Εστίαση και ξενοδοχεία

Ο προμηθευτής έρχεται κάθε μέρα σε κάθε κατάστημα, το δελτίο μένει στην κουζίνα, και ως τις 5 του μήνα ο λογιστής σας ψάχνει τιμολόγια.

Ο υπεύθυνος βάρδιας φωτογραφίζει το δελτίο στον φάκελο του καταστήματος, το Arhivix το διαβάζει, και τιμολόγια και δελτία φτάνουν στον λογιστή σας με έναν κανόνα που ορίζετε μία φορά.

Δοκιμάστε το δωρεάν πλάνο Ζητήστε προσφορά

Χωρίς κάρτα.

Προβλήματα που γνωρίζετε.

Το δελτίο μένει στην κουζίνα, και ο λογιστής σας περιμένει.

Η λογιστική καθυστερεί, ο διευθυντής μαζεύει χαρτιά από κάθε κατάστημα στο τέλος του μήνα, και ένα χαμένο δελτίο δεν στηρίζει πια το τιμολόγιο.

Δελτίο_0388.jpg Επιβεβαιώθηκε

Φάκελος Κέντρο / Δελτία αποστολής
Πρόταση δελτίο 0388, Φούρνος Στάχυ

Κοινοποιήθηκε στον λογιστή σας με κανόνα

Το Arhivix σήμερα: Ο υπεύθυνος βάρδιας φωτογραφίζει το δελτίο στον φάκελο του καταστήματος, το Arhivix προτείνει τον αριθμό και τον προμηθευτή, και ένας αυτοματισμός το κοινοποιεί στον λογιστή σας. Τα τιμολόγια από το email του καταστήματος αρχειοθετούνται με κανόνα και κοινοποιούνται με τον ίδιο τρόπο.

Λογαριασμοί για συνδρομές, εξοπλισμό και προμήθειες φτάνουν σε τρεις διευθύνσεις email, και κάθε κατάστημα διαβάζει μόνο τη δική του.

Ένας λογαριασμός που δεν ανοίγει κανείς δεν φτάνει έγκαιρα στον λογιστή σας, και μερικές φορές ο ίδιος λογαριασμός φτάνει δύο φορές.

Προμήθεια_0915.pdf Αρχειοθετήθηκε

Έφτασε στο reception@company.gr
Φάκελος Τιμολόγια προμηθευτών / Προμήθειες

Πιθανό διπλότυπο: ο ίδιος λογαριασμός έφτασε και στο invoices@company.gr

Το Arhivix σήμερα: Συνδέστε τα email κάθε καταστήματος (Gmail, Microsoft 365 ή IMAP), και το Arhivix διαβάζει κάθε συνημμένο και το αρχειοθετεί με κανόνα. Όσα δεν είναι βέβαια περιμένουν την έγκρισή σας στο Smart Inbox. Όταν ο ίδιος λογαριασμός φτάνει δύο φορές, το Arhivix τον σημειώνει ως πιθανό διπλότυπο, κι εσείς αποφασίζετε.

Η εποχική σύμβαση με ένα ταξιδιωτικό γραφείο λήγει, και η προθεσμία για καταγγελία ή αλλαγή τιμών έληξε όσο βρισκόταν σε ένα email.

Η σεζόν τρέχει με τις περσινές τιμές και τους περσινούς όρους.

Σύμβαση_σεζόν.pdf Με προθεσμία

Πρόταση λήγει 31/03/2027
Προθεσμία καταγγελίας 60 ημέρες

Ανανέωση 30/01/2027, με υπενθύμιση

Το Arhivix σήμερα: Όταν φτάνει η σύμβαση, το Arhivix διαβάζει την ημερομηνία λήξης και την προθεσμία καταγγελίας και ορίζει μόνο του δύο προθεσμίες: τη λήξη και την τελευταία ημέρα για καταγγελία, που μπορείτε να αλλάξετε ή να απορρίψετε, και την υπενθύμιση την προσθέτετε εσείς. Ανεβάστε έναν νέο τιμοκατάλογο πάνω στον παλιό, και ο προηγούμενος μένει στο ιστορικό εκδόσεων.

