Plazos de conservación de documentos: España
Cuánto tiempo debe conservar una empresa las facturas, los libros contables, las nóminas, los expedientes de personal y los registros fiscales, con la ley y el artículo que respaldan cada plazo. Cuando no se ha podido confirmar el texto legal, la fila lo indica en lugar de mostrar una suposición.
Verificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
España
6 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas
4-6 años
- El plazo empieza a contar
- 4 años (fiscal): desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario para presentar la declaración o autoliquidación del periodo (art. 67.1 LGT). 6 años (mercantil): desde el último asiento realizado en los libros. La AEAT solo exige 4 años, pero el empresario queda obligado a 6 por el Código de Comercio
- Base legal
Ley 58/2003, General Tributaria, art. 66 y 67 (prescripción de 4 años) y art. 70.2, que obliga a cumplir el plazo previsto en la normativa mercantil cuando este sea superior; Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, art. 19 y 20, que no fijan plazo propio sino que remiten al de la Ley General Tributaria; Código de Comercio, art. 30.1 (6 años para el empresario). Sin cambios recientes: el Reglamento Verifactu (RD 1007/2023) impone requisitos técnicos y remite también al plazo de la Ley General Tributaria, no establece uno distinto
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Libros contables y cuentas anuales
6 años
- El plazo empieza a contar
- desde el último asiento realizado en los libros
- Base legal
Código de Comercio, art. 30.1: "Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales". Confirmado por la Agencia Tributaria, que advierte de que este plazo mercantil es más largo que la prescripción fiscal de 4 años
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Registros de nóminas
4 años
- El plazo empieza a contar
- la norma no fija expresamente el día inicial: en la práctica se cuenta desde la fecha del recibo de salario o del documento de cotización. Para las deudas por cuotas, la prescripción de 4 años del art. 24 LGSS corre desde el fin del plazo reglamentario de ingreso
- Base legal
Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), art. 21.1: es infracción leve no conservar durante cuatro años la documentación que acredita el cumplimiento de las obligaciones de afiliación, altas, bajas y variaciones, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios y del pago delegado de prestaciones. Concordante con el art. 24 del RDL 8/2015 (LGSS), que fija en cuatro años la prescripción de las deudas por cuotas y de las sanciones. El registro diario de jornada también 4 años (Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9). Como justificante contable, el Código de Comercio, art. 30 lleva el plazo a 6 años
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Expedientes de personal
Sin confirmar
- Por qué esta fila está vacía
- La ley española no fija un plazo único y expreso de conservación del expediente personal: los cuatro años que a menudo se citan se deducen de plazos de prescripción (art. 21.1 LISOS y art. 24 LGSS), no de un deber de conservar el expediente. El art. 21.1 LISOS solo abarca la documentación de afiliación, altas, bajas y variaciones, los documentos de cotización y los recibos de salarios, que figuran en el apartado de nóminas, y no los contratos, las evaluaciones, los expedientes disciplinarios ni los currículos. El art. 23 de la Ley 31/1995 (LPRL) obliga a conservar la documentación de prevención de riesgos laborales a disposición de la autoridad laboral y a remitírsela al cesar la actividad, pero no fija ningún plazo en años. No se muestra un plazo único porque borrar el expediente a los cuatro años podría ser prematuro, mientras que el principio de minimización de datos del RGPD limita cuánto tiempo pueden conservarse los datos personales, por lo que conviene confirmar el plazo para su caso.
Declaraciones fiscales y justificantes
4-10 años
- El plazo empieza a contar
- 4 años: desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario para presentar la declaración o autoliquidación del periodo (art. 67.1 LGT). 10 años: desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario de presentación de la declaración o autoliquidación del ejercicio en que se generó el derecho a compensar la base o cuota o a aplicar la deducción (art. 66 bis.2 LGT)
- Base legal
Ley 58/2003, General Tributaria, art. 66 y 67 (prescripción de 4 años); art. 66 bis.2 y art. 70.3 (10 años para iniciar la comprobación de bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación y de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación, redacción dada por la Ley 34/2015). Sin cambios posteriores en el texto consolidado vigente
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Contratos mercantiles
5-6 años
- El plazo empieza a contar
- 5 años: desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación (art. 1964.2 CC). 6 años: desde el último asiento realizado en los libros. Se aplica el más largo aplicable a la empresa
- Base legal
Código Civil, art. 1964.2: las acciones personales que no tengan plazo especial prescriben a los cinco años (plazo reducido de 15 a 5 por la disposición final 1 de la Ley 42/2015). Código de Comercio, art. 30.1: el empresario conserva 6 años la documentación y los justificantes concernientes a su negocio, contratos incluidos. En Cataluña el plazo general de prescripción es de 10 años: Codi civil de Catalunya, art. 121-20
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Extractos bancarios y registros de pagos
6 años
- El plazo empieza a contar
- desde el último asiento realizado en los libros. Para los sujetos obligados por la Ley 10/2010, los 10 años cuentan desde la terminación de la relación de negocio o la ejecución de la operación ocasional
- Base legal
Código de Comercio, art. 30.1: los extractos y justificantes de pago son "documentación y justificantes concernientes a su negocio". Ninguna norma cita expresamente los extractos bancarios, el plazo se deriva de este artículo. A efectos fiscales bastan 4 años (Ley 58/2003, art. 66). Los sujetos obligados en prevención del blanqueo conservan 10 años: Ley 10/2010, art. 25
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