Τι είναι το αρχειακό μητρώο και ποιος υποχρεούται να το τηρεί
Το αρχειακό μητρώο είναι η βασική καταγραφή του συνόλου του πρωτοκολλητέου υλικού που τηρεί ένας παραγωγός. Σύμφωνα με τον νόμο 1946/1991 και τον νόμο 3528/2007 για τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, η υποχρέωση τήρησης αρχειακού μητρώου αφορά όλα τα νομικά και φυσικά πρόσωπα η δραστηριότητα των οποίων δημιουργεί τεκμηρίωση μόνιμης ή μακροπρόθεσμης σημασίας: εμπορικές εταιρείες, ατομικές επιχειρήσεις, δημόσιους φορείς, δημόσιες επιχειρήσεις, ιδρύματα, δικηγορικά γραφεία, λογιστικά γραφεία, ιατρεία και σωματεία.
Με άλλα λόγια, αν η επιχείρησή σας εκδίδει τιμολόγια, συνάπτει συμβάσεις, τηρεί μητρώο προσωπικού ή επικοινωνεί με δημόσιες αρχές, υποχρεούστε να τηρείτε αρχειακό μητρώο. Δεν έχει σημασία αν λειτουργείτε ως ΑΕ, ΕΠΕ, ΙΚΕ, ατομική επιχείρηση ή σωματείο. Σημασία έχει ότι παράγεται τεκμηρίωση.
Τι πρέπει να καταχωρίζεται
Στο αρχειακό μητρώο δεν καταχωρίζεται κάθε επιμέρους έγγραφο, αλλά η ετήσια παραγόμενη ποσότητα ανά κατηγορίες από τον δικό σας κανονισμό γραφείου. Τυπικές κατηγορίες:
- Οικονομική τεκμηρίωση: τιμολόγια, δελτία αποστολής, τραπεζικά αποσπάσματα, εκθέσεις ταμείου, συμβάσεις με πελάτες και προμηθευτές, λογιστική τεκμηρίωση.
- Τεκμηρίωση προσωπικού: συμβάσεις εργασίας, έντυπα ΕΡΓΑΝΗ, κατάλογοι αδειών, αποφάσεις, συμφωνίες λύσης, φάκελοι εργαζομένων.
- Νομικές πράξεις και έγγραφα: γενικές πράξεις, καταστατικό, κανονισμοί, αποφάσεις, πρακτικά γενικών συνελεύσεων και συμβουλίων.
- Τεκμηρίωση περιουσιακών στοιχείων: συμφωνητικά πώλησης, συμφωνητικά μίσθωσης, τεκμηρίωση κυκλοφορίας οχημάτων, πιστοποιητικά, οικοδομικές άδειες.
- Δικαστική και φορολογική τεκμηρίωση: αγωγές, αποφάσεις, αποφάσεις της AADE, εκθέσεις ελέγχων.
- Τεχνική τεκμηρίωση: μελέτες, πιστοποιητικά, εκθέσεις δοκιμών, ημερολόγια έργου (για κατασκευαστικές επιχειρήσεις).
Μορφή καταχώρισης: τι ακριβώς συμπληρώνετε
Κάθε εγγραφή στο αρχειακό μητρώο τυπικά περιέχει:
- Αύξων αριθμός σε αδιάλειπτη ροή από την ίδρυση της επιχείρησης
- Έτος δημιουργίας της τεκμηρίωσης
- Αριθμός από το σχέδιο ταξινόμησης (κατηγορία)
- Περιεχόμενο (σύντομη περιγραφή: π.χ. "Εκδοθέντα τιμολόγια 2024")
- Ποσότητα (αριθμός κλασέρ, φακέλων, κιβωτίων ή τρέχοντα μέτρα)
- Τόπος φύλαξης (γραφείο, αποθήκη, εξωτερικός πάροχος)
- Προθεσμία διατήρησης σε έτη
- Παρατηρήσεις (π.χ. "ψηφιοποιήθηκε", "εκκαθαρίστηκε 2034")
Προθεσμίες διατήρησης ανά κατηγορία
| Τύπος τεκμηρίωσης | Προθεσμία διατήρησης |
|---|---|
| Οικονομική και λογιστική | 10 έτη |
| Μισθοδοσία, έντυπα ΕΡΓΑΝΗ, φάκελοι εργαζομένων | 50 έτη ή μόνιμα |
| Συμβάσεις ακινήτων | 10 έτη μετά τη λήξη ισχύος |
| Καταστατικό, γενικές πράξεις, πρακτικά συνελεύσεων | μόνιμα |
| Δικαστικές υποθέσεις | 10 έτη μετά την τελεσιδικία |
| Αποφάσεις ελέγχου και φορολογικές | 10 έτη |
| Επιχειρησιακή αλληλογραφία | 2 έως 5 έτη |
Παράδοση στο αρμόδιο αρχείο
Το αρχειακό μητρώο τηρείται συνεχώς, και αντίγραφο παραδίδεται στα κατά τόπους Ιστορικά Αρχεία μία φορά ετησίως, στην πράξη έως την 30η Απριλίου για το προηγούμενο έτος. Η αρμοδιότητα του αρχείου καθορίζεται από την έδρα της επιχείρησης. Η Αθήνα, για παράδειγμα, υπάγεται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους, ενώ οι περιφέρειες εκτός Αθήνας καλύπτονται από τα κατά τόπους ιστορικά αρχεία.
