Rok hrambe ni en sam
Ko slovenska podjetja razmisljajo o hrambi racunov, najpogosteje navedejo deset let in stvar zakljucijo. Vendar 86. clen Zakona o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) postavlja dva razlicna roka, in razlika med njima lahko podjetje stane resnih tezav v davcnem nadzoru. Splosni rok hrambe racunov je deset let po poteku leta, na katero se racuni nanasajo. Za racune, povezane z nepremicninami, pa velja kar dvajset let.
To ni tehnikalija. Pomeni, da racun za gradbena dela, najem poslovnega prostora ali nakup nepremicnine ne smete unicit ali pobrisat po desetih letih, ce mislite, da ste s tem opravili svoje. Dvajsetletni rok je posledica narave DDV pri nepremicninah, kjer se popravki odbitka DDV lahko raztezajo cez vec let, zato mora dokumentacija ostati na voljo bistveno dlje.
Kaj tocno zahteva 86. clen
ZDDV-1 dolaca, da mora davcni zavezanec zagotoviti hrambo kopij racunov, ki jih izda sam ali jih v njegovem imenu izda druga oseba, ter vseh racunov, ki jih prejme. Hramba mora trajati deset let po poteku leta, na katero se racuni nanasajo, oziroma dvajset let za racune v zvezi z nepremicninami. Pri tem zakon ne govori le o tem, kako dolgo, ampak tudi o tem, kako.
Med celotnim obdobjem hrambe morajo biti zagotovljeni pristnost izvora, celovitost vsebine in citljivost racuna. To pomeni, da mora biti jasno, kdo je racun izdal, da vsebina ni bila spremenjena in da je racun mogoce prebrati ves cas hrambe. Ce te tri lastnosti niso zagotovljene, racun morda formalno obstaja, a v davcnem postopku nima ustrezne dokazne vrednosti.
Elektronska hramba in pravica davcnega organa do dostopa
ZDDV-1 izrecno dopusca hrambo v elektronski obliki. Davcni zavezanec lahko racune hrani fizicno ali elektronsko, na mikrofilmu, drugem mediju ali v elektronski obliki, ce ti nacini onemogocajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogocajo reproduciranje racunov v izvirni obliki. Bistvo je nespremenljivost: ko je racun shranjen, ga ne sme biti mogoce naknadno tiho urediti.
Posebej pomembna je dolocba o dostopu. Ce davcni zavezanec racune hrani z elektronskimi sredstvi, ki zagotavljajo spletni dostop do podatkov, ima davcni organ zaradi nadzora pravico do dostopa, prenosa in uporabe teh racunov. To pomeni, da elektronska hramba ni le vase notranje udobje, ampak mora biti urejena tako, da lahko FURS ob nadzoru racune dejansko pridobi in uporabi. Mapa datotek na osebnem racunalniku enega zaposlenega temu pogoju tezko zadosti.
Kje se ZDDV-1 srecuje z drugimi predpisi
Pravila o hrambi racunov ne stojijo sama zase. Ob ZDDV-1 je treba upostevati tudi Zakon o racunovodstvu, ki dolaca roke hrambe poslovne dokumentacije, in pri elektronski hrambi zahteve Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Razlicni roki za razlicne vrste dokumentov pomenijo, da podjetje potrebuje sistem, ki za vsak dokument ve, kako dolgo ga mora hraniti, in ga ne izbrise prezgodaj.
V praksi se najvecje napake zgodijo prav pri brisanju. Podjetje uvede pravilo cistka po desetih letih, avtomatsko pobrise stare datoteke in s tem nehote unici tudi racune, ki bi morali ostati dvajset let, ker se nanasajo na nepremicnine. Obratno, nekatera podjetja hranijo vse za vedno, kar pa odpira vprasanja varstva osebnih podatkov, saj racuni pogosto vsebujejo podatke o posameznikih, ki jih ni dopustno hraniti dlje, kot je potrebno.
Prakticni nacrt za skladno hrambo
Najprej locite dokumente po vrsti in jim pripisite pravilni rok: deset let za splosne racune, dvajset let za vse, kar je povezano z nepremicninami. Ce niste prepricani, ali nek racun spada med nepremicninske, ravnajte previdno in uporabite daljsi rok, dokler ne razjasnite. Drugic, zagotovite, da elektronska hramba ohranja pristnost, celovitost in citljivost ves cas, ne le ob shranjevanju.
Tretjic, poskrbite za dostopnost. Ob morebitnem davcnem nadzoru morate biti sposobni racune hitro najti, prenesti in predati v obliki, ki jo davcni organ lahko uporabi. To pomeni urejeno strukturo, iskanje po dobavitelju, datumu in znesku ter zanesljive varnostne kopije. Cetrtic, dolocite jasno politiko brisanja, ki ne izbrise dokumentov pred iztekom njihovega specificnega roka, hkrati pa ne hrani osebnih podatkov dlje od potrebnega.
Hramba racunov je videti kot administrativna podrobnost, dokler ne pride do nadzora ali popravka odbitka DDV pri nepremicnini cez petnajst let. Takrat se izkaze, ali je podjetje razumelo, da deset let ni univerzalni rok in da elektronska hramba pomeni vec kot le shranjene datoteke. Podjetja, ki to uredijo vnaprej, se izognejo polozaju, v katerem dokument, ki bi moral obstajati, preprosto ni vec na voljo.
