Documentacion de RRHH: sensible y obligatoria
Por cada empleado, una empresa debe conservar: contrato de trabajo, modificaciones, acuerdo de confidencialidad, registros de nominas, certificados de formacion, evaluaciones de desempeno, aprobaciones de vacaciones, cualquier accion disciplinaria y documentacion de cese.
Las leyes laborales prescriben periodos de conservacion desde 5 anos hasta permanente para diversos documentos de RRHH.
Ciclo de vida de los documentos de RRHH
- Contratacion: CV, contrato de trabajo, copia de DNI, acuerdo de confidencialidad, materiales de incorporacion
- Durante el empleo: nominas, registros de vacaciones, evaluaciones, formacion, modificaciones contractuales
- Baja: notificacion de cese, protocolo de traspaso, liquidacion final, certificados de seguridad social
Como el DMS ayuda a RRHH
Organizacion por empleado
Cada empleado tiene un expediente digital con todos los documentos -- desde el primer dia hasta el ultimo. Busque por nombre, departamento o tipo de documento.
Control de acceso
Solo el departamento de RRHH puede ver la documentacion de personal. Los gerentes ven solo a sus subordinados directos. Nadie mas tiene acceso a datos de nominas o expedientes disciplinarios.
Periodos de conservacion automaticos
Registros de nominas -- permanente. Declaraciones de seguridad social -- 5 anos. El DMS rastrea automaticamente los periodos de conservacion y notifica cuando es hora de la destruccion de documentos.
Listas de verificacion de incorporacion/baja
Nuevo empleado? El DMS genera una lista de verificacion de todos los documentos requeridos. Empleado que se va? Lista de verificacion para el traspaso y cierre de expediente.
Conclusion
Arhivix mantiene la documentacion de RRHH organizada, segura y conforme a la ley. Control de acceso, periodos de conservacion automaticos y registros completos. Pruebelo gratis.