Το πιστοποιητικό υγείας ενός εποχικού λήγει μέσα στη σεζόν, και η ημερομηνία είναι σε φάκελο που κανείς δεν ανοίγει.

Ένας εργαζόμενος χωρίς έγκυρο έλεγχο δεν μπορεί να χειρίζεται τρόφιμα, έτσι η βάρδια μένει με ένα άτομο λιγότερο όταν το χρειάζεται περισσότερο.

Υγεία_0003.pdf Με προθεσμία

Πρόταση ισχύει έως 20/07/2027
Πρόσβαση μόνο ο διευθυντής του καταστήματος

Προθεσμίες: υπενθύμιση 30 ημέρες πριν από τη λήξη

Το Arhivix σήμερα: Το πιστοποιητικό κάθε εργαζομένου φωτογραφίζεται στον φάκελο του καταστήματος, και το Arhivix το διαβάζει και προτείνει την ημερομηνία ισχύος. Καταχωρίζετε τον επόμενο έλεγχο μία φορά στις Προθεσμίες, και μια υπενθύμιση έρχεται πριν από τη λήξη.

Οι πυροσβεστήρες και οι πυροσβεστικές φωλιές έχουν η καθεμία τις δικές της ημερομηνίες ελέγχου, και η έκθεση μένει στην εταιρεία συντήρησης.

Όταν χρειαστεί, τα έγγραφα πρέπει να επιδειχθούν, όχι να φτιαχτούν, και ό,τι βρίσκεται στην εταιρεία συντήρησης δεν υπάρχει εκείνη τη μέρα.

Έκθεση_0412.pdf Αρχειοθετήθηκε

Φάκελος Κέντρο / Πυρασφάλεια
Επόμενος έλεγχος 12/04/2027, στις Προθεσμίες

Κανόνας: τα email της εταιρείας συντήρησης έρχονται εδώ

Το Arhivix σήμερα: Μια έκθεση που στέλνει με email η εταιρεία συντήρησης αρχειοθετείται με κανόνα στον φάκελο του καταστήματος, και μια έντυπη φωτογραφίζεται. Καταχωρίζετε τους επόμενους ελέγχους και την εκπαίδευση του νέου προσωπικού στις Προθεσμίες με υπενθύμιση, έτσι ο φάκελος πυρασφάλειας του καταστήματος είναι σε ένα μέρος.

Ένα έγγραφο μέσα από την εταιρεία σας.

Μια τομή μιας εταιρείας του κλάδου σας: πώς φτάνει ένα έγγραφο, τι διαβάζει το Arhivix, ποιος επιβεβαιώνει και πού μένει.

Ο υπεύθυνος βάρδιας το φωτογραφίζει με το κινητό Δελτίο_αποστολής_0388.jpg
Το Arhivix το διαβάζει πρόταση: δελτίο αποστολής 0388, Φούρνος Στάχυ
Γραφείο διευθυντή ο διευθυντής επιβεβαιώνει, ο λογιστής το λαμβάνει με κανόνα
Αρχείο κάθε έκδοση διατηρείται, κάθε πρόσβαση καταγράφεται

Ελήφθη

Ο υπεύθυνος βάρδιας το φωτογραφίζει με το κινητό Δελτίο_αποστολής_0388.jpg
Διαβάστηκε

Το Arhivix το διαβάζει πρόταση: δελτίο αποστολής 0388, Φούρνος Στάχυ
Επιβεβαιώνει ο σωστός άνθρωπος

Γραφείο διευθυντή ο διευθυντής επιβεβαιώνει, ο λογιστής το λαμβάνει με κανόνα
Φυλάχτηκε

Αρχείο κάθε έκδοση διατηρείται, κάθε πρόσβαση καταγράφεται

Δοκιμάστε το δωρεάν πλάνο

Οι εγκρίσεις και η σύνδεση με το ERP σας ρυθμίζονται για την εταιρεία σας.

Ζητήστε προσφορά

Τα έγγραφα και οι κανόνες του κλάδου σας.