Πέραν του αρχειακού μητρώου, μία φορά ετησίως καταρτίζεται και πρόταση εκκαθάρισης άχρηστου πρωτοκολλητέου υλικού (υλικό του οποίου έχει λήξει η προθεσμία διατήρησης). Η εκκαθάριση γίνεται μόνο με έγκριση του αρχείου, ποτέ αυτόνομα.
Ηλεκτρονικό αρχειακό μητρώο (από το 2024)
Με τις τροποποιήσεις του νόμου του 2023, το ηλεκτρονικό αρχειακό μητρώο εξισώθηκε νομικά με το έντυπο. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να το τηρείτε σε λογισμικό, να το φυλάσσετε ψηφιακά υπογεγραμμένο και να το παραδίδετε στο αρχείο σε ηλεκτρονική μορφή (XML, PDF/A υπογεγραμμένο με αναγνωρισμένη ηλεκτρονική υπογραφή). Η πλειονότητα των αρμόδιων αρχείων στην Ελλάδα μεταβαίνει σε ηλεκτρονική παραλαβή από το 2026, ενώ ορισμένα την δέχονται ήδη.
Πλεονεκτήματα του ηλεκτρονικού: μηδενική απώλεια (το μητρώο δεν μπορεί να χαθεί ή να καταστραφεί όπως το έντυπο), αυτόματη απογραφή όταν το έγγραφο εισαχθεί στο DMS, δυνατότητα αναζήτησης αντί για ξεφύλλισμα, αυτόματη προθεσμία εκκαθάρισης υπολογισμένη για κάθε εγγραφή.
Πρόστιμα για ελλιπή τήρηση
Τον έλεγχο επί του αρχειακού υλικού διενεργούν τα Γενικά Αρχεία του Κράτους. Πρόστιμα που προβλέπει ο νόμος: για νομικά πρόσωπα από 500 έως 10.000 ευρώ για μη τήρηση αρχειακού μητρώου, μη τακτική καταχώριση, μη συμμόρφωση σχεδίου ταξινόμησης ή αυτόνομη καταστροφή υλικού χωρίς έγκριση. Για το υπεύθυνο πρόσωπο στο νομικό πρόσωπο, επιπλέον από 50 έως 1.500 ευρώ. Η πρακτική δείχνει ότι τα πρόστιμα επιβάλλονται συχνότερα μετά από καταγγελία (π.χ. από πρώην εργαζόμενο σε διένεξη) ή στο πλαίσιο φορολογικού ελέγχου.
Συχνότερα λάθη στην πράξη
- Δεν υπάρχει σχέδιο ταξινόμησης: το αρχειακό μητρώο τηρείται "στο περίπου", χωρίς θεμελίωση σε εσωτερικό κανονισμό γραφείου. Ο έλεγχος το εντοπίζει αμέσως.
- Εγγραφές χωρίς προθεσμίες: καταχωρίζεται τι υπάρχει, αλλά δεν αναφέρεται έως πότε φυλάσσεται. Συνέπεια: ποτέ δεν εκκαθαρίζεται, το αρχείο μεγαλώνει απεριόριστα.
- Αυτόνομη καταστροφή: η επιχείρηση "καθάρισε την αποθήκη" επειδή τα έγγραφα είναι παλαιότερα των 10 ετών. Χωρίς έγκριση του αρχείου, αυτό αποτελεί παράβαση, ακόμη κι αν η προθεσμία πράγματι έχει λήξει.
- Ανάμειξη ενεργού και αρχειακού υλικού: η τεκμηρίωση του τρέχοντος έτους δεν εισάγεται στο αρχειακό μητρώο (τηρείται μέσω πρωτοκόλλου). Στο αρχειακό μητρώο εισέρχεται μόνο μετά το κλείσιμο του έτους.
- Λησμονημένη παράδοση: η επιχείρηση τηρεί τακτικά το μητρώο, αλλά δεν παραδίδει αντίγραφο στο αρχείο. Η υποχρέωση παράδοσης είναι ξεχωριστή από την υποχρέωση τήρησης.
