Zašto je zaštita uzbunjivača i dalje aktuelna tema za poslodavce
Zakon o zaštiti uzbunjivača u Srbiji je na snazi od 2015. godine, ali veliki broj privrednih društava, ustanova i preduzetnika i dalje nema uređen postupak unutrašnjeg uzbunjivanja niti jasno definisanu dokumentaciju koja prati taj proces. Kako inspekcijski nadzor i radni sporovi sve češće uključuju proveru upravo ovog segmenta poslovanja, tema ponovo dobija na značaju, posebno za srednja i veća preduzeća koja prelaze prag od deset zaposlenih.
Za razliku od tema poput arhivske građe ili poreske dokumentacije, zaštita uzbunjivača otvara specifično pitanje: kako se čuva i ko sme da pristupi dokumentaciji koja sadrži izuzetno osetljive lične podatke, uključujući identitet lica koje prijavljuje nepravilnosti.
Ko je u obavezi da uredi postupak unutrašnjeg uzbunjivanja
Zakon propisuje da poslodavac koji ima više od deset zaposlenih mora opštim aktom da uredi postupak unutrašnjeg uzbunjivanja. To se odnosi na:
- privredna društva i preduzetnike sa preko deset radno angažovanih lica,
- organe javne vlasti, nezavisno od broja zaposlenih,
- ustanove i druge pravne subjekte na koje se zakon primenjuje po posebnim propisima.
Opšti akt mora biti dostupan na vidnom mestu u prostorijama poslodavca, a ako postoje tehničke mogućnosti, i na internet stranici firme. U praksi to znači da akt treba da bude i fizički i elektronski dostupan, uz jasnu evidenciju kada je i kome uručen ili predstavljen prilikom zapošljavanja.
Šta opšti akt mora da sadrži
Da bi opšti akt bio usklađen sa zakonom, potrebno je da precizno definiše: ko je ovlašćeno lice za prijem prijava, na koji način se prijava podnosi (pisano, usmeno, elektronskim putem), rokove za postupanje, način obaveštavanja uzbunjivača o ishodu postupka, kao i mere zaštite podataka o identitetu lica koje je podnelo prijavu.
Dokumentacija koju je poslodavac dužan da vodi
Sam proces uzbunjivanja proizvodi nekoliko vrsta dokumenata koje poslodavac mora da vodi uredno i sistematično:
- zapisnik ili potvrda o prijemu prijave, sa datumom i načinom podnošenja,
- evidenciju o toku postupka i preduzetim radnjama,
- obaveštenje uzbunjivaču o ishodu postupka u zakonskom roku,
- internu prepisku i odluke donete povodom prijave,
- evidenciju o eventualnim merama zaštite uzbunjivača od štetne radnje poslodavca.
Ovlašćeno lice koje prima prijave dužno je da postupi po dobijenoj informaciji i da uzbunjivača obavesti o toku i preduzetim radnjama, kao i o konačnom ishodu. Nedostatak pisanog traga o ovim koracima jedan je od najčešćih propusta koji se utvrđuju u inspekcijskom nadzoru ili tokom radnog spora.
Tajnost identiteta i zaštita ličnih podataka
Najosetljiviji deo cele procedure je zaštita identiteta uzbunjivača. Zakon izričito propisuje da je ovlašćeno lice dužno da štiti lične podatke uzbunjivača i podatke na osnovu kojih se identitet uzbunjivača može otkriti, osim ako sam uzbunjivač pristane na otkrivanje identiteta. Ako se otkrivanje identiteta ne može izbeći (na primer, u postupku pred nadležnim organom), uzbunjivač mora biti unapred obavešten o tome.
Ovo direktno povezuje zaštitu uzbunjivača sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti: prijave, prepiska i evidencije koje sadrže lične podatke moraju se čuvati odvojeno od redovne kadrovske dokumentacije, sa ograničenim krugom lica koja imaju pristup, i uz jasno definisane rokove čuvanja. U slučajevima kada prijava sadrži i podatke koji se smatraju tajnim u smislu Zakona o tajnosti podataka, primenjuju se dodatne, strože mere zaštite.
Praktične implikacije za čuvanje dokumentacije
U praksi ovo znači da fascikle ili elektronski fajlovi sa prijavama uzbunjivača ne smeju biti deo opšte arhive kojoj pristupa širi krug zaposlenih u kadrovskoj ili pravnoj službi. Preporučljivo je da se ovakva dokumentacija čuva u posebnom, kontrolisanom segmentu arhive, sa evidencijom pristupa i jasno definisanim licem koje je jedino ovlašćeno da tu dokumentaciju otvara i ažurira.
Zabrana stavljanja u nepovoljniji položaj
Poslodavcu je izričito zabranjeno da uzbunjivača ili sa njim povezano lice stavi u nepovoljniji položaj zbog podnete prijave, bilo činjenjem bilo nečinjenjem. Ovo se odnosi na zapošljavanje, napredovanje, disciplinske mere, uslove rada, zaradu i druga primanja, kao i na prestanak radnog odnosa. Svaka odluka poslodavca koja bi mogla da se dovede u vezu sa statusom uzbunjivača treba da bude dodatno dokumentovana i obrazložena, upravo da bi se izbegla sumnja u kršenje zabrane.
Novčane kazne za poslodavce
Zakon predviđa konkretne novčane kazne za prekršaje:
- od 50.000 do 500.000 dinara za poslodavca koji ima svojstvo pravnog lica,
- od 10.000 do 100.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu.
Kazne se odnose, između ostalog, na nepostojanje opšteg akta, neobaveštavanje zaposlenih o pravima iz zakona, nepostupanje po prijavi u propisanom roku, kao i na kršenje obaveze zaštite identiteta uzbunjivača.
Šta dalje: koraci za usklađivanje
Za poslodavce koji žele da provere ili urede ovaj segment poslovanja, korisno je proći kroz sledeće korake:
- proveriti da li firma prelazi prag od deset zaposlenih i da li već ima usvojen opšti akt o unutrašnjem uzbunjivanju,
- odrediti i pisano ovlastiti lice zaduženo za prijem i postupanje po prijavama,
- uskladiti rokove za obaveštavanje uzbunjivača sa onima propisanim zakonom,
- uspostaviti poseban, ograničen pristup dokumentaciji koja sadrži podatke o identitetu uzbunjivača,
- definisati rok čuvanja ove dokumentacije u internim aktima o zaštiti podataka o ličnosti,
- redovno proveravati da li su akt i evidencije ažurni, posebno nakon promena u broju zaposlenih ili organizacionoj strukturi.
Iako zaštita uzbunjivača na prvi pogled deluje kao usko pravno pitanje, u praksi se svodi na uredno vođenje dokumentacije, jasnu podelu odgovornosti i kontrolisan pristup osetljivim podacima, što je oblast u kojoj većina poslodavaca ima prostora za unapređenje.