Έγγραφα που φτάνουν

Δελτία αποστολής Δελτίο_φούρνος_0388.jpg
Τιμολόγια προμηθευτών Τιμολόγιο_γάλα_2214.pdf
Αποδείξεις Απόδειξη_0571.jpg
Έλεγχοι και πιστοποιητικά Πιστοποιητικό_υγείας_0003.pdf
Συμβάσεις Σύμβαση_προμηθευτή_0012.pdf

Κανόνες που τρέχουν μόνοι τους

Όταν ένα δελτίο μπαίνει στον φάκελο του καταστήματος Τότε ειδοποίησε τον διευθυντή
Όταν αρχειοθετείται τιμολόγιο Τότε κοινοποίησέ το στον λογιστή
Όταν καταχωρίζετε ημερομηνία υγειονομικού ελέγχου Τότε υπενθύμιση πριν από τη λήξη

Οι κανόνες ειδοποιούν, κοινοποιούν και υπενθυμίζουν. Κάθε πεδίο που διαβάζεται είναι πρόταση που επιβεβαιώνει ένας άνθρωπος.

Ισχύει για κάθε έγγραφο

Κάθε αλλαγή είναι νέα έκδοση, και μια παλαιότερη επιστρέφει με ένα κλικ.
Ο σύνδεσμος κοινοποίησης έχει λήξη και κωδικό, και το αρχείο καταγραφής δείχνει ποιος τον άνοιξε.
Δίνετε πρόσβαση ανά φάκελο και έγγραφο, και κάθε άνοιγμα, λήψη και κοινοποίηση καταγράφεται.

Ξεκινά χωρίς έργο υλοποίησης.

Συνδέετε το εταιρικό email ή ανεβάζετε τους υπάρχοντες φακέλους σας, και το Arhivix τα διαβάζει όλα στο παρασκήνιο.
Το χαρτί από το πεδίο το φωτογραφίζετε με το κινητό ή το σαρώνετε. Το Arhivix προτείνει τον τύπο και τα στοιχεία, κι εσείς επιβεβαιώνετε.
Επιβεβαιώνετε μία φορά έναν κανόνα για το email: την επόμενη φορά ένα τέτοιο συνημμένο μπαίνει μόνο του στη θέση του, και όσα δεν είναι βέβαια περιμένουν την έγκρισή σας.

Για μικρές εταιρείες

Χωρίς κάρτα. Πλάνα επί πληρωμή από 22 EUR τον μήνα με ετήσια χρέωση, τιμή ανά εταιρεία.

Το δωρεάν πλάνο αναζητά με βάση το όνομα αρχείου. Η αναζήτηση στο περιεχόμενο και η αναζήτηση AI περιλαμβάνονται στα πλάνα επί πληρωμή.

Δοκιμάστε το δωρεάν πλάνο

Για περισσότερους από 20 λογαριασμούς και για γραφεία

Μία συζήτηση για τις ροές σας, τη μετάπτωση και τα προγράμματα που χρησιμοποιείτε. Απαντάμε μέσα σε μία εργάσιμη ημέρα.

Ζητήστε προσφορά

Ποιος βλέπει τα έγγραφά σας και πού βρίσκονται.

500+ εταιρείες
92% των εγγράφων ταξινομούνται αυτόματα
2 περιοχές ΕΕ για κάθε έγγραφο

Αποθήκευση: Το cloud μας στην ΕΕ ή το δικό σας S3 (Enterprise).
Κρυπτογράφηση: AES-256 σε αποθήκευση, TLS 1.3 κατά τη μεταφορά.
Πρόσβαση: Μόνο όσοι εγκρίνετε, με 2FA. Κάθε προβολή καταγράφεται.

Δημόσιες τιμές, ανά εταιρεία

Το πλάνο Arhivix Lite είναι δωρεάν και δεν ζητά κάρτα. Τα πλάνα επί πληρωμή ξεκινούν από 22 EUR τον μήνα με ετήσια χρέωση, και ακόμη και το μικρότερο περιλαμβάνει 5 λογαριασμούς χρηστών, χωρίς χρέωση ανά χρήστη. Για περισσότερους από 20 λογαριασμούς ετοιμάζουμε εξατομικευμένη προσφορά.

