Zakaj ARS certifikat ni le formalnost
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) v 18. do 24. clenu predpisuje, da mora vsak ponudnik storitev zajema, hrambe ali zaupne hrambe v elektronski obliki za gradivo s trajno vrednostjo razpolagati z notranjimi pravili, ki jih potrdi Arhiv Republike Slovenije (ARS), in z opremo ter programsko opremo, ki je certificirana po Uredbi o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG). Brez tega certifikata zapis, ki nastane v vasi e-hrambi, na sodiscu izgubi dokazno vrednost po 31. clenu ZVDAGA: predloziti morate izvirnik ali pa pricakovati izpodbijanje.
V praksi to pomeni, da javni sektor in tudi vsako podjetje, ki ima poslovne procese vezane na trajno hrambo (notarski zapisi, zdravstvena dokumentacija, gradbena dokumentacija, racunovodske listine za podjetja v davcni reviziji), ne sme podpisati pogodbe s ponudnikom brez veljavnega certifikata e-ARS.
Aktivnih ponudnikov v 2026 je manj kot pricakujete
Register ARS razlikuje med tremi vrstami certifikatov: storitev (oznaka e-ARS YYYY/CSxxx), programska oprema (e-ARS YYYY/SWxxx) in oprema (e-ARS YYYY/HWxxx). Po pregledu javnega registra v zacetku 2026 je aktivnih le okoli 12 ponudnikov storitev, ki imajo veljaven certifikat. Med njimi so Mikrocop, Mikrografija, Gama System, ZZI bizBox, ShakeSpeare in nekaj manjsih. Veliko ponudnikov, ki se v marketingu predstavljajo kot "skladni z ZVDAGA", v resnici nimajo aktivnega certifikata storitev, ampak le certifikat opreme ali zastareli certifikat, ki je potekel pri zadnjem 5-letnem preverjanju.
Certifikat velja 5 let, vsako leto pa mora ARS opraviti nadzorni audit. Ce ponudnik ne vzdrzi nadzornega audita, mu ARS lahko zacasno zadrzi certifikat. Vasi dokumenti, hranjeni v tem oknu, ostanejo, vendar postanejo pravno izpodbojni. Zato je iskanje "ali ima certifikat" napacno vprasanje. Pravilno vprasanje je: ali ima ponudnik neprekinjeno veljaven certifikat skozi celotno obdobje hrambe, ki ga potrebujem.
5 vprasanj, ki jih morate postaviti preden podpisete
- Ali je vasa storitev (ne samo programska oprema) certificirana po UVDAG, in pod katero stevilko e-ARS YYYY/CSxxx? Stevilko preverite v javnem registru SPOT.
- Kdaj poteka 5-letna obnova certifikata, in kako bo zagotovljena kontinuiteta v primeru zamude pri reakreditaciji?
- Kje fizicno se nahajajo podatkovni centri? ZVDAGA zahteva, da je gradivo s trajno vrednostjo dostopno na ozemlju Slovenije ali pod nadzorom drzavnih organov; cloud na drugi celini ne kvalificira brez dodatnih ukrepov.
- Kako se izvaja migracija formatov po 16. clenu UVDAG? Trajna hramba 30 ali vec let zahteva pretvorbo iz starih formatov (npr. TIFF G4, doc, mid) v dolgorocno arhivirne (PDF/A-3, XML s shemo). Brez nacrta migracije bo gradivo cez 15 let neberljivo.
- Kdo deduje dokazno vrednost, ce zamenjate ponudnika? Hash-chain in casovni zigi morajo biti prenosljivi. Mnogi ponudniki s tem operirajo kot z lock-in mehanizmom.
Kaj se zgodi z dokumenti pri ne-certificiranem ponudniku na sodiscu
31. clen ZVDAGA pravi: dokumentu, ki je zajet in hranjen po notranjih pravilih, potrjenih od ARS, in z uporabo certificirane opreme oziroma storitve, se domneva istovetnost izvirniku. Brez tega clena ostane navadni elektronski dokument. V upravnih in davcnih postopkih to morda ne povzroci tezav, dokler ni spora. V trenutku, ko nastane gospodarski spor ali kazenski postopek, nasprotna stran lahko izpodbija avtenticnost in vi morate predloziti izvirnik. Za listine, ki ste jih unicili po digitalizaciji, izvirnika ni vec. Sodnik dokumenta ne sprejme.
Najbolj boleci primeri v praksi so gradbene dokumentacije, kjer izvajalec po 10 letih iztozi placilo na podlagi situacije, ki je bila digitalizirana v sistem brez ARS certifikata. Naročnik nima primarnega zapisa, hramba ni dokazna, izvajalec dobi obrok kljub temu, da je situacija pretirana.
Posebnost zaupne hrambe
Zaupna hramba je dodatni nivo, ki ga ZVDAGA zahteva za podatke s posebno stopnjo zaupnosti (zdravstveni podatki, podatki obvescevalnih sluzb, nekatere finance). Ponudnik mora poleg "navadnega" certifikata storitve imeti loceno potrditev zaupne hrambe. V Sloveniji je takih ponudnikov v 2026 le pesçica. Ce vas posel obsega zdravstvene zapise pacientov, gospodarska skrivnost s pogodbeno omejitvijo razkritja ali izvedensko dokumentacijo, je preverjanje tega podstatusa kljucno.
Kazni za neskladnost: ZVDAGA v 88. clenu predpisuje globe do 125.000 EUR za pravne osebe in do 4.100 EUR za odgovorne osebe pri kompletnem neizpolnjevanju obveznosti hrambe. Veliko podjetij teh zneskov ne pricakuje, ker so v primerjavi z denimo GDPR (do 4% globalnega prometa) videti manjsi. V kombinaciji z izgubo dokazne vrednosti v sodnem sporu pa pravi strosek hitro presega vsako pricakovanje.
