E-facturatie verplicht in Belgie: nu telt het archief

De verplichting is geen toekomstplan meer

Wie nog dacht dat e-facturatie verplicht in Belgie een kwestie van ooit was, loopt inmiddels achter de feiten aan. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen voor binnenlandse B2B-transacties gestructureerde elektronische facturen zowel versturen als ontvangen. De verplichte standaard is Peppol BIS 3.0, een UBL-formaat dat voldoet aan de Europese norm EN 16931. Een PDF per e-mail geldt in deze context niet langer als een geldige elektronische factuur tussen ondernemingen.

De eerste maanden van 2026 golden als overgangsperiode, maar die fase is afgesloten. Op 1 april 2026 eindigde de tolerantieperiode. Vanaf dat moment wordt van elke onderneming verwacht dat de volledige keten werkt: verzenden, ontvangen, verwerken en bewaren. De vraag is dus niet meer of u moet overschakelen, maar of uw administratie de controle achteraf doorstaat.

Ontvangen is net zo verplicht als versturen

Veel aandacht ging naar het versturen van e-facturen, maar de ontvangstplicht is minstens zo belangrijk. Ook een kleine onderneming die zelf weinig factureert, moet in staat zijn om een Peppol-factuur van een leverancier te ontvangen. Dat vereist een aansluiting op het Peppol-netwerk via een access point, rechtstreeks of via uw boekhoudsoftware of accountant.

Een onderneming die niet bereikbaar is op Peppol dwingt leveranciers tot workarounds en zet haar eigen btw-aftrek onder druk. De autoriteiten kunnen niet-naleving sanctioneren, en een administratie die structureel geen e-facturen kan ontvangen valt bij een controle snel door de mand.

Het origineel is de XML, niet de afdruk

Hier gaat het sinds april 2026 het vaakst mis. De juridische factuur is het gestructureerde UBL-bestand dat via Peppol binnenkomt. De nette PDF-weergave die uw software ervan maakt is slechts een visualisatie. Wie alleen die weergave bewaart, of de factuur afdrukt en in een map klasseert, bewaart een kopie en gooit het origineel weg.

Bij een fiscale controle telt het origineel. De controleur wil kunnen vaststellen dat het bestand dat u toont hetzelfde is als het bestand dat destijds werd uitgewisseld, met alle gestructureerde velden intact. Een papieren afdruk of een losse PDF op een gedeelde schijf bewijst dat niet.

Wat uw archief nu moet kunnen

Een e-factuur ontvangen is seconden werk. Ze tien jaar lang aantoonbaar correct bewaren is de echte opgave. Vijf zaken horen vandaag op orde te zijn:

• Ontvangstcapaciteit. Een werkende Peppol-aansluiting die inkomende facturen automatisch registreert, ook tijdens vakantie of ziekte.
• Bewaring van het UBL-origineel. Het XML-bestand zelf wordt gearchiveerd, onveranderd, naast de leesbare weergave.
• Gestructureerd archief. Facturen zijn terugvindbaar op leverancier, datum, nummer en bedrag, niet begraven in mailboxen of losse mappen.
• Bewaartermijn per document. Voor facturen geldt in Belgie doorgaans een termijn van ongeveer tien jaar; bevestig de exacte termijn voor uw situatie met uw accountant. Het archief moet per document weten wanneer de klok afloopt.
• Toegangslog. Wie heeft welk document wanneer geopend of geexporteerd? Bij een controle of een geschil is dat logboek uw bewijs van integriteit.

Veelgemaakte fouten sinds april 2026

Uit de praktijk van de voorbije maanden komen steeds dezelfde patronen terug. De eerste fout is het printen van e-facturen om ze in de vertrouwde papieren ordner te stoppen. Dat voelt veilig, maar het papier heeft geen bewijswaarde als origineel en de XML verdwijnt ondertussen uit beeld.

De tweede fout is het archiveren van alleen de PDF. Boekhoudpakketten tonen inkomende Peppol-facturen vaak als PDF, en gebruikers slaan die weergave op in de veronderstelling dat daarmee alles geregeld is. Het UBL-origineel blijft dan achter in de software van een dienstverlener, zonder garantie dat het daar over tien jaar nog staat.

De derde fout is versnippering. Verkoop loopt via het ene pakket, aankoop via het andere, en oudere facturen staan nog op een lokale server. Niemand kan dan in een oogopslag aantonen dat het archief volledig is. Volledigheid is precies wat een controleur als eerste toetst.

De bewaartermijn loopt al

Elke factuur die sinds 1 januari 2026 via Peppol is uitgewisseld, zit al in zijn bewaartermijn. Voor facturen wordt in Belgie doorgaans ongeveer tien jaar aangehouden, al hangt de precieze termijn af van het soort document en uw situatie. Dat betekent dat een factuur uit januari 2026 tot diep in de jaren dertig beschikbaar, leesbaar en integer moet blijven, over software-migraties en leverancierswissels heen.

Wie vandaag archiveert in een systeem zonder exportmogelijkheid voor de originele XML-bestanden, bouwt een probleem op dat pas bij de eerstvolgende migratie of controle zichtbaar wordt. Stel bij elke dienstverlener de vraag: krijg ik mijn UBL-originelen mee als ik vertrek?

Volgende stap: e-reporting rond 2028

De huidige verplichting is bovendien geen eindpunt. Belgie plant rond 2028 een volgende fase met continue transactierapportering, waarbij factuurgegevens vrijwel in real time aan de overheid worden doorgegeven. Wie nu al werkt met correcte UBL-originelen in een gestructureerd archief, heeft die stap grotendeels voorbereid. Wie de verplichting van 2026 met afdrukken en losse PDF-bestanden overbrugt, schuift het echte werk alleen maar voor zich uit, en de bewaartermijn wacht niet.