Το myDATA και η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B έρχονται. Το αρχείο σας πρέπει να ακολουθήσει.
Μέσω myDATA και πιστοποιημένων παρόχων, τα τιμολόγια σε χαρτί και PDF αντικαθίστανται από δομημένα ηλεκτρονικά τιμολόγια που διαβιβάζονται μέσω κρατικών ή δικτυακών διαύλων. Οι κανόνες δεν σταματούν στην αποστολή: κάθε ηλεκτρονικό τιμολόγιο πρέπει να αρχειοθετείται, να παραμένει αναγνώσιμο και να ανακτάται κατόπιν αιτήματος επί χρόνια.
Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο που δεν μπορείτε να προσκομίσετε σε έλεγχο είναι ένα τιμολόγιο που ποτέ δεν εκδώσατε.
Μια ολόκληρη ήπειρος περνά ταυτόχρονα στη δομημένη τιμολόγηση.
Δεν πρόκειται για μία μεταρρύθμιση. Είναι ένα κύμα από ξεχωριστές εθνικές υποχρεώσεις, καθεμία με τη δική της μορφή, τον δικό της δίαυλο και τη δική της προθεσμία, υπό μία κοινή ευρωπαϊκή κατεύθυνση.
Με κινητήρια δύναμη τη μεταρρύθμιση της ΕΕ για τον ΦΠΑ στην Ψηφιακή Εποχή (ViDA) και μια σειρά εθνικών νόμων, οι περισσότερες ευρωπαϊκές φορολογικές αρχές καθιστούν υποχρεωτική τη δομημένη ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B. Ένα δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο είναι δεδομένα αναγνώσιμα από μηχανή (XML, ή υβριδικό PDF), όχι σάρωση ή κοινό PDF, ώστε η φορολογική διοίκηση να μπορεί να τα διαβάσει αυτόματα.
Για μια επιχείρηση που δραστηριοποιείται σε πολλές χώρες, το δύσκολο είναι ότι οι υποχρεώσεις δεν ευθυγραμμίζονται. Η Γερμανία, η Γαλλία, η Πολωνία, το Βέλγιο, η Ρουμανία, η Ιταλία και η Ισπανία εφαρμόζουν η καθεμία διαφορετική μορφή, διαφορετικό μοντέλο διαβίβασης και διαφορετικό χρονοδιάγραμμα. Αυτό που μοιράζονται είναι η υποχρέωση πίσω από το τιμολόγιο: να το διατηρήσετε ακέραιο και ανακτήσιμο, για όλη την περίοδο διατήρησης.
Πού βρίσκεται κάθε αγορά το 2026.
Στιγμιότυπο των μέσων του 2026. Οι ημερομηνίες και τα όρια έχουν μετατοπιστεί στο παρελθόν, οπότε επιβεβαιώστε τον ισχύοντα κανόνα για τη χώρα σας πριν ενεργήσετε.
Άλλες αγορές (Κροατία, Σερβία, Πορτογαλία, Ουγγαρία, Ελλάδα, Τουρκία και ο Κόλπος) εφαρμόζουν τα δικά τους συστήματα. Δείτε τους οδηγούς ανά χώρα στο blog για τις τοπικές λεπτομέρειες. Όλα τα άρθρα
Τρεις μετατοπίσεις κρύβονται μέσα σε μία υποχρέωση.
Η αποστολή ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου είναι μόνο το ορατό μέρος. Μαζί της έρχονται δύο ακόμη υποχρεώσεις.
Μια δομημένη μορφή, όχι ένα PDF
Το τιμολόγιο γίνεται δεδομένα αναγνώσιμα από μηχανή (XML, ή υβριδικό όπως το Factur-X και το ZUGFeRD) χτισμένα πάνω στο ευρωπαϊκό πρότυπο EN 16931, ώστε η φορολογική αρχή να μπορεί να τα επεξεργαστεί χωρίς να τα διαβάσει άνθρωπος.
Ένας ελεγχόμενος δίαυλος, όχι το email
Το τιμολόγιο ταξιδεύει μέσω μιας καθορισμένης διαδρομής: ένα δίκτυο Peppol, μια διαπιστευμένη πλατφόρμα (ένα PDP στη Γαλλία), ή ένα κρατικό σύστημα εκκαθάρισης (KSeF στην Πολωνία, SdI στην Ιταλία, e-Factura στη Ρουμανία), όχι ένα συνημμένο στα εισερχόμενά σας.
