Roki hrambe dokumentacije: Slovenija

Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1), 86. člen, peti odstavek: davčni zavezanec mora zagotoviti hrambo računov, ki se nanašajo na dobave blaga ali storitev na ozemlju Slovenije, ter računov, ki jih prejme davčni zavezanec s sedežem v Sloveniji, deset let po poteku leta, na katero se računi nanašajo. Šesti odstavek istega člena določa daljši rok: račune, ki se nanašajo na nepremičnine, je treba hraniti 20 let po poteku leta, na katero se nanašajo. Rok velja nespremenjen tudi v prečiščenem besedilu, ki se uporablja od 1. 1. 2025.

Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1), 54. člen, šesti odstavek: "Poslovne knjige, bilance stanja, izkaze poslovnega izida ter letna in poslovna poročila iz 56. in 60. člena ter prvega odstavka 70. člena tega zakona je treba trajno hraniti." Isti odstavek dopušča, da se knjigovodske listine hranijo le določeno časovno obdobje. Za knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži, Pravila skrbnega računovodenja (PSR 1.14) roka ne predpisujejo več, temveč ga podjetje določi v svojem splošnem aktu; spodnja meja je davčna, saj 32. člen ZDavP-2 zahteva hrambo do poteka absolutnega zastaralnega roka, ki je po 126. členu ZDavP-2 deset let. Besedilo 54. člena je potrjeno v prečiščenem besedilu, ki velja od 8. 10. 2025.

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), 17. člen, drugi odstavek: dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o stroških dela, "se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa". Trajno hrambo letnih računovodskih izkazov ter končnih obračunov plač oziroma izplačilnih list določajo tudi Pravila skrbnega računovodenja (PSR 6.22). Prečiščeno besedilo ZEPDSV, ki velja od 23. 4. 2025, torej po zadnji noveli zakona, rok trajne hrambe ohranja nespremenjen.

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), 14. člen, tretji odstavek: "Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, se hranijo kot listina trajne vrednosti." Enako trajno hrambo določa 19. člen za evidenco o izrabi delovnega časa. Trajna hramba zavezuje zakonsko predpisane evidence; ostale osebne podatke iz kadrovske mape je treba po GDPR izbrisati, ko namen obdelave preneha. Prečiščeno besedilo ZEPDSV, ki velja od 23. 4. 2025, torej po zadnji noveli zakona, rok ohranja nespremenjen.

Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2), 32. člen: dokumentacija in evidence se hranijo "do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka", na katerega se nanašajo. Ta absolutni rok je po 126. členu ZDavP-2 deset let od dneva, ko je zastaranje prvič začelo teči, pri čemer se čas zadržanja zastaranja v desetletni rok ne šteje. Relativni zastaralni rok po 125. členu ZDavP-2 je pet let: pravica do odmere davka zastara v petih letih od dneva, ko bi bilo treba davek napovedati in odmeriti, pravica do izterjave pa v petih letih od dneva, ko bi ga bilo treba plačati. Za fizične osebe, ki ne vodijo poslovnih knjig, 41. člen ZDavP-2 določa krajši, petletni rok.