Ψηφιοποίηση: Περισσότερο από Απλή Σάρωση
Πολλοί νομίζουν ότι ψηφιοποίηση = σάρωση. Αλλά η σάρωση είναι μόνο το πρώτο βήμα. Ο πραγματικός στόχος της ψηφιοποίησης είναι να κάνει ένα χάρτινο έγγραφο αναζητήσιμο, οργανωμένο και μόνιμα διατηρημένο σε ψηφιακή μορφή.
Χωρίς επεξεργασία OCR, ένα σαρωμένο έγγραφο είναι απλώς μια εικόνα -- δεν μπορείτε να αναζητήσετε το κείμενο, να αντιγράψετε περιεχόμενο ή να εξάγετε δεδομένα αυτόματα.
OCR: Η Τεχνολογία που Διαβάζει Έγγραφα
Το OCR (Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων) είναι τεχνολογία που μετατρέπει εικόνες κειμένου σε πραγματικό, αναζητήσιμο κείμενο. Τα σύγχρονα συστήματα OCR, ειδικά αυτά βασισμένα σε AI, επιτυγχάνουν ακρίβεια 99%+ ακόμα και σε έγγραφα κακής ποιότητας.
Τι μπορεί να αναγνωρίσει το OCR:
- Τυπωμένο κείμενο σε Αγγλικά, Γερμανικά, Σέρβικα και άλλες γλώσσες
- Πίνακες και δομημένα δεδομένα
- Σφραγίδες και υπογραφές (ως εικόνες, όχι ως κείμενο)
- Διαφορετικές γραμματοσειρές και μεγέθη κειμένου
- Κείμενο σε περιστραμμένα ή λοξά έγγραφα
Ποια Μορφή να Χρησιμοποιήσετε για Αποθήκευση;
Η επιλογή σωστής μορφής είναι κρίσιμη για μακροχρόνια διατήρηση:
| Μορφή | Πλεονεκτήματα | Ιδανικό Για |
|---|---|---|
| PDF/A | Πρότυπο ISO για αρχειοθέτηση, αυτόνομο | Μακροχρόνια αποθήκευση, νομικά έγγραφα |
| Παγκόσμια συμβατότητα | Καθημερινή χρήση | |
| TIFF | Ποιότητα χωρίς απώλεια, υποστηρίζει πολυσέλιδα αρχεία | Υψηλής ποιότητας αρχειακή σάρωση |
Σύσταση: Χρησιμοποιήστε PDF/A για όλα τα επιχειρηματικά έγγραφα που πρέπει να αποθηκευτούν για περισσότερο από 5 χρόνια.
Νομικές Πτυχές της Ψηφιοποίησης Εγγράφων
Στην ΕΕ και σε πολλές δικαιοδοσίες παγκοσμίως:
- Τα ψηφιοποιημένα έγγραφα μπορούν να έχουν την ίδια νομική ισχύ με τα πρωτότυπα, υπό ορισμένες προϋποθέσεις
- Η διαδικασία ψηφιοποίησης πρέπει να τεκμηριώνεται
- Η ακεραιότητα του ψηφιοποιημένου εγγράφου πρέπει να διασφαλίζεται (απόδειξη ότι δεν τροποποιήθηκε)
- Μια εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα ή υπογραφή μπορεί να απαιτείται για ορισμένες κατηγορίες εγγράφων
- Τα χάρτινα πρωτότυπα μπορούν να καταστραφούν μετά την ψηφιοποίηση, εκτός αν ο νόμος απαιτεί διαφορετικά
Πώς να Οργανώσετε τη Διαδικασία Ψηφιοποίησης
Φάση 1: Προετοιμασία (1-2 εβδομάδες)
- Δημιουργήστε καταγραφή όλων των χάρτινων εγγράφων
- Ορίστε προτεραιότητες (πρώτα τα συχνότερα χρησιμοποιούμενα έγγραφα)
- Καθορίστε δομή φακέλων και κανόνες ονομασίας
- Επιλέξτε DMS (Arhivix ή άλλο)
Φάση 2: Σάρωση (2-4 εβδομάδες για μια μέση εταιρεία)
- Σαρώστε σε παρτίδες ανά κατηγορία
- Χρησιμοποιήστε σαρωτή ADF για μαζική σάρωση
- Ελέγξτε την ποιότητα σάρωσης
- Εφαρμόστε OCR σε κάθε έγγραφο
Φάση 3: Οργάνωση και Επαλήθευση (1 εβδομάδα)
- Επαληθεύστε ότι όλα τα έγγραφα κατηγοριοποιήθηκαν σωστά
- Δοκιμάστε την αναζήτηση -- μπορείτε να βρείτε έγγραφα;
- Ρυθμίστε τους ελέγχους πρόσβασης
- Δημιουργήστε στρατηγική αντιγράφων ασφαλείας
Πόσο Κοστίζει η Ψηφιοποίηση;
Το κόστος εξαρτάται από τον όγκο:
- DIY: Σαρωτής (200-1.000 EUR) + συνδρομή DMS + ο χρόνος σας
- Επαγγελματική υπηρεσία σάρωσης: 0,05-0,15 EUR ανά σελίδα (για μεγάλους όγκους)
- Πλήρης υπηρεσία: Σάρωση + οργάνωση + εγκατάσταση DMS: εξαρτάται από τον όγκο
Συμπέρασμα
Η ψηφιοποίηση εγγράφων είναι μια επένδυση που αποπληρώνεται πολλαπλάσια. Λιγότερος χώρος, ταχύτερη αναζήτηση, καλύτερη ασφάλεια και κανονιστική συμμόρφωση.
Με το Arhivix, τα ψηφιοποιημένα έγγραφα γίνονται αμέσως αναζητήσιμα με AI -- ανεβάστε ένα σαρωμένο έγγραφο και βρείτε το σε δευτερόλεπτα, χωρίς χειροκίνητη ετικετοποίηση.
