivske knjige nadleznom drzavnom arhivu
- Lista kategorija sa definisanim rokovima cuvanja za svaku kategoriju dokumenata
Uobicajene greske u uskladjenosti
Uprkos tome sto je zakon na snazi od 2021, mnoge srpske firme jos uvek nisu u potpunosti uvele procedure Arhivske knjige. Najcesci propusti su:
- Nevodjenje Arhivske knjige
- Nepredavanje Arhivske knjige godisnje
- Neprimenjivanje kvalifikovanog elektronskog potpisa na digitalne dokumente
- Nedostajuce liste kategorija za vrste dokumenata
- Neadekvatni uslovi fizickog i digitalnog cuvanja
Kazne i sprovodjenje
Kazne za neuskladjenost sa Arhivskom knjigom su stroge:
- Pravna lica: 50.000 do 2.000.000 RSD
- Preduzetnici: 50.000 do 500.000 RSD
- Odgovorna lica: 10.000 do 150.000 RSD
Inspekcije regionalnih arhivskih institucija sve su cesci, a firme koje ne mogu da demonstriraju uskladjenost suocavaju se kako sa finansijskim kaznama tako i sa rizikom po reputaciju.
Kako Arhivix pomaze
Arhivix automatizuje uskladjenost Arhivske knjige prateom svaki dokument kroz ceo zivotni ciklus — od kreiranja i klasifikacije do cuvanja i odlaganja. Svi dokumenti se cuvaju sa AES-256 enkripcijom na AWS S3 infrastrukturi, uz podrsku za kvalifikovani elektronski potpis. Arhivix revizijski trag pruzaju potpuni dokazni lanac koji arhivski inspektori zahtevaju, dok automatizovano upravljanje rokovima cuvanja osigurava da su dokumenti sacuvani za zakonski propisani period i oznaceni za pregled kada taj period istekne.
