Χώρος εργασίας από τον κλάδο προμήθειες και εισερχόμενα τιμολόγια, χωρίς ανθρώπους

Προμήθειες και εισερχόμενα τιμολόγια

Το τιμολόγιο περιμένει, και το δελτίο παραλαβής είναι ακόμη στην αποθήκη.

Το Arhivix παίρνει τα εισερχόμενα τιμολόγια από το email, τον σαρωτή και το κινητό, τα διαβάζει και προτείνει τα πεδία, επισημαίνει ένα πιθανό διπλότυπο και κρατά το δελτίο παραλαβής και το δελτίο αποστολής στον ίδιο φάκελο του προμηθευτή. Η αντιστοίχιση με την παραγγελία αγοράς και η καταχώριση στο ERP σας είναι σε ανάπτυξη.

Δοκιμάστε το δωρεάν πλάνο Ζητήστε προσφορά

Χωρίς κάρτα.

Πώς κυλά η διαδικασία μέσα από το Arhivix.

Κάθε βήμα έχει σήμανση: τι κάνει το Arhivix σήμερα, τι είναι σε ανάπτυξη και τι μένει στη λογιστική σας, στο ERP ή στην τράπεζα.

  1. Παραγγελία αγοράς

    Εκτός Arhivix

    Δημιουργείται στο ERP ή στο λογιστικό σας πρόγραμμα. Όταν φτάνει με email ως PDF, το Arhivix την αρχειοθετεί στον φάκελο του προμηθευτή.

  2. Δελτίο παραλαβής και δελτίο αποστολής

    Λειτουργεί σήμερα

    Η αποθήκη φωτογραφίζει ή σαρώνει το χαρτί, και αυτό μένει στον φάκελο του προμηθευτή, όπου στα πλάνα επί πληρωμή το βρίσκετε και με αναζήτηση στο περιεχόμενο.

  3. Εισερχόμενο τιμολόγιο

    Λειτουργεί σήμερα

    Φτάνει με email, από τον σαρωτή ή από το κινητό. Το Arhivix διαβάζει τον προμηθευτή, τον αριθμό, το ποσό και τις ημερομηνίες ως πρόταση, κι εσείς επιβεβαιώνετε.

  4. Πιθανό διπλότυπο

    Λειτουργεί σήμερα

    Όταν φτάνει τιμολόγιο με τον ίδιο αριθμό, προμηθευτή και ποσό, το Arhivix το επισημαίνει, κι εσείς αποφασίζετε τι θα γίνει. Τίποτα δεν διαγράφεται μόνο του.

  5. Έλεγχος

    Λειτουργεί σήμερα

    Τα έγγραφα που το Arhivix δεν μπορεί να αρχειοθετήσει με βεβαιότητα περιμένουν την επιβεβαίωσή σας στο Smart Inbox.

  6. Αντιστοίχιση με την παραγγελία αγοράς και το δελτίο παραλαβής

    Σε ανάπτυξη

    Έλεγχος ότι το τιμολόγιο συμφωνεί με την παραγγελία αγοράς και με την ποσότητα που παρελήφθη. Σήμερα και τα τρία έγγραφα βρίσκονται στον ίδιο φάκελο του προμηθευτή, έτσι ο έλεγχος γίνεται σε ένα σημείο.

  7. Έγκριση βάσει ποσού και καταχώριση στο ERP

    Σε ανάπτυξη

    Οι αλυσίδες εγκρίσεων με όρια ποσού και η αποστολή στο ERP είναι σε ανάπτυξη. Σήμερα ο λογιστής σας καταχωρίζει το τιμολόγιο στο λογιστικό πρόγραμμα.

  8. Αρχείο

    Λειτουργεί σήμερα

    Το τιμολόγιο, το δελτίο παραλαβής και το δελτίο αποστολής μένουν μαζί, με ιστορικό εκδόσεων και αρχείο καταγραφής κάθε ανοίγματος.

Λειτουργεί σήμερα
Διαθέσιμο στην εφαρμογή σήμερα.
Σε ανάπτυξη
Το φτιάχνουμε. Δεν είναι ακόμη μέρος της προσφοράς, και δεν το πουλάμε ως έτοιμο.
Εκτός Arhivix
Γίνεται στο λογιστικό σας πρόγραμμα, στο ERP, στην τράπεζα ή από έναν ειδικό. Το Arhivix κρατά το έγγραφο για αυτό το βήμα.

Η ίδια δουλειά σε διαφορετικούς κλάδους.

Ένας πελάτης στέλνει τιμολόγια με email, φωτογραφίες μέσω WhatsApp, και φέρνει έναν φάκελο αλληλογραφίας με τα υπόλοιπα την τελευταία μέρα.

Η ταξινόμηση βγαίνει από τις δικές σας ώρες, όχι του πελάτη, και κάθε μήνας ξεκινά από το μηδέν.

