Dva dokumenta, jedan proces
Sistem elektronskih otpremnica u Srbiji ne podrazumeva samo slanje otpremnice — uključuje i potvrdu prijema kroz e-prijemnicu. Ova dva dokumenta čine kompletnu evidenciju kretanja robe: jedan potvrđuje da je roba poslata, drugi da je primljena.
Mnogi poistovećuju e-otpremnicu i e-prijemnicu, ali to su različiti dokumenti sa različitim obavezama. U ovom članku objašnjavamo sve razlike.
Šta je e-otpremnica?
E-otpremnica je elektronski dokument koji pošiljalac kreira pre otpreme robe. Sadrži:
- Podatke o pošiljaocu i primaocu
- Opis robe, količinu, jedinicu mere
- Podatke o prevozniku
- Datum i vreme otpreme
- Adresu utovara i istovara
Ključno pravilo: e-otpremnica mora biti kreirana PRE nego što roba napusti magacin.
Šta je e-prijemnica?
E-prijemnica je elektronski dokument koji primalac šalje kao potvrdu da je robu primio. Može biti:
- Prihvatanje — primalac potvrđuje da je roba primljena u celosti i ispravna
- Delimično prihvatanje — primljena je samo deo robe ili postoji oštećenje
- Odbijanje — primalac odbija pošiljku (oštećena roba, pogrešna roba, neporučena roba)
Uporedni prikaz
| Karakteristika | E-otpremnica | E-prijemnica |
|---|---|---|
| Ko kreira | Pošiljalac | Primalac |
| Kada | Pre otpreme robe | Nakon prijema robe |
| Rok | Pre polaska iz magacina | 3 dana za fizički prijem, 8 dana za prihvatanje/odbijanje |
| Obavezna | Da, uvek | Da, uvek |
| Kazna za nepoštovanje | Do 2.000.000 RSD | Do 500.000 RSD |
Rokovi za primaoca: 3 + 8 dana
Primalac ima dvostepenu obavezu:
Korak 1: Potvrda fizičkog prijema — rok 3 dana
Čim roba stigne, primalac mora u roku od 3 radna dana da u sistemu potvrdi da je roba fizički preuzeta. Ovo je jednostavna potvrda — "roba je stigla".
Korak 2: Prihvatanje ili odbijanje — rok 8 dana
Nakon potvrde prijema, primalac ima 8 dana da pošalje e-prijemnicu sa jednim od tri statusa:
- Prihvaćeno — roba je kompletna i ispravna
- Delimično prihvaćeno — navesti šta fali ili šta je oštećeno
- Odbijeno — navesti razlog odbijanja
Tok procesa od otpreme do prijema
- Pošiljalac kreira e-otpremnicu u sistemu (pre otpreme)
- Roba kreće na put — vozač ima pristup e-otpremnici u MATP aplikaciji
- Roba stiže kod primaoca
- Primalac potvrđuje fizički prijem — u roku od 3 dana (u MAP aplikaciji ili na portalu)
- Primalac šalje e-prijemnicu — prihvatanje, delimično prihvatanje ili odbijanje (u roku od 8 dana)
- Pošiljalac vidi status — prihvaćeno, delimično ili odbijeno
- Oba dokumenta se arhiviraju — obavezno čuvanje 10 godina
Šta se dešava kad primalac odbije robu?
Kad primalac pošalje e-prijemnicu sa statusom "Odbijeno":
- Pošiljalac dobija notifikaciju o odbijanju sa razlogom
- Roba se mora vratiti — za povratni transport se kreira nova e-otpremnica
- Celokupan tok (originalna otpremnica + odbijanje + povratna otpremnica) ostaje u sistemu kao evidencija
- Ovo je korisno za reklamacije, sporove i poreske kontrole
Šta ako primalac ne reaguje?
Ako primalac ne potvrdi prijem u roku od 3 dana ili ne pošalje e-prijemnicu u roku od 8 dana:
- Primalac je u prekršaju — kazna do 500.000 RSD za pravna lica
- Otpremnica ostaje u statusu "čeka potvrdu"
- Pošiljalac nije odgovoran za neaktivnost primaoca
- Sistem generiše upozorenja za istekle rokove
Kako DMS pomaže u upravljanju otpremnicama i prijemnicama
- Automatsko kreiranje e-otpremnica iz naloga za otpremu
- Praćenje statusa — vidite da li je primalac potvrdio prijem
- Upozorenja za rokove — ako prijem nije potvrđen u 3 dana, dobijate alert
- Povezivanje dokumenata — otpremnica + prijemnica + faktura u jednom mestu
- Arhiviranje 10+ godina — svi dokumenti se automatski čuvaju u skladu sa zakonom
Zaključak
E-otpremnica i e-prijemnica su dva dela istog procesa — jedna potvrđuje otpremu, druga prijem. Oba su obavezna, oba imaju rokove i oba podležu kaznama ako se ne poštuju.
Arhivix automatizuje ceo ciklus — od kreiranja e-otpremnice do arhiviranja e-prijemnice, sa upozorenjima za sve rokove i potpunim audit trail-om.
