Τι Είναι ο GDPR και Γιατί Πρέπει να σας Ενδιαφέρει;
Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (GDPR) είναι ο ολοκληρωμένος νόμος προστασίας δεδομένων της Ευρώπης. Εφαρμόζεται σε κάθε επιχείρηση που επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα κατοίκων ΕΕ -- ανεξάρτητα από το πού εδρεύει η επιχείρηση.
Αν έχετε εργαζόμενους, πελάτες ή προμηθευτές -- επεξεργάζεστε προσωπικά δεδομένα. Ονόματα, διευθύνσεις, τηλέφωνα, email, λεπτομέρειες μισθού, ΑΦΜ -- όλα αυτά είναι προσωπικά δεδομένα προστατευμένα από τον GDPR.
5 Βασικές Υποχρεώσεις GDPR για Διαχείριση Εγγράφων
1. Ελαχιστοποίηση Δεδομένων
Μπορείτε να συλλέγετε μόνο δεδομένα που πραγματικά χρειάζεστε. Μην ζητάτε ΑΜΚΑ όταν χρειάζεστε μόνο email. Αυτό ισχύει και για τα έγγραφα -- μη φυλάσσετε έγγραφα που περιέχουν προσωπικά δεδομένα περισσότερο από το απαραίτητο.
2. Περιορισμός Αποθήκευσης
Τα προσωπικά δεδομένα μπορούν να φυλάσσονται μόνο για όσο χρειάζεται για τον σκοπό τους. Όταν η νόμιμη περίοδος διατήρησης ενός εγγράφου λήγει -- πρέπει να το διαγράψετε ή να το ανωνυμοποιήσετε.
3. Ασφάλεια Δεδομένων
Πρέπει να εφαρμόσετε "κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα" για την προστασία δεδομένων. Αυτό σημαίνει:
- Κρυπτογράφηση εγγράφων που περιέχουν προσωπικά δεδομένα
- Έλεγχος πρόσβασης -- μόνο εξουσιοδοτημένα πρόσωπα μπορούν να έχουν πρόσβαση
- Καταγραφή -- ποιος είχε πρόσβαση σε ποια δεδομένα και πότε
- Αντίγραφα ασφαλείας -- προστασία από απώλεια δεδομένων
4. Δικαίωμα Πρόσβασης και Δικαίωμα Διαγραφής
Κάθε φυσικό πρόσωπο δικαιούται να ζητήσει:
- Ποια δεδομένα φυλάσσετε γι' αυτό
- Αντίγραφο αυτών των δεδομένων
- Διαγραφή όλων των δεδομένων του ("δικαίωμα στη λήθη")
Χωρίς DMS, η εύρεση όλων των εγγράφων που περιέχουν δεδομένα ενός ατόμου μπορεί να πάρει μέρες.
5. Αρχεία Δραστηριοτήτων Επεξεργασίας
Πρέπει να τηρείτε αρχεία όλων των δραστηριοτήτων επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων. Αυτό περιλαμβάνει την πρόσβαση σε έγγραφα που περιέχουν προσωπικά δεδομένα.
Πρόστιμα GDPR
| Παράβαση | Μέγιστο Πρόστιμο |
|---|---|
| Ανεπαρκή μέτρα προστασίας δεδομένων | 10 εκ. EUR ή 2% του ετήσιου κύκλου εργασιών |
| Παράνομη επεξεργασία / παραβίαση δεδομένων | 20 εκ. EUR ή 4% του ετήσιου κύκλου εργασιών |
| Μη ενημέρωση για παραβίαση δεδομένων | 10 εκ. EUR ή 2% του ετήσιου κύκλου εργασιών |
| Αγνόηση δικαιωμάτων υποκειμένου δεδομένων | 20 εκ. EUR ή 4% του ετήσιου κύκλου εργασιών |
Πώς ένα DMS Βοηθά με τη Συμμόρφωση GDPR
Το Arhivix σχεδιάστηκε με ενσωματωμένη προστασία δεδομένων:
- Κρυπτογράφηση AES-256 -- όλα τα έγγραφα κρυπτογραφημένα σε αδράνεια και κατά τη μεταφορά
- Λεπτομερής έλεγχος πρόσβασης -- ορίστε ποιος μπορεί να δει κάθε έγγραφο
- Πλήρες αρχείο ελέγχου -- κάθε πρόσβαση σε έγγραφο καταγράφεται
- Αυτόματες περίοδοι διατήρησης -- τα έγγραφα σημαδεύονται για διαγραφή όταν η νόμιμη περίοδος λήγει
- Αναζήτηση ανά πρόσωπο -- βρείτε όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με ένα άτομο σε δευτερόλεπτα
- Φιλοξενία δεδομένων στην ΕΕ -- δεδομένα αποθηκευμένα σε διακομιστές AWS στην Ευρώπη
Συμπέρασμα
Η συμμόρφωση με τον GDPR δεν είναι προαιρετική -- είναι νομική υποχρέωση με αυστηρές κυρώσεις. Τα έγγραφα είναι η πιο συνηθισμένη πηγή προσωπικών δεδομένων στις επιχειρήσεις, και η σωστή διαχείρισή τους είναι το κλειδί για τη συμμόρφωση.
Με το Arhivix, η προστασία δεδομένων είναι ενσωματωμένη στο σύστημα -- δεν χρειάζεται να σκέφτεστε γιατί όλα γίνονται αυτόματα.
