Šta je arhivska inspekcija?
Arhivska inspekcija je nadzor koji sprovode nadležni arhivi nad pravnim licima i preduzetnicima u Srbiji, sa ciljem provere da li se dokumentacija čuva, vodi i štiti u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.
Inspekcija može biti redovna (planska) ili vanredna (po prijavi ili inicijativi). Svaka firma u Srbiji može biti predmet kontrole — bez obzira na veličinu ili delatnost.
Šta inspektori proveravaju?
Evo kompletnog spiska onoga što arhivski inspektor može tražiti:
1. Pravilnik o zaštiti registraturskog materijala
Da li firma ima usvojen interni Pravilnik? Da li je ažuran? Da li su zaposleni upoznati sa njim?
2. Lista kategorija registraturskog materijala
Da li postoji Lista sa rokovima čuvanja? Da li je odobrena od strane nadležnog arhiva? Da li odgovara stvarnim tipovima dokumentacije firme?
3. Arhivska knjiga
Da li se vodi? Da li je uredno popunjena? Da li je predata arhivu u roku (do 30. aprila)? Da li su redni brojevi kontinuirani?
4. Imenovanje odgovornog lica
Da li je formalno imenovano lice odgovorno za zaštitu registraturskog materijala?
5. Uslovi čuvanja
Gde se dokumentacija čuva? Da li je prostorija adekvatna (suva, zaštićena od požara, zaključana)? Da li su police i registratori u redu?
6. Uništavanje dokumentacije
Da li je firma uništavala dokumentaciju? Ako jeste — da li je prethodno dobila saglasnost arhiva? Da li postoji zapisnik o uništavanju?
Kako se pripremiti za inspekciju?
Ova lista vam može poslužiti kao provera spremnosti:
- ✓ Usvojen Pravilnik o zaštiti registraturskog materijala
- ✓ Lista kategorija odobrena od nadležnog arhiva
- ✓ Arhivska knjiga popunjena i predata za sve prethodne godine
- ✓ Imenovano odgovorno lice (sa rešenjem/odlukom)
- ✓ Dokumentacija čuvana u adekvatnim uslovima
- ✓ Ako je bilo uništavanja — saglasnost arhiva + zapisnik
- ✓ Elektronska dokumentacija pravilno arhivirana
Kazne za prekršaje
Prema članu 42-43. Zakona:
| Prekršilac | Raspon kazne |
|---|---|
| Pravna lica | 50.000 — 2.000.000 RSD |
| Preduzetnici | 10.000 — 500.000 RSD |
| Odgovorna lica | 5.000 — 150.000 RSD |
Najstrožije se kažnjava uništavanje dokumentacije bez saglasnosti, pogotovo ako se radi o dokumentaciji trajne vrednosti.
Šta ako firma nije nikada predavala arhivsku knjigu?
Ovo je čest scenario. Mnoge firme posluju godinama a da nikada nisu predale arhivsku knjigu niti znaju za tu obavezu. U tom slučaju:
- Ne paničite, ali reagujte odmah
- Retroaktivno popunite arhivske knjige za sve prethodne godine
- Usvojite Pravilnik i Listu kategorija ako ih nemate
- Imenujte odgovorno lice
- Kontaktirajte nadležni arhiv — obično su kooperativni i pomažu firmama koje dolaze dobrovoljno
Bolje je da se sami javite arhivu nego da čekate inspekciju.
Zaključak
Arhivska inspekcija nije nešto čega treba da se plašite — pod uslovom da imate dokumentaciju u redu. Ključ je u sistematskom pristupu: Pravilnik, Lista, arhivska knjiga i adekvatno čuvanje.
Sa Arhivix-om, svi ovi zahtevi su automatizovani. Sistem generiše arhivsku knjigu, prati rokove čuvanja, kategorizuje dokumente po Listi kategorija i čuva kompletnu evidenciju za slučaj kontrole. Registrujte se besplatno.
