Dokumenty jsou zivotni silou kazdeho podnikani
Bez ohledu na velikost spolecnosti jsou dokumenty vsude: smlouvy, faktury, nabidky, objednavky, zapisy z porad, zpravy. V malych firmach, kde kazdy zamestnanec zastava vice roli, se organizace techto dokumentu casto odklada.
Vysledek? Dokumenty na plochach, v e-mailovych schrankach, na papire, v chatech. Kdyz potrebujete jeden konkretni dokument -- zacina chaos. Spravny pristup k organizaci firemnich dokumentu tomu muze predejit.
Kolik Vas stoji dezorganizace?
Vyzkumy ukazuji, ze male firmy ztraceji vyznamne zdroje na problemy souvisejici s dokumenty:
- 7,5 % vsech dokumentu je trvale ztraceno
- 3 % dokumentu jsou spatne zarazeny a nenajdou se
- 18 minut prumerne na nalezeni jednoho dokumentu
- 50 % casu straveneho s dokumenty je neproduktivnich
Pro firmu s 10 zamestnanci to znamena ztratu stovek hodin rocne -- s primym dopadem na ziskovost.
Co je DMS a proc ho potrebujete?
System pro spravu dokumentu (DMS) je software, ktery centralizuje vsechny vase dokumenty na jednom miste s vyhledavanim, rizenim pristupu a automatizaci. Neni to jen "lepsi Google Drive" -- je to kompletni infrastruktura pro spravu obchodni dokumentace.
Klicove vyhody DMS pro male firmy:
- Centralizace -- konec chaosu s dokumenty na 5 ruznych mistech
- Vyhledavani -- najdete jakykoli dokument behem sekund
- Bezpecnost -- kontrolujte, kdo muze prohlizet, upravovat nebo mazat dokumenty
- Soulad -- automaticky splnte zakonne pozadavky na dobu uchovavani
- Spoluprace -- tym pracuje na stejnych dokumentech bez konfliktu verzi
Jak vybrat spravny DMS
Trh je plny moznosti, ale pro male firmy jsou klicove faktory:
1. Jednoduchost pouzivani
Pokud je system slozity, zamestnanci ho nebudou pouzivat. Hledejte DMS s intuitivnim rozhranim, ktere vyzaduje maximalne hodinu skoleni.
2. Cena odpovidajici vasi velikosti
Podnikova reseni stoji tisice mesicne. Male firmy potrebuji cenove dostupna reseni s cenami za uzivatele.
3. Cloud nebo On-Premise?
Cloudova reseni jsou idealni pro male firmy -- zadne servery, zadna udrzba, zadny IT tym. Pristup z jakehokoli zarizeni, automaticke zalohy.
4. AI vyhledavani
Zakladni vyhledavani podle nazvu souboru nestaci. AI vyhledavani rozumi obsahu dokumentu a najde vysledky, i kdyz neznaete presny nazev souboru.
5. Integrace
Vas DMS by mel spolupracovat s nastroji, ktere jiz pouzivate -- ucetni software, CRM, e-mail.
Arhivix: DMS vytvoreny pro male firmy
Arhivix je navrzeny s ohledem na male firmy. Zadne slozite nastavovani, zadne drahe licence, zadny IT tym.
- Nastaveni za mene nez 30 minut
- AI vyhledavani v anglictine, nemcine a srbstine
- Automaticka kategorizace a stitkovani dokumentu
- Plany od 25 EUR/mesic
Zaver
DMS neni luxus pro velke korporace -- je to nezbytny nastroj pro kazdou malou firmu, ktera chce pracovat efektivne, bezpecne a v souladu s predpisy.
Kazdy den bez DMS je den, kdy ztracite cas, penize a nervy hledanim dokumentu, ktere by mely byt na dosah ruky.