Σάρωση_118.pdf Διαβάστηκε
  • Πελάτης Hansa Facilities BV
  • Φάκελος Hansa Facilities BV/2026-⁠07
  • Πρόταση τιμολόγιο αγοράς, Ferrum
Η αλληλογραφία και οι σαρώσεις καταλήγουν στον ίδιο φάκελο πελάτη.
Το Arhivix σήμερα
Ο πελάτης φωτογραφίζει το χαρτί με το κινητό σε έναν φάκελο κοινόχρηστο με το γραφείο σας, και η αλληλογραφία στο email του γραφείου σας αρχειοθετείται ανά πελάτη με κανόνα. Το Arhivix διαβάζει κάθε έγγραφο και προτείνει τον τύπο και τα στοιχεία για να τα επιβεβαιώσετε.

Το ίδιο τιμολόγιο φτάνει με email, σε χαρτί και ως φωτογραφία από κινητό, και καταχωρίζεται δύο φορές.

Διπλή καταχώριση ή διπλή πληρωμή, και μετά μια διόρθωση που κοστίζει περισσότερο από την ίδια την καταχώριση.

Τιμ_2291.pdf Πιθανό διπλότυπο
  • Αριθμός τιμολογίου 2291
  • Προμηθευτής Ferrum
  • Ποσό 1.240,00 EUR
Ίδιος αριθμός, προμηθευτής και ποσό με τη σάρωση. Αποφασίζετε εσείς.
Το Arhivix σήμερα
Το Arhivix εντοπίζει ένα πιθανό διπλότυπο από τον αριθμό τιμολογίου, τον προμηθευτή και το ποσό, ή από το ίδιο αρχείο, και σας ενημερώνει, κι εσείς αποφασίζετε αν είναι το ίδιο έγγραφο.

Το τιμολόγιο του προμηθευτή είναι σε αναμονή, επειδή κανείς δεν βρίσκει το δελτίο παραλαβής και το πιστοποιητικό.

Χωρίς απόδειξη παραλαβής το τιμολόγιο δεν πηγαίνει για πληρωμή, έτσι είτε πληρώνετε τον προμηθευτή αργά είτε πληρώνετε για εμπορεύματα που δεν έλεγξε κανείς.

Παραλαβή_0917.jpg αρχειοθετήθηκε
  • Φάκελος Ferrum ΑΕ
  • Πρόταση δελτίο παραλαβής 0917, 16/10/2026
  • Ειδοποιήθηκαν οι προμήθειες
Η αναζήτηση Ferrum Οκτώβριος επιστρέφει την παραλαβή, το πιστοποιητικό και το τιμολόγιο.
Το Arhivix σήμερα
Η αποθήκη φωτογραφίζει το δελτίο παραλαβής και το πιστοποιητικό στον φάκελο του προμηθευτή, και το Arhivix τα διαβάζει και προτείνει τον αριθμό και την ημερομηνία. Μια ειδοποίηση ενημερώνει τις προμήθειες, που βρίσκουν και τα δύο χαρτιά και το τιμολόγιο με μία αναζήτηση.

Το δελτίο μένει στην κουζίνα, και ο λογιστής σας περιμένει.

Η λογιστική καθυστερεί, ο διευθυντής μαζεύει χαρτιά από κάθε κατάστημα στο τέλος του μήνα, και ένα χαμένο δελτίο δεν στηρίζει πια το τιμολόγιο.

Δελτίο_0388.jpg Επιβεβαιώθηκε
  • Φάκελος Κέντρο / Δελτία αποστολής
  • Πρόταση δελτίο 0388, Φούρνος Στάχυ
Κοινοποιήθηκε στον λογιστή σας με κανόνα
Το Arhivix σήμερα
Ο υπεύθυνος βάρδιας φωτογραφίζει το δελτίο στον φάκελο του καταστήματος, το Arhivix προτείνει τον αριθμό και τον προμηθευτή, και ένας αυτοματισμός το κοινοποιεί στον λογιστή σας. Τα τιμολόγια από το email του καταστήματος αρχειοθετούνται με κανόνα και κοινοποιούνται με τον ίδιο τρόπο.

Το σκυρόδεμα έφτασε στο εργοτάξιο, το δελτίο έφυγε με τη μπετονιέρα, και το τιμολόγιο του προμηθευτή ήδη περιμένει.

Το τιμολόγιο πληρώνεται χωρίς επιβεβαιωμένη ποσότητα ή περιμένει ώσπου κάποιος να βρει το δελτίο, και κανείς δεν μπορεί να αποδείξει μια ελλιπή παράδοση.

Δελτίο_0412.pdf Φωτογραφήθηκε
  • Προμηθευτής Hansa Facilities BV
  • Φάκελος Κτίριο Β / Δελτία αποστολής
  • Παραλαβή 14/10, 07:40
Με το τιμολόγιο: Hansa δελτία Οκτώβριος.
Το Arhivix σήμερα
Ο εργοδηγός φωτογραφίζει το δελτίο στον φάκελο του έργου πριν φύγει η μπετονιέρα. Όποιος ελέγχει το τιμολόγιο του προμηθευτή βρίσκει όλα τα δελτία αυτού του προμηθευτή με μία αναζήτηση.

Ξεκινά χωρίς έργο υλοποίησης.

  1. Συνδέετε το εταιρικό email ή ανεβάζετε τους υπάρχοντες φακέλους σας, και το Arhivix τα διαβάζει όλα στο παρασκήνιο.

