Por que no puede simplemente tirar los documentos
Muchas empresas en Serbia acumulan documentacion durante anos y luego un dia deciden "limpiar el archivo". Descartan carpetas antiguas, eliminan archivos y vacian salas de almacenamiento. El problema? Es ilegal.
Segun la Ley de materiales de archivo y actividades de archivo, ninguna persona juridica puede destruir documentacion sin la aprobacion escrita previa del archivo competente. Incluso cuando el periodo de conservacion ha expirado.
Base legal
El Articulo 14 de la Ley ("Gaceta Oficial de la RS", N.o 6/2020) establece claramente:
"El creador y titular no podra destruir material registral sin la aprobacion previa del archivo competente."
El archivo competente tiene derecho a seleccionar documentos de valor historico, cultural o cientifico permanente del material propuesto para destruccion.
Procedimiento de destruccion -- paso a paso
Paso 1: Identificar la documentacion con conservacion expirada
Basandose en su lista de categorias de material registral y libro de archivo, identifique toda la documentacion cuyo periodo de conservacion prescrito ha expirado.
Paso 2: Preparar una lista de destruccion
Cree una lista detallada de la documentacion propuesta para destruccion que contenga:
- Numero secuencial del libro de archivo
- Marca de clasificacion
- Descripcion de la documentacion
- Ano de creacion
- Periodo de conservacion y fecha de vencimiento
- Cantidad (carpetas, cajas, MB)
Paso 3: Presentar la solicitud al archivo competente
Envie la lista junto con una solicitud de aprobacion. El archivo puede:
- Aprobar la destruccion en su totalidad
- Seleccionar documentos de valor permanente (que se transfieren al archivo)
- Solicitar informacion adicional
Paso 4: Esperar la aprobacion escrita
No destruya nada hasta recibir un acto de aprobacion oficial. El tiempo de respuesta del archivo puede variar.
Paso 5: Destruir la documentacion
Al recibir la aprobacion, destruya la documentacion de forma segura:
- Documentacion en papel: trituracion industrial, incineracion
- Documentacion electronica: eliminacion permanente de todos los medios de almacenamiento, destruccion de discos
Paso 6: Crear un acta
Prepare un acta de destruccion firmada por un comite (minimo 2-3 miembros). Conserve este acta permanentemente como prueba de que el procedimiento se realizo legalmente.
Errores mas comunes
- Destruccion sin aprobacion -- El error mas grave y comun. Multas de hasta 2 millones de RSD
- Destruccion antes del vencimiento del periodo de conservacion -- Verifique los periodos exactos para cada tipo de documento
- Sin acta de destruccion -- Sin un acta, no tiene prueba de que la destruccion se realizo legalmente
- Destruccion selectiva -- No puede elegir "que facturas eliminar" -- se destruye toda la categoria de un ano determinado
- Eliminar documentos electronicos sin procedimiento -- Las mismas reglas se aplican a los archivos digitales que al papel
Periodos de conservacion -- recordatorio
| Tipo de documento | Periodo minimo |
|---|---|
| Documentacion fundacional | Permanente (no se destruye) |
| Documentacion de RRHH | Permanente |
| Estados financieros | Permanente |
| Facturas (contribuyentes de IVA) | 10 anos |
| Documentos contables | 5 anos |
| Documentacion fiscal | 5 anos |
| Documentacion de SST | 40 anos |
| Correspondencia general | 2 anos |
Conclusion
Destruir documentacion en Serbia no es "tirar papeles viejos" -- es un procedimiento formal con un marco legal claro. Respete los plazos, solicite la aprobacion, conserve las actas.
Arhivix rastrea automaticamente los periodos de conservacion de cada documento y le notifica cuando una categoria vence. Genera listas de destruccion con un solo clic y mantiene registros completos -- para que siempre cumpla con la ley.
