Elektroniczna archiwizacja dokumentow staje sie coraz wazniejsza dla biznesu, szczegolnie ze wzgledu na nowe obowiazki prawne, takie jak zlozenie ksiegi archiwalnej w 2025 roku. Poniewaz archiwizacja elektroniczna staje sie obowiazkowa, istotne jest zrozumienie roznicy miedzy dokumentami elektronicznymi a zdigitalizowanymi.
Czym jest dokument elektroniczny?
Dokument elektroniczny to zapis utworzony bezposrednio w formacie cyfrowym i moze byc:
- Faktura elektroniczna
- Umowa podpisana cyfrowo
- Dokument wygenerowany w oprogramowaniu do archiwizacji elektronicznej
Zgodnie z Ustawa o dokumentach elektronicznych, identyfikacji elektronicznej i uslugach zaufania w biznesie elektronicznym, dokument elektroniczny jest definiowany jako "zbior danych skladajacy sie z liter, cyfr, symboli, materialow graficznych, audio i wideo, w formie elektronicznej".
Zalety archiwizacji dokumentow elektronicznych:
- Obnizenie kosztow papieru i druku
- Szybkie wyszukiwanie i udostepnianie
- Wieksze bezpieczenstwo prawne dzieki podpisom cyfrowym i szyfrowaniu
Czym jest dokument zdigitalizowany?
Dokument zdigitalizowany to dokument papierowy przekonwertowany do formatu cyfrowego. Sa to na przyklad zeskanowane faktury lub cyfrowe kopie umow.
Znaczenie digitalizacji dla obowiazkowej archiwizacji dokumentow:
Digitalizacja umozliwia lepsza organizacje materialow archiwalnych i ulatwia spelnienie obowiazkow prawnych, takich jak zlozenie ksiegi archiwalnej.
Kluczowe roznice miedzy dokumentami elektronicznymi a zdigitalizowanymi
| Cecha | Dokument elektroniczny | Dokument zdigitalizowany |
|---|---|---|
| Pochodzenie | Utworzony cyfrowo | Przekonwertowany z papieru |
| Zastosowanie | Idealny do nowych procesow biznesowych | Archiwizacja starszych zapisow |
| Waznosc prawna | Wieksza moc prawna z podpisem cyfrowym | Zalezy od procedury digitalizacji |
Jak wybrac odpowiednia strategie archiwizacji elektronicznej?
Panstwa strategia powinna laczyc oba podejscia. Archiwizacja elektroniczna jest idealna dla nowych dokumentow, podczas gdy digitalizacja pomaga organizowac istniejace archiwa i ulatwia zlozenie ksiegi archiwalnej w 2025 roku.
Zrozumienie roznic miedzy dokumentami elektronicznymi a zdigitalizowanymi jest kluczem do skutecznego zarzadzania archiwami. Chociaz moze sie to wydawac skomplikowane, dzieki Arhivix mozna latwo wdrozyc rozwiazania archiwizacji elektronicznej i dostosowac firme do wymagan prawnych.