  2. Το χαρτί από το πεδίο το φωτογραφίζετε με το κινητό ή το σαρώνετε. Το Arhivix προτείνει τον τύπο και τα στοιχεία, κι εσείς επιβεβαιώνετε.

  3. Επιβεβαιώνετε μία φορά έναν κανόνα για το email: την επόμενη φορά ένα τέτοιο συνημμένο μπαίνει μόνο του στη θέση του, και όσα δεν είναι βέβαια περιμένουν την έγκρισή σας.

Για μικρές εταιρείες

Χωρίς κάρτα. Πλάνα επί πληρωμή από 22 EUR τον μήνα με ετήσια χρέωση, τιμή ανά εταιρεία.

Το δωρεάν πλάνο αναζητά με βάση το όνομα αρχείου. Η αναζήτηση στο περιεχόμενο και η αναζήτηση AI περιλαμβάνονται στα πλάνα επί πληρωμή.

Δοκιμάστε το δωρεάν πλάνο

Για περισσότερους από 20 λογαριασμούς και για γραφεία

Μία συζήτηση για τις ροές σας, τη μετάπτωση και τα προγράμματα που χρησιμοποιείτε. Απαντάμε μέσα σε μία εργάσιμη ημέρα.

Ζητήστε προσφορά

Δημόσιες τιμές, ανά εταιρεία

Το πλάνο Arhivix Lite είναι δωρεάν και δεν ζητά κάρτα. Τα πλάνα επί πληρωμή ξεκινούν από 22 EUR τον μήνα με ετήσια χρέωση, και ακόμη και το μικρότερο περιλαμβάνει 5 λογαριασμούς χρηστών, χωρίς χρέωση ανά χρήστη. Για περισσότερους από 20 λογαριασμούς ετοιμάζουμε εξατομικευμένη προσφορά.

Δείτε πακέτα και τιμές

Συχνές ερωτήσεις

Όχι ακόμη. Η αντιστοίχιση με την παραγγελία αγοράς και το δελτίο παραλαβής είναι σε ανάπτυξη. Σήμερα το Arhivix κρατά και τα τρία έγγραφα ενός προμηθευτή στον ίδιο φάκελο και διαβάζει τα πεδία τους, έτσι ο έλεγχος γίνεται σε ένα σημείο, όχι σε πέντε θυρίδες email.

Όταν ο αριθμός, ο προμηθευτής και το ποσό συμπίπτουν, το Arhivix το επισημαίνει ως πιθανό διπλότυπο, κι εσείς αποφασίζετε αν είναι το ίδιο τιμολόγιο. Το Arhivix δεν διαγράφει τίποτα μόνο του.

Όχι ακόμη. Οι συνδέσεις με ERP και λογιστικά προγράμματα είναι σε ανάπτυξη, και ειδικές συνδέσεις φτιάχνονται με συμβόλαιο Enterprise. Σήμερα ο λογιστής σας καταχωρίζει τα τιμολόγια στο λογιστικό πρόγραμμα.

Ανεβάζετε τους υπάρχοντες φακέλους ή συνδέετε το εταιρικό σας email, και το Arhivix ευρετηριάζει τα πάντα στο παρασκήνιο. Τα τυπικά πλάνα δεν απαιτούν έργο μετάπτωσης ούτε συμβούλους. Με συμβόλαιο Enterprise, το υπάρχον αρχείο σας μεταφέρεται χωρίς να χαθούν η λογική των φακέλων, τα μεταδεδομένα και οι χρόνοι διατήρησης.

Απολύτως. Μπορείτε να ακυρώσετε με ένα κλικ από τις ρυθμίσεις λογαριασμού. Τα δεδομένα σας παραμένουν προσβάσιμα μέχρι το τέλος της τρέχουσας περιόδου χρέωσης. Στη συνέχεια, ο λογαριασμός τίθεται σε παύση και έχετε 30 ημέρες για να εξαγάγετε τα δεδομένα σας.

Δεν βρίσκετε την απάντησή σας; Γράψτε μας στο support@arhivix.com

Στείλτε το πρώτο σας έγγραφο. Το Arhivix το οργανώνει.

Δοκιμάστε το δωρεάν πλάνο Ζητήστε προσφορά

Χωρίς δέσμευση, χωρίς πιστωτική κάρτα.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Ελέγξτε τον αριθμό μητρώου στο δημόσιο μητρώο επιχειρήσεων APR (ανοίγει σε νέο παράθυρο) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Βελιγράδι

Δευτέρα έως Παρασκευή, 09:00 έως 17:00 CET

Τιμολόγιο_Hansa_118.pdf Προωθήθηκε
  • Ελήφθη με email 14:32
  • Διαβάστηκε, στοιχεία επιβεβαιωμένα
  • Ελέγχθηκε στο πεδίο και εγκρίθηκε
  • Προωθήθηκε στον λογιστή σας και στο πρόγραμμά σας

Επόμενο: το πρώτο σας έγγραφο

Βίντεο: Pexels (Karola G, Kaboompics), άδεια Pexels.