Obavezno elektronsko arhiviranje od januara 2024.
Srbija je učinila elektronsko arhiviranje obaveznim za sve elektronske dokumente počevši od 1. januara 2024. To znači da svako preduzeće koje generiše ili prima elektronske fakture, otpremnice, ugovore i druga dokumenta mora da ih čuva u zakonski usklađenoj elektronskoj arhivi. Papirni ispisi elektronskih dokumenata ne zadovoljavaju zahtev.
Više od dve godine nakon uvođenja mandata, mnoga preduzeća i dalje imaju praznine u svojim praksama arhiviranja. Sa pojačanim sprovođenjem u 2026, sada je pravo vreme da osigurate potpunu usklađenost.
Šta se mora arhivirati
Obaveza arhiviranja pokriva sva elektronska dokumenta, uključujući ali ne ograničavajući se na:
- Sve fakture izdate i primljene kroz SEF
- Elektronske otpremnice (eOtpremnice)
- Elektronske ugovore i sporazume
- Digitalne priznanice i potvrde o plaćanju
- Poresku prepisku podnetu elektronski
- Svaki dokument izvorno kreiran u elektronskom obliku ili konvertovan u elektronski oblik
Period čuvanja varira prema tipu dokumenta, ali generalno se kreće od 5 do 10 godina za dokumenta vezana za poreze. Preduzeća moraju osigurati da njihovo rešenje za arhiviranje može održati integritet i dostupnost dokumenata tokom celokupnog perioda čuvanja.
Kazne i novčane globe
Neusklađenost sa obavezama elektronskog arhiviranja nosi ozbiljne kazne. Globe se kreću od 200.000 RSD do 2.000.000 RSD, u zavisnosti od prirode i težine prekršaja. Uobičajeni prekršaji uključuju:
- Nearhiviranje elektronskih dokumenata uopšte
- Korišćenje neusklađenih metoda skladištenja (kao što su lokalni hard diskovi bez zaštite integriteta)
- Nemogućnost pružanja arhiviranih dokumenata tokom inspekcije
- Gubitak arhiviranih dokumenata usled neadekvatnih procedura rezervnih kopija
- Propust održavanja integriteta dokumenata odgovarajućim tehničkim merama
Poreski inspektori sve češće traže elektronska dokumenta tokom revizija, a nemogućnost da ih pružite u njihovom originalnom elektronskom formatu tretira se kao ozbiljan prekršaj.
Zahtevi za usklađenost
Usklađena elektronska arhiva mora ispuniti nekoliko tehničkih i organizacionih zahteva:
- Integritet dokumenata mora biti garantovan kroz enkripciju ili digitalne potpise
- Kontrole pristupa moraju ograničiti ko može pregledati, izmeniti ili obrisati arhivirana dokumenta
- Revizorski tragovi moraju beležiti svaku akciju preduzetnu nad arhiviranim dokumentima
- Procedure za rezervne kopije i oporavak od katastrofe moraju biti uspostavljene
- Dokumenti moraju biti pretraživi i dostupni u razumnom vremenskom roku
Uobičajene greške koje preduzeća prave
Mnoga srpska preduzeća upadaju u uobičajene zamke sa elektronskim arhiviranjem. Čuvanje PDF fajlova u folderima elektronske pošte ili deljenim diskovima ne predstavlja usklađeno arhiviranje. Oslanjanje na jednu lokaciju za skladištenje bez rezervnih kopija stvara neprihvatljiv rizik. Propust održavanja metapodataka i revizorskih tragova čini nemogućim dokazivanje autentičnosti dokumenata tokom inspekcija.
Najskuplja greška je čekanje inspekcije da se pozabavite prazninama u arhiviranju. Do tog trenutka, kazne su neizbežne i troškovi sanacije daleko premašuju troškove proaktivne usklađenosti.
Kako Arhivix pomaže
Arhivix je namenski napravljen za srpske zahteve elektronskog arhiviranja. Svaki dokument je šifrovan AES-256 enkripcijom i čuva se na AWS S3 infrastrukturi sa ugrađenom redundansom i trajnošću. Detaljni revizorski tragovi beleže svako otpremanje, pregled, preuzimanje i izmenu dokumenta, pružajući dokazni trag koji srpski zakon zahteva. Sa Arhivix-om, vaše preduzeće može ispuniti sve obaveze arhiviranja i izbeći kazne do 2.000.000 RSD.