Υποχρεωτική αρχειοθέτηση, όχι ένας φάκελος
Κάθε εκδοθέν και ληφθέν ηλεκτρονικό τιμολόγιο πρέπει να διατηρείται στην αρχική δομημένη του μορφή, αναγνώσιμο και αναλλοίωτο, για τη νόμιμη περίοδο διατήρησης, και να προσκομίζεται κατόπιν αιτήματος σε έλεγχο. Η αποθήκευση είναι μέρος της υποχρέωσης, όχι μεταγενέστερη σκέψη.
Η έκδοση είναι ο μισός κανόνας. Η διατήρηση του τιμολογίου είναι το άλλο μισό.
Ο περισσότερος θόρυβος αφορά το πώς θα στείλετε ένα συμμορφούμενο ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Η πιο αθόρυβη υποχρέωση, αυτή που πραγματικά ελέγχουν οι ελεγκτές, είναι αν μπορείτε ακόμη να το προσκομίσετε χρόνια αργότερα.
Σε όλη την Ευρώπη, τα ηλεκτρονικά τιμολόγια πρέπει να διατηρούνται για μεγάλες περιόδους, συνήθως οκτώ έως έντεκα χρόνια ανάλογα με τη χώρα, με τη γνησιότητα, την ακεραιότητα και την αναγνωσιμότητά τους διατηρημένες όλο αυτό το διάστημα. Ένα δομημένο XML που κανένα σύγχρονο σύστημα δεν μπορεί να ανοίξει, ή ένα που αλλοιώθηκε σιωπηλά, αποτυγχάνει στον έλεγχο ακόμη και αν το τιμολόγιο στάλθηκε σωστά.
Η ΕΕ έχει πλέον επισημοποιήσει και αυτή την πλευρά. Η εγκεκριμένη ηλεκτρονική αρχειοθέτηση έγινε ρυθμιζόμενη υπηρεσία εμπιστοσύνης στο πλαίσιο του eIDAS 2.0, και ο εκτελεστικός κανονισμός της Επιτροπής Regulation (EU) 2025/2532 (σε ισχύ από 6 Ιανουαρίου 2026) θέτει τα πρότυπα αναφοράς για αυτήν. Η μακροπρόθεσμη, ανθεκτική σε ελέγχους αρχειοθέτηση περνά από καλή πρακτική σε ένα καθορισμένο ευρωπαϊκό πλαίσιο.
Εδώ το έργο της ηλεκτρονικής τιμολόγησης συναντά την αρχειοθέτηση εγγράφων. Όποιον δίαυλο κι αν χρησιμοποιείτε για την αποστολή, τα τιμολόγια πρέπει να καταλήγουν κάπου που τα κρατά κρυπτογραφημένα, στη σωστή δικαιοδοσία, με εκδόσεις, και διατηρημένα στο νόμιμο χρονόμετρο, με καταγραφή κάθε πρόσβασης.
Δείτε πώς το Arhivix αρχειοθετεί και προστατεύει τα αρχεία σας
Η συμμορφούμενη στέγη για κάθε τιμολόγιο που στέλνετε και λαμβάνετε.
Το Arhivix δεν αντικαθιστά τον δίαυλο ηλεκτρονικής τιμολόγησής σας. Είναι το αρχείο από κάτω του, φτιαγμένο ακριβώς για αυτή την υποχρέωση διατήρησης.
Λήψη από τον δίαυλο
Εισάγετε εκδοθέντα και ληφθέντα ηλεκτρονικά τιμολόγια στην αρχική τους δομημένη μορφή, είτε προέρχονται από το Peppol, μια εθνική πλατφόρμα, ή το λογιστικό σας λογισμικό.
Αποθήκευση στο νόμιμο χρονόμετρο
Κρατήστε κάθε τιμολόγιο κρυπτογραφημένο εντός της ΕΕ, με εκδόσεις και αναλλοίωτο, διατηρημένο για την περίοδο που απαιτεί η χώρα σας, και στη συνέχεια διαγραμμένο βάσει προγράμματος με καταγραφή της ενέργειας.
