Πόσο Χρόνο Σπαταλάτε σε Χειροκίνητη Εργασία Εγγράφων;
Ο μέσος εργαζόμενος γραφείου αφιερώνει 40% του χρόνου εργασίας του σε εργασίες σχετικές με έγγραφα: ονομασία, ταξινόμηση, αποστολή για έγκριση, αρχειοθέτηση, αναζήτηση. Οι περισσότερες από αυτές τις εργασίες είναι επαναλαμβανόμενες και μπορούν να αυτοματοποιηθούν.
Η αυτοματοποίηση εγγράφων δεν σημαίνει αντικατάσταση ανθρώπων με μηχανές -- σημαίνει απελευθέρωση ανθρώπων από κουραστική δουλειά ώστε να εστιάσουν σε εργασίες που πραγματικά απαιτούν ανθρώπινη νοημοσύνη.
Τι Μπορεί να Αυτοματοποιηθεί;
1. Αυτόματη Ονομασία Αρχείων
Αντί κάθε εργαζόμενος να ονομάζει αρχεία όπως θέλει, ένα DMS μπορεί αυτόματα να ονομάζει έγγραφα βάσει προκαθορισμένων κανόνων:
- Ανέβηκε τιμολόγιο -
2026-02-14_timologio_pelatis-ABC_001.pdf - Σαρώθηκε σύμβαση -
2026-02-14_symvasi_promitheftis-XYZ.pdf
Η AI αναγνωρίζει τον τύπο εγγράφου και εξάγει βασικά δεδομένα (ημερομηνία, όνομα πελάτη, ποσό) αυτόματα.
2. Αυτόματη Κατηγοριοποίηση
Όταν ανεβάζετε ένα έγγραφο, η AI το αναλύει και το τοποθετεί αυτόματα στον κατάλληλο φάκελο:
- Τιμολόγιο - Οικονομικά / Τιμολόγια / 2026 / Φεβρουάριος
- Σύμβαση εργασίας - HR / Συμβάσεις / Ενεργές
- Δελτίο αποστολής - Logistics / Δελτία Αποστολής / 2026
Τέλος η χειροκίνητη μεταφορά αρχείων από τον φάκελο Λήψεις.
3. Ροές Εργασίας Έγκρισης
Πολλά έγγραφα απαιτούν έγκριση πριν οριστικοποιηθούν: προσφορές, συμβάσεις, παραγγελίες αγοράς. Μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας:
- Ο εργαζόμενος δημιουργεί/ανεβάζει ένα έγγραφο
- Το σύστημα το στέλνει αυτόματα στον προϊστάμενο για έγκριση
- Ο προϊστάμενος εγκρίνει ή στέλνει πίσω για αναθεώρηση (ένα κλικ)
- Το έγγραφο υπογράφεται αυτόματα και αρχειοθετείται
- Όλοι οι εμπλεκόμενοι λαμβάνουν ειδοποίηση
4. Αυτόματη Αρχειοθέτηση
Τα έγγραφα παλαιότερα από Χ μήνες μετακινούνται αυτόματα σε φακέλους αρχείου. Τα έγγραφα που ξεπέρασαν τη νόμιμη περίοδο διατήρησης σημαδεύονται αυτόματα για διαγραφή.
5. Αυτόματες Ειδοποιήσεις
Ένα DMS μπορεί αυτόματα να σας ειδοποιεί όταν:
- Μια σύμβαση λήγει σε 30 μέρες -- ώρα για ανανέωση
- Ένα τιμολόγιο δεν έχει πληρωθεί εδώ και 15 μέρες -- ώρα για υπενθύμιση
- Ένα έγγραφο αναμένει έγκριση 3+ μέρες -- κλιμάκωση
- Μια περίοδος διατήρησης λήγει -- έλεγχος πριν τη διαγραφή
ROI Αυτοματοποίησης Εγγράφων
| Εργασία | Χειροκίνητα (μηνιαία) | Αυτοματοποιημένα | Εξοικονόμηση |
|---|---|---|---|
| Ονομασία και ταξινόμηση | ~15 ώρες | 0 ώρες | 15 ώρες |
| Αναζήτηση εγγράφων | ~20 ώρες | ~1 ώρα | 19 ώρες |
| Ροές εργασίας έγκρισης | ~10 ώρες | ~1 ώρα | 9 ώρες |
| Αρχειοθέτηση | ~5 ώρες | 0 ώρες | 5 ώρες |
| Σύνολο | 50 ώρες | 2 ώρες | 48 ώρες |
Για μια εταιρεία 10 εργαζομένων, αυτό σημαίνει 480 ώρες ανά μήνα -- ή 3 θέσεις πλήρους απασχόλησης.
Συμπέρασμα
Η αυτοματοποίηση εγγράφων δεν είναι το μέλλον -- είναι το πρότυπο που χρησιμοποιούν ήδη οι ανταγωνιστές σας. Κάθε ώρα που οι εργαζόμενοί σας αφιερώνουν σε χειροκίνητη ονομασία, ταξινόμηση και αναζήτηση εγγράφων είναι μια ώρα που θα μπορούσαν να αφιερώσουν σε εργασία που πράγματι δημιουργεί αξία.
Το Arhivix αυτοματοποιεί το 90% της χειροκίνητης εργασίας εγγράφων από την πρώτη μέρα -- ανεβάστε ένα έγγραφο και η AI αναλαμβάνει τα υπόλοιπα.
