Το έγγραφο μπαίνει από μία πόρτα και φτάνει μόνο του στους σωστούς ανθρώπους.
Email, τηλέφωνο, τα προγράμματα που ήδη χρησιμοποιείτε ή ένα αρχείο που σύρατε στο παράθυρο: το σύστημα αναγνωρίζει τι έφτασε, βγάζει τα δεδομένα και την προθεσμία, το προωθεί στο άτομο που το χειρίζεται και το αρχειοθετεί εκεί που ορίσατε εσείς. Μια διαδικασία μοιρασμένη σε πέντε εργαλεία γίνεται μία ροή.
Πώς μοιάζει αυτή η ροή
Πέντε βήματα που γίνονται χωρίς να τα οδηγεί κανείς. Σήμερα το καθένα το κάνει κάποιος άνθρωπος, σε άλλο πρόγραμμα, από μνήμης.
Τα έγγραφα μπαίνουν από το εταιρικό email, από το κινητό μέσω σάρωσης, από τα προγράμματα που ήδη χρησιμοποιείτε ή σύροντάς τα μέσα στο παράθυρο. Δεν καταχωρίζετε το ίδιο στοιχείο δύο φορές και κανένα συνημμένο δεν μένει ξεχασμένο στα εισερχόμενα κάποιου.
Το σύστημα διαβάζει τι έφτασε: τύπο εγγράφου, συναλλασσόμενο, ποσό, αριθμό και ημερομηνία. Σε μια απόδειξη με φθαρμένο κωδικό QR τα δεδομένα ανασυντίθενται από το κείμενο.
Το έγγραφο αποκτά όνομα, κατηγορία και θέση στη δομή της εταιρείας. Η ίδια υπόθεση κρατά μαζί τη σύμβαση, τα παραρτήματα, τα τιμολόγια και την αλληλογραφία, οπότε η αναζήτηση γίνεται με βάση το περιεχόμενο και όχι με βάση το πώς ονόμασε κάποιος το αρχείο.
Ένας κανόνας που ορίζετε μία φορά στέλνει το έγγραφο στο άτομο που το χειρίζεται και του θυμίζει την προθεσμία. Το τιμολόγιο πηγαίνει στον λογιστή, η σύμβαση για υπογραφή, η ειδοποίηση λήξης στον ιδιοκτήτη.
Κάθε πρόσβαση και κάθε αλλαγή μένουν στο ίχνος ελέγχου, η περίοδος διατήρησης παρακολουθείται ανά κατηγορία εγγράφου και τα αρχεία ζουν στο cloud του Arhivix ή στον δικό σας αποθηκευτικό χώρο S3.
Το ζητούμενο δεν είναι ένα τακτοποιημένο έγγραφο αλλά ένα σύστημα που δουλεύει χωρίς εσάς.
Τη ροή τη στήνετε μία φορά και από εκεί και πέρα προχωρά μόνη της. Στον πίνακα ελέγχου βλέπετε τι μπήκε, πού βρίσκεται και ποιος περιμένει, οπότε ξέρετε ανά πάσα στιγμή πώς δουλεύει πραγματικά η εταιρεία.
Το Arhivix δεν αντικαθιστά τα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείτε. Λειτουργεί παράλληλα με αυτά.
Ίδια ροή, άλλα χαρτιά
Κάθε εταιρεία που δουλεύει με έγγραφα έχει το ίδιο πρόβλημα: το χαρτί φτάνει, κάποιος το καταχωρίζει από μνήμης και όλα εξαρτώνται από αυτό το άτομο. Να τι σημαίνει η ροή στην πράξη.
Επιλέξτε τον κλάδο σας
Το ERP βλέπει το μίσθωμα, όχι τη ρήτρα
Ρήτρα 14.2: ο μισθωτής δύναται να ασκήσει δικαίωμα λύσης με ισχύ από 30 Ιουνίου 2027, υπό την προϋπόθεση εννεάμηνης έγγραφης προειδοποίησης και απουσίας ουσιώδους παράβασης.
Αν ο κλάδος σας δεν είναι στη λίστα, η ροή είναι η ίδια: παραλαβή, αναγνώριση, ταξινόμηση, άνθρωποι και προθεσμίες, ίχνος.
Στήστε τη ροή της εταιρείας σας
Συνδέστε το εταιρικό email και το πρώτο έγγραφο περνά μέσα από το σύστημα σε λίγα λεπτά. 14 ημέρες δωρεάν, χωρίς κάρτα.
Δοκιμάστε δωρεάν