Oblacna shramba vs DMS: Zakaj Google Drive, Dropbox in OneDrive niso dovolj za poslovanje

Trilema oblacne shrambe: Google Drive, Dropbox ali OneDrive?

Ko podjetje razmislja o dokumentih v oblaku, obicajno izbira med tremi moznostmi: Google Drive, Dropbox ali OneDrive. Vsak ima prednosti, a vsi delijo isto temeljno tezavo -- zasnovani so za shranjevanje datotek, ne za upravljanje dokumentov.

Kaksen je razlika med oblacno shrambo in DMS?

Oblacna shramba je digitalni trdi disk v oblaku. DMS je sistem, ki razume, kaj so vasi dokumenti -- jih klasificira, sledi rokom hrambe, zagotavlja regulatorno skladnost, omogoca e-podpise in ustvarja arhivske zapise.

Primerjava: Oblak vs DMS

Funkcija	Google Drive	Dropbox	OneDrive	DMS (Arhivix)
Brezplacni nacrt	15 GB	2 GB	5 GB	Brezplacna raven
OCR iskanje	Omejeno	Ne	Ne	Da (AI)
Samodejna klasifikacija	Ne	Ne	Ne*	Da
Roki hrambe	Ne	Ne	Ne*	Da
Elektronski podpisi	Dodatek	Dropbox Sign	Dodatek	Vgrajeni
Delovni tokovi odobritev	Ne	Ne	Ne*	Da
Arhivska knjiga	Ne	Ne	Ne	Da
Revizijska sled	Osnovna	Osnovna	Osnovna	Podrobna
Regulatorna skladnost	Ne	Ne	Ne	Da

* Na voljo z licenco SharePoint Premium/E5 z dodatno konfiguracijo

5 znakov, da potrebujete DMS

1. Imate vec kot 1.000 dokumentov

DMS z AI iskanjem najde dokumente v sekundah.

2. Imate zakonske zahteve glede hrambe

DMS vas opozori pred iztekom rokov in preprecit nenamerno izbris.

3. Se soocate z revizijami ali inspekcijami

DMS ustvari porocilo v 30 sekundah.

4. Vec kot 10 zaposlenih dela z dokumenti

DMS z RBAC samodejno upravlja dostop po vlogah.

5. Potrebujete e-podpise in dobavnice

DMS vkljucuje oboje v enoten delovni tok.

Zakljucek: Oblacna shramba ≠ DMS

Ce potrebujete klasifikacijo, roke hrambe, e-podpise, delovne tokove, arhivske zapise in revizijske sledi -- potrebujete DMS.

Arhivix je DMS, ki zdruzuje enostavnost oblacne shrambe z vsemi funkcijami, ki jih vase podjetje dejansko potrebuje. Preizkusite ga brezplacno.