Προσκόμιση κατόπιν αιτήματος
Βρείτε οποιοδήποτε τιμολόγιο σε δευτερόλεπτα και παραδώστε σε έναν ελεγκτή ένα πλήρες, αναγνώσιμο αρχείο με καταγεγραμμένη πρόσβαση, την απόδειξη που πραγματικά ελέγχει η υποχρέωση.
Φτιαγμένο γύρω από τα πρότυπα που χρησιμοποιούν οι υποχρεώσεις.
Το EN 16931 και οι εθνικές μορφές, διατηρημένα ακριβώς όπως εκδόθηκαν.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι ένα δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο, και είναι το PDF ένα τέτοιο;
Ένα δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο είναι δεδομένα αναγνώσιμα από μηχανή (συνήθως XML, ή μια υβριδική μορφή όπως το Factur-X ή το ZUGFeRD που μεταφέρει XML μέσα σε ένα PDF) χτισμένα πάνω στο πρότυπο EN 16931. Ένα απλό PDF ή μια σάρωση δεν είναι δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο, επειδή η φορολογική αρχή δεν μπορεί να το επεξεργαστεί αυτόματα.
Για πόσο καιρό πρέπει να κρατώ τα ηλεκτρονικά τιμολόγια;
Εξαρτάται από τη χώρα, αλλά το μεγαλύτερο μέρος της Ευρώπης απαιτεί τα τιμολόγια να διατηρούνται για περίπου οκτώ έως έντεκα χρόνια, με τη γνησιότητα, την ακεραιότητα και την αναγνωσιμότητά τους διατηρημένες όλο αυτό το διάστημα. Το αρχικό δομημένο αρχείο, όχι απλώς μια εκτύπωση, είναι αυτό που πρέπει να επιβιώσει.
Τι είναι το Peppol, και τι είναι ένα μοντέλο εκκαθάρισης ή PDP;
Το Peppol είναι ένα ευρωπαϊκό δίκτυο για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών τιμολογίων μέσω διαπιστευμένων σημείων πρόσβασης. Ένα μοντέλο εκκαθάρισης (όπως το KSeF της Πολωνίας, το SdI της Ιταλίας, ή το e-Factura της Ρουμανίας) δρομολογεί τα τιμολόγια μέσω μιας κρατικής πλατφόρμας, ενώ η Γαλλία χρησιμοποιεί διαπιστευμένες ιδιωτικές πλατφόρμες που ονομάζονται PDP. Είναι διαφορετικοί δίαυλοι διαβίβασης για το ίδιο είδος δομημένου τιμολογίου.
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση σημαίνει επίσης ότι πρέπει να αλλάξω τον τρόπο που αρχειοθετώ;
Ναι. Η αποστολή ενός συμμορφούμενου ηλεκτρονικού τιμολογίου και η συμμορφούμενη αρχειοθέτησή του είναι δύο ξεχωριστές υποχρεώσεις. Το δομημένο τιμολόγιο πρέπει να διατηρείται, αναλλοίωτο και αναγνώσιμο, για τη νόμιμη περίοδο, γι' αυτό και η εγκεκριμένη ηλεκτρονική αρχειοθέτηση είναι πλέον επίσημη υπηρεσία εμπιστοσύνης της ΕΕ στο πλαίσιο του eIDAS 2.0.
Δραστηριοποιούμαι σε πολλές χώρες. Χρειάζομαι ένα σύστημα ανά υποχρέωση;
Πρέπει να πληροίτε τους κανόνες αποστολής κάθε χώρας, αλλά δεν χρειάζεστε ξεχωριστό αρχείο ανά χώρα. Ένα ενιαίο συμμορφούμενο αρχείο μπορεί να κρατά τιμολόγια από κάθε αγορά στην αρχική τους μορφή, διατηρημένα στο χρονόμετρο κάθε χώρας, που είναι το μέρος που καλύπτει το Arhivix.
Τα έγγραφά σας είναι πλέον ζωντανά. Κινούνται μόνα τους.
Δώστε στην εταιρεία σας μια αυτοματοποιημένη ροή εγγράφων, σύμφωνη με τη νομοθεσία και διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή.
Χωρίς δέσμευση, χωρίς πιστωτική κάρτα.