Δείτε πακέτα και τιμές

Συχνές ερωτήσεις

Κάθε κατάστημα παίρνει τον δικό του φάκελο ή χώρο εργασίας, και δίνετε πρόσβαση ανά κατάστημα: ο υπεύθυνος βάρδιας βλέπει το κατάστημά του, ο διευθυντής όλα. Ο λογιστής σας λαμβάνει ό,τι κοινοποιούν οι κανόνες, από κάθε κατάστημα. Ο αριθμός των χώρων εργασίας και των γραμματοκιβωτίων email μεγαλώνει με το πλάνο: το Lite έχει ένα από το καθένα, και το Basic έχει δύο χώρους εργασίας και έως τρία γραμματοκιβώτια email.

Όχι. Ο υπεύθυνος βάρδιας φωτογραφίζει το δελτίο με την εφαρμογή για κινητά, που βρίσκει τις άκρες της σελίδας, την ισιώνει και ενώνει πολλές σελίδες σε ένα έγγραφο. Ένας σαρωτής ή μια μεταφόρτωση από υπολογιστή δουλεύει με τον ίδιο τρόπο, αν είναι πιο εύκολο.

Ναι, ως προθεσμία με υπενθύμιση. Το πιστοποιητικό φωτογραφίζεται στον φάκελο του καταστήματος, το Arhivix προτείνει την ημερομηνία ισχύος, και καταχωρίζετε τον επόμενο έλεγχο μία φορά στις Προθεσμίες, ώστε η υπενθύμιση να έρθει πριν από τη λήξη. Δώστε πρόσβαση στον φάκελο με τα πιστοποιητικά μόνο στον διευθυντή. Το Arhivix δεν είναι μητρώο ελέγχων: το πιστοποιητικό είναι έγγραφο με προθεσμία και υπενθύμιση.

Ανεβάζετε τους υπάρχοντες φακέλους ή συνδέετε το εταιρικό σας email, και το Arhivix ευρετηριάζει τα πάντα στο παρασκήνιο. Τα τυπικά πλάνα δεν απαιτούν έργο μετάπτωσης ούτε συμβούλους. Με συμβόλαιο Enterprise, το υπάρχον αρχείο σας μεταφέρεται χωρίς να χαθούν η λογική των φακέλων, τα μεταδεδομένα και οι χρόνοι διατήρησης.

Απολύτως. Μπορείτε να ακυρώσετε με ένα κλικ από τις ρυθμίσεις λογαριασμού. Τα δεδομένα σας παραμένουν προσβάσιμα μέχρι το τέλος της τρέχουσας περιόδου χρέωσης. Στη συνέχεια, ο λογαριασμός τίθεται σε παύση και έχετε 30 ημέρες για να εξαγάγετε τα δεδομένα σας.

Δεν βρίσκετε την απάντησή σας; Γράψτε μας στο support@arhivix.com

Στείλτε το πρώτο σας έγγραφο. Το Arhivix το οργανώνει.

Δοκιμάστε το δωρεάν πλάνο Ζητήστε προσφορά

Χωρίς δέσμευση, χωρίς πιστωτική κάρτα.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Ελέγξτε τον αριθμό μητρώου στο δημόσιο μητρώο επιχειρήσεων APR (ανοίγει σε νέο παράθυρο) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Βελιγράδι

Δευτέρα έως Παρασκευή, 09:00 έως 17:00 CET

Τιμολόγιο_Hansa_118.pdf Προωθήθηκε

Ελήφθη με email 14:32
Διαβάστηκε, στοιχεία επιβεβαιωμένα
Ελέγχθηκε στο πεδίο και εγκρίθηκε
Προωθήθηκε στον λογιστή σας και στο πρόγραμμά σας

Επόμενο: το πρώτο σας έγγραφο

Βίντεο: Pexels (Sururi Ballıdağ), άδεια Pexels.