Zakaj podjetja uporabljajo Google Drive
Google Drive je priljubljen, ker je brezplacen (do 15 GB), enostaven in integriran z Gmail. Za majhne ekipe je povsem zadosten.
A ko vase podjetje raste, ko se pojavijo regulatorne zahteve -- Google Drive pokaze svoje omejitve.
7 razlogov, zakaj Google Drive ne more nadomestiti DMS
1. Brez nadzora razlicic za PDF in skenirane dokumente
Za PDF, Word, Excel in skenirane dokumente ni razlicicenja.
2. Iskanje ne razume vsebine PDF
Pri datotekah PDF iskanje deluje le po imenih datotek.
3. Brez rokov hrambe
Google Drive ne ve, da mora biti racun hranjen 7 let.
4. Natancen nadzor dostopa je omejen
DMS ima RBAC.
5. Brez revizijske sledi
DMS belezi vsako dejanje.
6. Brez elektronskega podpisovanja
DMS ima integriran e-podpis.
7. Brez samodejne kategorizacije
DMS z AI samodejno kategorizira dokumente.
Podrobna primerjava
| Funkcija | Google Drive | Arhivix DMS |
|---|---|---|
| Iskanje vsebine PDF | Omejeno | AI + OCR iskanje |
| Skenirani dokumenti | Neiskljivi | OCR - iskljivi |
| Razlicicenje PDF | Ne | Da -- celotna zgodovina |
| Roki hrambe | Ne | Samodejno sledenje |
| Elektronski podpis | Ne (tretja stranka) | Integriran QES + casovni zig |
| Samodejna kategorizacija | Ne | AI kategorizacija |
| Revizijska sled | Osnovna | Podroben revizijski dnevnik |
| Regulatorna skladnost | Delna | Polna (GDPR, eIDAS) |
| Cena (10 uporabnikov) | ~70 EUR/mesec (Business) | Od 25 EUR/mesec |
Zakljucek
Preidite na Arhivix in prenehajte uporabljati osebno orodje za datoteke za resno poslovanje.
