Obligacion legal de designar una persona responsable
Segun el Articulo 9 de la Ley de materiales de archivo y actividades de archivo ("Gaceta Oficial de la RS", N.o 6/2020), todo creador y titular de material registral esta obligado a designar una persona responsable de la proteccion del material registral y los materiales de archivo.
Esto no es opcional -- es una obligacion legal para todas las empresas, empresarios, instituciones y organizaciones en Serbia.
Quien puede ser la persona responsable?
La ley no prescribe cualificaciones especificas, pero en la practica suele ser:
- Director o propietario -- lo mas comun en empresas pequenas
- Empleado administrativo -- secretario, gerente de oficina
- Abogado de la empresa -- si la empresa tiene uno
- Empleado de archivo -- en empresas mas grandes
- Contable -- comun en la practica, aunque no es lo ideal ya que tienen muchas responsabilidades
Es importante que sea una persona empleada en la empresa -- no puede ser una persona externa (excepto en casos de servicios de archivado subcontratados).
Cuales son las funciones de la persona responsable?
1. Mantenimiento del libro de archivo
Rellenar correctamente el libro de archivo durante todo el ano y presentarlo al archivo competente antes del 30 de abril.
2. Aplicacion de la lista de categorias
Clasificacion adecuada de la documentacion segun la lista de categorias de material registral adoptada.
3. Almacenamiento de documentos
Garantizar condiciones de almacenamiento adecuadas -- sala apropiada, temperatura, proteccion contra humedad e incendios.
4. Procedimiento de destruccion
Preparar listas de documentacion para destruccion, presentar solicitudes de aprobacion al archivo, realizar el procedimiento de destruccion.
5. Comunicacion con el archivo competente
Contacto con el archivo territorialmente competente -- presentar libros de archivo, obtener aprobaciones, responder a solicitudes.
6. Preparacion para inspecciones
Mantener todos los documentos y registros listos para cualquier posible auditoria de inspeccion archivistica.
Como designar formalmente a la persona responsable
La designacion se realiza mediante una decision o resolucion interna firmada por el director o persona autorizada. El documento debe contener:
- Nombre completo de la persona designada
- Puesto/cargo de trabajo
- Fecha de designacion
- Descripcion de funciones
- Base legal (Articulo 9 de la Ley)
- Firma del director y sello de la empresa
Esta decision se conserva permanentemente y se presenta a la inspeccion archivistica cuando lo solicite.
Que pasa si la empresa no tiene persona responsable designada?
No tener una persona responsable designada es una infraccion segun la Ley. Las sanciones son las mismas que para otras infracciones archivisticas:
- Personas juridicas: 50.000 -- 2.000.000 RSD
- Personas responsables: 5.000 -- 150.000 RSD
Consejos practicos
- Designe a alguien que tenga tiempo -- es una obligacion real con tareas concretas, no solo una formalidad
- Proporcione formacion -- los archivos competentes a menudo organizan formacion gratuita para las personas responsables
- Use software -- un sistema DMS reduce drasticamente la carga de trabajo de la persona responsable
- Planifique el reemplazo -- si la persona responsable deja la empresa, designe inmediatamente a una nueva
Conclusion
Designar una persona responsable de la proteccion del material registral es una de las primeras obligaciones de toda empresa segun la Ley de archivos. Esta persona es el pilar de todo el sistema de gestion documental.
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